Hakedişten Yapılan Kesintiler, Hakediş Ödeme Süresi ve Yüklenicinin Hakları (İstekli Firmalar İçin İhale Sözleşme Rehberi): Dönemler Hâlinde ve Tek Seferde Ödeme, Hakediş Düzeltilmesi, İhzarat, Yüklenicinin Hakedişe İtirazı, Kesin Hakediş, Yıllara Sari İş

Hakedişten Yapılan Kesintiler ve Hakediş Ödemeleri Nedir? Mevzuat Çerçevesi, Sözleşme Bedelinin Dönemler Hâlinde Ödenmesi ve İhale Sözleşme Bedelinin Tek Seferde Ödenmesi

Hakedişten yapılan kesintiler, kamu idaresinin yükleniciye hakediş raporuna dayanarak ödeyeceği tutardan mevzuat ve sözleşme gereği düşülen kalemlerin (vergi stopajı, damga vergisi, KDV tevkifatı, avans mahsubu, gecikme ve özel cezalar, ek kesin teminat, idarece verilen malzeme bedeli, proje kesintisi, işçi ücretleri ve SGK blokeleri, icra ve temlik kesintileri, ihzarat düşümü) bütünüdür ve yüklenicinin fiilen tahsil edeceği net tutarı belirler.

Sözleşme bedelinin dönemler hâlinde ödenmesi: yapım işlerinde sözleşme bedeli işin ilerlemesine göre düzenlenen geçici hakediş raporlarıyla (genellikle aylık; anahtar teslimi işlerde pursantaj, birim fiyatlı işlerde metraj esaslı) dönemler hâlinde ödenir ve geçici kabul sonrası kesin hesap ile kapatılır; hizmet alımlarında aylık ya da sözleşmede belirlenen dönemlerde hakediş raporu ve fatura düzenlenir; mal alımlarında partiler hâlinde teslim öngörülmüşse her partinin muayene ve kabulünden sonra kısmi ödeme yapılır.

İhale sözleşme bedelinin tek seferde ödenmesi: mal alımlarında tek teslim ve kabul öngörülen sözleşmelerde bedel muayene ve kabul işlemlerinin tamamlanmasından ve faturanın düzenlenmesinden sonra sözleşmedeki süre içinde tek seferde ödenir; kabul tutanağının onay tarihi ödeme süresinin başlangıcıdır; teslim edilen ancak kabul edilmeyen mallar için ödeme yapılmaz.

• Hakediş başvurusu ya da idarenin dönem sonu ölçümü ile süreç başlar.
• Kontrol teşkilatı ya da yapı denetim görevlisinin metraj ve ölçüm yapması.
• Hakediş raporunun düzenlenip yüklenici ve idare yetkililerince imzalanması, faturanın düzenlenmesi (tevkifatlı fatura).
• Ödeme emri belgesinin harcama birimince düzenlenmesi (hakediş raporu, fatura, metraj, fiyat farkı cetveli, SGK ve vergi borcu sorgusu, temlik ve haciz bildirimleri ekleriyle).
• Ön mali kontrol (gerekli hallerde), muhasebe biriminin kontrolü ve ödemesi.

İdare tarafındaki hakediş düzenleme kuralları için hakediş ödemelerinde dikkat edilmesi gereken hususlar rehberi, hakediş düzenleme tekniği için hakediş ve kesin hesap düzenleme rehberi, sözleşme hükümleri için 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Hakediş Ödeme Süresi ve 120 Gün Hükmü: Ödeme Yeri ve Şartları, Ayrıntılı Harcama Programı ve Nakit Durumu İbaresi, Geciken Ödemede Faiz ve Yüklenicinin Hakları

Hakediş ödeme süresi, sözleşmenin ödeme yeri ve şartları maddesinde belirlenir: tip sözleşmelerde hakediş raporunun ya da faturanın düzenlenip idarece onaylanmasından sonra sözleşmede belirlenen gün içinde ödeme yapılacağı yazılır ve idareler bu süreyi genellikle otuz gün olarak belirler.

İstekli, ihale dokümanındaki bu tür hükümlere ihale tarihinden en az üç iş günü öncesine kadar şikâyet başvurusunda bulunmalı, şikâyet edilmeyen ve sözleşmeye giren hükmün sözleşme aşamasında tartışılmasının güç olduğunu bilmeli ve teklif fiyatını belirlerken ödeme vadesinin finansman maliyetini hesaba katmalıdır.

Yapım işlerinde sözleşmenin yürütülmesi için yapım işlerinde sözleşmenin yürütülmesi rehberi, tebligat için tebligat kanunu ve elektronik tebligat rehberi tamamlayıcıdır.

Hakediş Raporlarının Düzenlenmesindeki Amaç ve Esaslar, Hakediş Düzeltilmesi, İhzarat Öngörülen Sözleşmelerde Hakediş, Raporun İşleme Konulması, Yüklenicinin Geçici Hakedişe İtirazı ve Kesin Hakediş

Hakediş raporlarının düzenlenmesindeki amaç ve esaslar: hakediş raporu, sözleşme konusu işin belirli bir dönemde fiilen gerçekleşen kısmının ölçülüp değerlendirilerek yükleniciye ödenecek tutarın belirlendiği, idare ile yüklenici arasında karşılıklı imzalanan belgedir. Esasları: yapım işlerinde metraj, ataşman ve röleve ile ölçüm, anahtar teslimi işlerde pursantaj tablosuna göre ilerleme yüzdesi, birim fiyatlı işlerde ölçülen miktar çarpı sözleşme birim fiyatı, fiyat farkı hesabı, ihzarat ve kesintilerin gösterilmesi.

İhzarat öngörülen sözleşmelerde hakediş: ihzarat, şantiyeye getirilen ve henüz imalata girmemiş malzemeler (demir, çimento, boru, kablo gibi depolanabilir malzemeler) için belirli oranda ödeme yapılmasıdır; malzeme şantiyede idarece tutanakla tespit edilir, hakedişte ihzarat bedeli sözleşmede belirlenen oranda ödenir, malzeme imalata girdikçe sonraki hakedişlerde ihzarat bedeli düşülüp imalat bedeli ödenir.

Raporun işleme konulması: rapor imzalandıktan sonra yüklenici KDV ve tevkifat bilgilerini içeren faturayı düzenler, harcama birimi ödeme emri belgesini hazırlar, gerekiyorsa ön mali kontrol yapılır, muhasebe birimi ödemeyi yüklenicinin banka hesabına yapar ve kesintiler ilgili hesaplara (vergi dairesi, SGK, icra, emanet) aktarılır.

Kesin hakediş: geçici kabulden sonra kesin metrajlara dayanan kesin hesap düzenlenir, yüklenici ve idarece incelenip mutabakata varılır, kesin hakediş raporu kesin hesaba göre düzenlenir ve tüm geçici hakedişlerin toplamı ile kesin hesap arasındaki fark yükleniciye ödenir ya da yükleniciden tahsil edilir; kesin hesabın gecikmesi yüklenicinin en sık şikâyet konusudur.

Kesin hesap ve metraj tekniği için yaklaşık maliyet, metraj ve hakediş rehberi, muayene ve kabul için kontrol teşkilatı ve muayene kabul komisyonu rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Yüklenici Hakedişlerinden Yapılması Gereken Kesintiler: Yıllara Sari İş Stopajı, Takvim Yılı Tespiti, Kira Ödemelerinde Vergi Kesintileri, Damga Vergisi, KDV Tevkifatı ve Ücret Kesintileri

Yüklenici hakedişlerinden yapılması gereken kesintiler vergi ve sosyal güvenlik kaynaklı yasal kesintiler ile sözleşme kaynaklı kesintiler olarak ikiye ayrılır.

Sözleşme gereğince yıllara sari olan her işte stopaj kesilir mi: stopaj yalnızca inşaat ve onarım işi niteliğindeki ve birden fazla takvim yılına sirayet eden işlerde kesilir; yıllara sari olsa da inşaat ve onarım niteliği taşımayan hizmet alımları (temizlik, güvenlik, yemek, danışmanlık) ve mal alımlarında uygulanmaz.

Takvim yılı tespiti: işin başlangıç tarihi (sözleşmede belirtilen işe başlama ya da yer teslim tarihi) ile bitiş tarihinin (geçici kabul tutanağının onaylandığı tarih) farklı takvim yıllarında olması hâlinde iş yıllara sari sayılır; sözleşmede işin ertesi yıla sarkacağı baştan öngörülmüşse stopaj ilk hakedişten itibaren kesilir, öngörülmeyip süre uzatımı nedeniyle sarkarsa stopaj sarktığı tarihten sonraki hakedişlerden kesilir (öncekiler için geriye dönük kesinti yapılmaz).

Kira ödemelerinde vergi kesintileri: idarelerin gerçek kişilerden kiraladıkları taşınmaz ve araçlar için ödedikleri kira bedelleri üzerinden GVK md. 94'e göre yüzde yirmi gelir vergisi stopajı kesilir; kurumlar vergisi mükelleflerinden (şirketlerden) kiralamada stopaj yapılmaz ve KDV'li fatura düzenlenir. Kiralama sözleşmeleri damga vergisine tabidir; araç ve iş makinesi kiralama hizmetlerinde KDV tevkifatı uygulanabilir.

Damga vergisi: sözleşme bedeli üzerinden sözleşme damga vergisi (binde 9,48; imzalanırken yüklenici öder), her hakediş üzerinden hakediş damga vergisi (binde 9,48; hakedişten kesilir) ve ihale kararı damga vergisi (binde 5,69) yüklenicinin yükümlülüğüdür; fiyat farkı ve iş artışı için ek damga vergisi doğar.

Ücret kesintileri: 4857 sayılı İş Kanunu md. 36'ya göre kamu idareleri, müteahhide verdikleri yapım ve onarım işlerinde çalışan işçilerden ücretleri ödenmeyenlerin bulunup bulunmadığını kontrol eder ya da işçinin başvurusu üzerine bordrolara göre bu ücretleri müteahhidin hakedişinden öder; ücreti ödenmeyen işçilerin alacakları hakedişten kesilerek işçilere ödenir.

Damga vergisi ayrıntıları için damga vergisi rehberi tamamlayıcıdır.

Teminat Kesintisi, İdarece Verilen Malzemeler, Avans Mahsubu, Ceza ve Proje Kesintisi, İhale Sözleşmelerinde Ek Süre Verilmesi ve Uygulaması

Teminat kesintisi: 4735 md. 12'ye göre fiyat farkı ödenmesi öngörülen işlerde, sözleşme bedelinde artış olması hâlinde bu artış tutarının yüzde altısı oranında ek kesin teminat alınır; teminat mektubu olarak verilmemesi hâlinde hakedişlerden kesinti yapılarak ek kesin teminat oluşturulur.

İdarece verilen malzemeler: sözleşme ve genel şartnamede öngörülmesi hâlinde idare işin yapımında kullanılmak üzere yükleniciye malzeme ya da ekipman verebilir; verilen malzemenin bedeli sözleşme ve şartnamedeki esaslara göre hakedişlerden kesilir, teslim ve iade tutanakla yapılır, kayıp ve hasarın bedeli yükleniciden tahsil edilir.

Avans mahsubu: ihale dokümanında öngörülmesi hâlinde yükleniciye sözleşme bedelinin belirli oranına kadar avans teminat mektubu karşılığında avans verilir; avans yıllara sari işlerde stopaja tabidir. Mahsup her hakedişten hakediş tutarının avans oranına karşılık gelen kısmı kesilerek yapılır ve avansın tamamı mahsup edilene kadar devam eder; sözleşmenin feshi hâlinde mahsup edilmeyen avans faiziyle geri alınır.

İcra ve temlik kesintileri (yüklenicinin alacağına haciz konulması, noter onaylı temliknamelerle alacağın üçüncü kişiye devri, kamu alacakları için 6183 haciz bildirileri) hakediş ödemesini yüklenici yerine üçüncü kişilere yönlendirir; yüklenici temlik ve haciz yönetimini nakit planlamasına dahil etmelidir.

İhale sözleşmelerinde ek süre verilmesi: 4735 md. 10'daki mücbir sebepler (doğal afetler, kanuni grev, genel salgın hastalık, seferberlik; yükleniciden kaynaklanmama, yirmi gün içinde yazılı bildirim şartları) ile idareden kaynaklanan nedenler (yer tesliminin gecikmesi, proje değişiklikleri, idarenin talimatıyla işin durdurulması, ödenek gecikmeleri, iş artışı) süre uzatımı sebebidir. Süre uzatımı verilen dönemde gecikme cezası uygulanmaz, fiyat farkı uzatılan süreye göre hesaplanır ve süre uzatımı sözleşme bedelini değiştirmez.

Fiyat farkı hesabı için fiyat farkı hesaplama rehberi ve yapım işleri fiyat farkı ve genel şartname rehberi, revize birim fiyat için revize birim fiyat hesabı rehberi, kesin teminatın iadesi için sözleşme imzalandıktan sonra yapılacak işlemler rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Hakediş Ödenmesi ile İlgili Dikkat Edilmesi Gerekenler, Hakediş Ödemeleri ile İlgili Yargı Kararları ve Yüklenici İçin Kontrol Listesi

Hakediş ödenmesi ile ilgili dikkat edilmesi gerekenler (yüklenici tarafı):

• Hakediş dönemlerini ve başvuru tarihlerini sözleşmeye göre takip etmek, metraj ve ölçümlere katılıp yeşil defter ve ataşmanları imzalamak.
• Hakediş raporunu imzalamadan önce miktar, birim fiyat, fiyat farkı, ihzarat, avans mahsubu, cezalar, teminat kesintisi, stopaj, damga vergisi ve KDV tevkifatı hesaplarını kontrol etmek.
• İtirazı varsa itirazlı imzalayıp on gün içinde gerekçeli yazılı bildirim yapmak; faturayı hakediş tutarı ve tevkifat oranıyla uyumlu düzenlemek.
• SGK ve vergi borcu bulunmamasına dikkat etmek (borç varsa ödeme bloke edilir); temlik ve haciz bildirimlerini yönetmek.
• Ödeme süresini hakediş onay tarihinden itibaren izlemek ve gecikmede yazılı ihtar çekmek.
• Süre uzatımı ve iş artışı taleplerini belgeli ve süresinde yapmak; kesin hesap ve kesin hakediş sürecini geçici kabulden itibaren takip etmek.

Yüklenici için kontrol listesi: sözleşme imzalanmadan önce ödeme yeri ve şartları, avans, fiyat farkı, cezalar ve kesintiler maddelerini okumak ve ihale dokümanı aşamasında aykırılıkları şikâyet etmek; sözleşme sonrasında her hakediş için metraj, ataşman, rapor, fatura, kesinti hesabı, ödeme tarihi ve itiraz dosyasını tutmak; stopaj ve tevkifatı muhasebe kayıtlarında doğru izleyip mahsup ve iade haklarını kullanmak; SGK ve vergi borcu sorgularını hakedişten önce temizlemek; kesin hesap ve teminat iadesi takvimini izlemek.

İhale sürecinde istekli hakları için istekli firmalar için kamu ihale eğitimi rehberi, sözleşme yönetimi için kamu ihale sözleşmeleri rehberi, yapım işlerinde teklif hazırlama için yapım işleri ihalelerinde teklif hazırlama rehberi tamamlayıcıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Sözleşme tasarısındaki belirsiz ve uzun ödeme süresi hükmüne ihale aşamasında şikâyet etmemek; finansman maliyetini teklife yansıtmamak
• Hakediş raporunu kontrol etmeden itirazsız imzalamak; itirazı on gün içinde yazılı bildirmemek
• Yıllara sari iş stopajını inşaat ve onarım niteliği taşımayan işlerde kesmek ya da sari işte kesmemek
• KDV tevkifat oranını işin türüne göre yanlış uygulamak; faturada tevkifatı göstermemek
• Avans mahsubunu yanlış oranla yapmak; avans teminat mektubunu mahsup edilen tutar kadar serbest bıraktırmamak
• Ek kesin teminatı hakedişten kestirmek yerine mektupla vermeyi değerlendirmemek; iade takvimini izlememek
• İşçi ücretlerini ve SGK primlerini süresinde ödemeyip hakedişin bloke edilmesine yol açmak
• Gecikme cezasının idareden kaynaklanan gecikmelere uygulanmasına ses çıkarmamak; süre uzatımını belgeli istememek
• Temlik ve haciz bildirimlerini idareye usulüne uygun yapmamak ve sıralamayı yönetmemek
• Kesin hesap ve kesin hakedişi takip etmemek; geçici hakedişlerdeki hataları kesin hesapta ileri sürmemek
• Geciken ödeme için yazılı ihtar çekmeden faiz talep etmeye çalışmak
• Damga vergisi ve KDV hariç hesap ayrımlarını karıştırmak

İhale Sözleşme Eğitimi (İstekli) Kimler İçin? İhale Sözleşmesi Eğitimi, Sözleşmenin Yürütülmesi Eğitimi ve Özel Sektör Eğitimleri

İhale sözleşme eğitimi (istekli firmalar için) aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Kamu idareleri ile sözleşme imzalamış ya da imzalayacak firmaların sözleşme ve hakediş sorumluları, şantiye şefleri, muhasebe ve finans birimleri, mali müşavirler.
• Kamu ihalelerine katılan istekli firmalar; kamu idarelerine iş geliştirmek isteyen özel sektör şirketlerinin satın alma departmanları.
• Yapım, hizmet ve mal alımı yüklenicileri, alt yükleniciler, firma avukatları ve ihale danışmanları.

Eğitimde sözleşme uygulama, hakediş düzenleme ve ödeme aşamalarında yüklenici firmaların hak ve yükümlülükleri ele alınır ve uygulamada yaşanan sorunlu alanların çözüme kavuşturulması amaçlanır; içerik dönemler hâlinde ödeme, tek seferde ödeme, hakediş düzeltilmesi, ihzarat, geçici hakedişe itiraz, kesin hakediş, yıllara sari iş stopajı, kira kesintileri, damga vergisi, KDV tevkifatı, ücret kesintileri, teminat kesintisi, avans mahsubu, ceza ve proje kesintisi ile ek süre verilmesi konularından oluşur.