Yapım işleri ihalelerinde teklif hazırlama, istekli firmanın 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun genel hükümleri ile Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Kamu İhale Genel Tebliği (özellikle md. 45 sınır değer ve aşırı düşük esasları ile iş deneyim ve fiyat dışı unsur bölümleri), Yapım İşlerinde Benzer İş Grupları Tebliği, tip idari şartname ve tip sözleşme, Yapım İşleri Genel Şartnamesi ve Kamu İhale Kurulu kararlarına göre ihale dokümanını incelemesi, yeterlik ve iş deneyim belgelerini hazırlaması, teklif fiyatını oluşturması, e-teklifini sunması, değerlendirme sürecini izlemesi ve gerekirse hak araması sürecidir.
İhale ve ön yeterlik dokümanı: idari şartname, teknik şartnameler, sözleşme tasarısı, projeler, mahal listesi, birim fiyat tarifleri, pursantaj tablosu ya da birim fiyat teklif cetveli, Yapım İşleri Genel Şartnamesi ve standart formlardan oluşur. İstekli dokümanın tamamını indirmeli; belgeler arasındaki öncelik sırasını (sözleşme tasarısında yazılı) ve çelişkileri tespit etmeli; projelerin tam ve uygulanabilir olup olmadığını (eksik proje iş artışı ve uyuşmazlık kaynağıdır), mahal listesi ile projelerin uyumunu, iş programı, teknik personel, makine-ekipman, gecikme cezası, fiyat farkı, avans, iş artışı ve alt yüklenici hükümlerini okumalı; sınır değer katsayısı, fiyat dışı unsur, yerli istekli avantajı, teklif geçerlilik süresi, geçici teminat oranı ve süresi, ihale tarihi gibi teklif hazırlamayı etkileyen her hususu not etmelidir.
İhale dokümanına yönelik şikâyet ihale tarihinden en az üç iş günü öncesine kadar yapılır; şikâyet edilmeyen doküman kesinleşir.
Proje türü isteklinin maliyet analizini, risk paylaşımını, hakediş yöntemini, fiyat dışı unsur puanlamasında iş kalemi ya da grubu bazında değerlendirmeyi ve aşırı düşük açıklamasında iş kalemleri ya da gruplarına göre analiz sunumunu belirler. İdari şartname (yeterlik kriterleri md. 7, iş deneyim oranı ve benzer iş tanımı, sınır değer katsayısı, fiyat dışı unsurlar, yerli istekli avantajı, teminatlar), ön yeterlik şartnamesi (belli istekliler arasında ihale usulünde puanlama), teknik şartname (malzeme ve imalat standartları; şartnameye aykırı imalatın kabul edilmemesi ve cezası) ve sözleşme tasarısı (işe başlama-bitirme, gecikme cezası, teminat süresi, fiyat farkı, avans, iş artışı, alt yüklenici, teknik personel, makine-ekipman, cezalar, fesih) teklif fiyatının belirlenmesinde birlikte okunmalıdır.
İdare tarafındaki yapım işleri ihale süreci için yapım işleri ihaleleri uygulama yönetmeliği rehberi, istekli tarafındaki genel süreç için istekli firmalar için kamu ihale eğitimi rehberi, hizmet ve mal alımlarında teklif hazırlama için hizmet alımı ihalelerinde teklif hazırlama rehberi ve mal alımı ihalelerinde teklif hazırlama rehberi ayrıca hazırlanmıştır.
İlan: Kamu İhale Bülteni ve EKAP'ta (yaklaşık maliyete göre yerel gazetede) md. 13 sürelerine göre yayımlanır, md. 24'teki zorunlu bilgileri içerir, ilanla doküman çelişemez; uygun olmaması hâlinde düzeltme ilanı yapılır ya da ihale iptal edilir. İstekli ilanı gördüğü anda ihale tarihini, doküman indirme şartlarını, yeterlik kriterlerini ve teminat bilgilerini teklif takvimine işler.
EKAP üzerinden indirme: doküman EKAP'ta ücretsiz görülür, teklif verebilmek için e-imza ile indirilip doküman alan sıfatı kazanılır (e-ihalede zorunlu); doküman indirme kaydı zeyilname bildirimlerinin de tabanıdır.
Zeyilname ve açıklama talebi: istekliler ihale tarihinden yirmi gün öncesine kadar yazılı açıklama talep edebilir, idare açıklamayı ihale tarihinden en az on gün önce tüm doküman alanlara bildirir; zeyilname ihale tarihinden en az on gün önce gönderilir ve gerekirse ihale tarihi yirmi güne kadar ertelenir. Projelerde ve mahal listesinde değişiklik yapan zeyilnamelerde teklif hazırlama süresinin yeterliliği kontrol edilmeli, gerekirse ek süre talep edilmelidir; zeyilname öncesi verilen teklif geri çekilip yeniden verilebilir.
Yeterlik ilkeleri: kriterler yaklaşık maliyete göre zorunlu ya da ihtiyari belirlenir, iş deneyim oranı teklif bedelinin yüzde elli ile yüzde yüzü arasındadır, benzer iş Tebliğ gruplarına göre tanımlanır ve yönetmelikte sayılmayan kriter istenemez. İstekli her kriterin kendi durumuna göre sağlanıp sağlanmadığını ihale öncesi kontrol listesiyle doğrulamalı, rekabeti engelleyen ya da yönetmeliğe aykırı kriterler (kendi malı makine şartı, personel şartı, dar benzer iş, yüksek iş deneyim oranı) için süresinde şikâyet başvurusu yapmalıdır.
Sözleşmenin yürütülmesi aşamasındaki mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler (teknik personel, şantiye şefi, makine ve ekipman, iş programı, kalite kontrol) yeterlik kriteri değil sözleşme şartıdır ve sözleşme aşamasında taahhüt ya da belge olarak aranır.
Belgelerin sunuluş şekli: aslı ya da noterce onaylı örneği sunulur, aslı idarece görülmüştür şerhi kullanılabilir, yabancı belgeler apostil/konsolosluk onaylı ve yeminli tercümeli olur; e-ihalede belgeler yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilir ve idarece istenildiğinde sunulur.
Sunulmayacak belgeler tablosu: EKAP kayıtlı iş deneyim belgeleri, ticaret sicil ve MERSİS kayıtları, oda kayıt belgesi, imza yetkisi, teyit edilebilen kalite belgeleri belge adı, düzenleyen kurum, tarih, sayı ve teyit adresi/sorgulama koduyla beyan edilir ve fiziki sunulmaz. Tablonun eksik ya da hatalı doldurulması ve teyit edilemeyen belge için kullanılması değerlendirme dışı bırakılma sebebidir; e-ihalede bu işlev yeterlik bilgileri tablosuyla birleşmiştir — beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin idarece istenmesi hâlinde sunulmaması teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına ve belirli hallerde geçici teminatın gelir kaydına yol açar.
EKAP işlemleri ve e-teklif için istekliler için elektronik ihale eğitimi rehberi, EKAP yönetmeliği ve teyit için EKAP yönetmeliği rehberi tamamlayıcıdır.
Yapım işlerinde iş ortaklığı olarak teklif verilmesi: birden fazla gerçek ya da tüzel kişi iş ortaklığı beyannamesiyle (pilot ortak ve ortaklık oranları; noter onayı sözleşme aşamasında) teklif verir, her ortak mesleki faaliyet belgesini ayrı sunar. Ekonomik-mali yeterlik belgeleri ortaklarca birlikte ya da ayrı sağlanır (banka referans mektubunda ortakların toplamı; bilançoda her ortak ayrı; iş hacminde ortakların toplamı ya da pilot ortağın belirli oranı).
İş deneyimi pilot ortak tarafından asgari iş deneyim tutarının en az yüzde sekseni, diğer ortakların her biri tarafından en az yüzde onu oranında karşılanır; ortakların iş deneyim tutarları ortaklık oranlarıyla ilişkilendirilir. Kalite ve çevre yönetim sistemi belgeleri pilot ortakça sunulur, geçici teminat ortaklardan biri ya da birkaçı tarafından verilebilir, teklif mektubu tüm ortaklarca imzalanır ve ortaklar işin tamamından müteselsilen sorumludur. İş ortaklığı, tek başına iş deneyimi ya da mali yeterliği yetmeyen firmalar için yaygın yoldur — ancak ortaklık oranı ile iş deneyimi ilişkisi ve pilot ortak seçimi en sık hata alanıdır.
Konsorsiyum olarak teklif verilmesi: yapım işlerinde yalnızca idarenin işin uzmanlık gerektiren kısımlarını ayırdığı ve dokümanda konsorsiyuma izin verdiği ihalelerde mümkündür; her ortak kendi kısmı için yeterlik sağlar ve kendi kısmından sorumludur, koordinatör ortak belirlenir ve konsorsiyum beyannamesi sunulur.
Ekonomik ve mali yeterlik: banka referans mektubu (kullanılmamış nakdi/gayrinakdi kredi ya da kısıtlamasız mevduatın teklif bedelinin yüzde onundan az olmaması; standart form; ihale tarihinden önce düzenlenme; e-ihalede banka teyidi), bilanço veya eşdeğer belgeler (önceki yıl bilançosu; cari oran en az 0,75, öz kaynak oranı en az 0,15, kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranı 0,50'den küçük; sağlanamıyorsa son iki-üç yılın ortalaması; SMMM/YMM ya da vergi dairesi onayı) ve iş hacmine ilişkin belgeler (önceki yıl toplam cirosu teklif bedelinin yüzde yirmi beşinden ya da yapım işleri geliri yüzde on beşinden az olmamalı; ikisinden biri yeterli; son üç yıl ortalaması).
Mesleki ve teknik yeterlik: teklif vermeye yetkili olunduğuna ilişkin belgeler (ticaret/sanayi odası ya da meslek odası kaydı, ticaret sicil kayıtları ve MERSİS teyidi, imza yetkisi bilgileri, vekâletname; sözleşme aşamasında müteahhitlik yetki belgesi numarası), iş deneyimini gösteren belgeler (aşağıda), organizasyon-personel belgeleri (ihale aşamasında personel belgesi istenemez; teknik personel taahhüdü sözleşme aşamasında), makine-ekipman belgeleri (ihale aşamasında kendi malı şartı istenemez; sözleşme aşamasında taahhüt/temin belgesi) ve kalite-çevre yönetim sistem belgesi (yaklaşık maliyeti eşik değerin belirli katını aşan işlerde ISO 9001 ve ISO 14001; akredite belgelendirme kuruluşu, geçerlilik, kapsam; iş ortaklığında pilot ortak sunar).
Geçici teminatın gelir kaydı ve yasaklama için 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu rehberi ayrıca hazırlanmıştır.
İş deneyim belgesi yapım işleri ihalelerinde isteklinin en kritik yeterlik belgesidir: teklif bedelinin idari şartnamede belirlenen oranından (yüzde elli ile yüzde yüz arası) az olmayan, ihale tarihinden geriye son on beş yıl içinde geçici kabulü yapılmış ya da devam eden, benzer iş grubuna uygun ve tek sözleşmeye ilişkin belge sunulur.
Düzenlemeye yetkili kurumlar: 4734 kapsamındaki idareler (kendi ihale ettikleri işler için EKAP üzerinden), özel sektöre gerçekleştirilen işlerde yapı ruhsatını veren belediye ya da il özel idaresi (sözleşme, fatura, ruhsat ve yapı kullanma izni ile başvuru), yapı denetim kuruluşlarında görev alan mühendis ve mimarlar için Çevre Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı ve kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları.
Düzenleme koşulları: geçici kabulün yapılmış olması, devam eden işlerde gerçekleşme oranı şartı, işin kusursuz yapılmış olması, sözleşmenin feshedilmemiş olması, alt yüklenicinin idarece onaylanmış olması, denetleme ve yönetme görevinin belgelendirilmesi. Başvuru: yüklenici/alt yüklenici/mühendis-mimarın idareye yazılı başvurusu (sözleşme, kabul tutanağı, hakedişler, görevlendirme yazıları ekiyle); idarenin süresinde düzenlememesi ya da hatalı düzenlemesi hâlinde idareye başvuru ve Kamu İhale Kurumu'na şikâyet mümkündür.
İş deneyim tutarının tespiti: belge tutarı geçici kabulü yapılan işin sözleşme bedeli ve iş artışları dahil gerçekleşme tutarı (KDV ve fiyat farkı hariç), devam eden işlerde gerçekleşen kısım, iş denetleme ve yönetme belgelerinde denetlenen/yönetilen işin tutarı ve görev süresi oranı esas alınarak belirlenir; tutarlar ilan/davet tarihinden ihale tarihine kadar Yİ-ÜFE ile güncellenir (EKAP kayıtlı belgelerde otomatik). Yabancı para belgelerinde belge tarihindeki kur uygulanır, iş ortaklığı belgelerinde ortağın hissesi oranındaki tutar dikkate alınır.
Belge türleri ve kullanma koşulları:
Belge türlerinin kullanımında aynı iş için birden fazla belge kullanılamaz; belge sahibinin ihale tarihinde geçerli belgeye sahip olması ve belge türüne göre yönetmelikte belirlenen değerlendirme oranları gözetilir.
Yurt dışı işler: yurt dışında kamu ya da özel sektöre yapılan yapım işleri o ülke mevzuatına göre düzenlenmiş sözleşme, kabul belgesi ve işveren yazısıyla belgelenir, apostil/konsolosluk onayı ve yeminli tercümesiyle sunulur, EKAP'a kayıt için başvuru yapılır ve tutarlar belge tarihindeki kurdan çevrilip güncellenir.
İş deneyimini gösteren belgelerin değerlendirilmesi, ortaklık yapısına göre: tüzel kişi isteklinin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait belgenin kullanılması için ortağın ihale tarihinden geriye en az bir yıldır kesintisiz bu hisseye sahip olması ve bu durumun ortaklık durum belgesi (SMMM, YMM ya da ticaret sicil müdürlüğü onaylı; standart form; ihale tarihinden önce düzenlenmiş) ile gösterilmesi gerekir; iş denetleme ve yönetme ile mezuniyet belgelerinde yüzde elli bir hisse şartı, hisse devri, şirket birleşmesi ve bölünmesinde belgenin durumu, nev'i ve unvan değişikliklerinde belge sahibinin devamlılığı, iş ortaklığında pilot ve diğer ortakların oran şartları gözetilir.
Benzer iş (Yapım İşlerinde Benzer İş Grupları Tebliği): altyapı A grubu alt grupları, üstyapı bina B grubu, sıhhi-mekanik tesisat C, elektrik D, elektronik ve iletişim E; üst grup belgesinin alt grup işlerde kullanımı, aynı gruptaki işlerin benzerliği, ihale konusu işe denk mühendislik ve mimarlık bölümleri kontrol edilir. İstekli ihale öncesi belgesinin benzer iş grubunu, güncellenmiş tutarını, tarihini, belge sahibini ve EKAP kaydını kontrol listesiyle doğrulamalıdır.
İş deneyim belgesinin sözleşme sonrası düzenlenmesi için sözleşme imzalandıktan sonra yapılacak işlemler rehberi tamamlayıcıdır.
Teklif mektubu: anahtar teslimi götürü bedel teklif mektubunda işin tamamı için tek bedel, birim fiyat teklif mektubunda birim fiyat teklif cetveli (her iş kalemi için birim fiyat ve tutar; aritmetik hata teklifi geçersiz kılar; kalem boş bırakılmaz), karma teklifte her iki bölüm bulunur. Teklif mektubu standart forma uygun, yetkili kişice imzalı, bedel rakam ve yazıyla uyumlu, kazıntı ve silintisiz, ad, adres, vergi numarası ve ihale kayıt numarası yazılı olmalıdır; e-ihalede e-teklif EKAP üzerinden e-imza ile ve yeterlik bilgileri tablosu doldurularak ihale saatinden önce gönderilmelidir (ihale saatinden sonra teklif verilemez; teklif ihale saatine kadar geri alınıp yenilenebilir). Yapım işlerinde kısmi ve alternatif teklif verilemez.
Teklif içeriğinin oluşturulması: teklif fiyatı projelere ve mahal listesine dayalı metraj, birim fiyat analizleri (malzeme, işçilik, makine, nakliye), şantiye genel giderleri, teknik personel ve makine maliyeti, iş programı ve süre, gecikme cezası riski, fiyat farkı öngörülüp öngörülmediği, avans ve ödeme vadesi, teminat ve sözleşme giderleri (damga vergisi, KİK payı, noter), yıllara sari iş stopajı, KDV tevkifatı, kesin teminat maliyeti, alt yüklenici kullanımı ve kâr marjı dikkate alınarak KDV hariç oluşturulur. Sınır değerin altına düşme ihtimali ve düşülürse açıklama yükü önceden hesaplanmalı, fiyat dışı unsur puanlaması varsa iş kalemi ya da grubu bazında teklif oranları yaklaşık maliyet oranlarına yakın tutulmalıdır.
İlk oturum: komisyon tekliflerin sayısını ve zarfların uygunluğunu tespit eder, yaklaşık maliyeti açıklar, belgelerin eksik olup olmadığını ve teklif mektubu ile geçici teminatın uygunluğunu kontrol eder, teklif fiyatlarını okur ve tutanakları hazır bulunanlara verir. İstekli oturuma katılarak (e-ihalede EKAP'tan izleyerek) yaklaşık maliyeti, rakip fiyatları ve belge durumunu öğrenir, sınır değeri kendisi hesaplayarak aşırı düşük açıklamasına hazırlanır.
Bilgi eksikliği: esası değiştirmeyen bilgi eksiklikleri idarece verilen en az iki iş günü sürede tamamlatılır; belge eksikliği tamamlatılamaz ve teklif değerlendirme dışı bırakılır; e-ihalede beyan edilen bilgileri tevsik eden belgeler idarece istenildiğinde süresinde sunulur.
Tekliflerin değerlendirilmesi: yeterlik belgeleri, iş deneyimi ve benzer iş, mali yeterlik oranları, kalite belgeleri, teklif mektubu ve teminat uygunluğu, aritmetik hata, ihale dışı bırakılma ve yasaklılık kontrolü yapılır; uygun olmayan teklifler gerekçeli olarak değerlendirme dışı bırakılır.
Aşırı düşük teklifler: sınır değer Tebliğ formülü ve idari şartnamedeki sınır değer katsayısıyla hesaplanır; sınır değerin altındaki isteklilerden sıralı iş kalemleri ve grupları listesi ile sıralı analiz girdileri tablosu eşliğinde yazılı açıklama istenir. Açıklama analizler, meslek mensubu onaylı fiyat teklifleri, maliyet-satış-stok tespit tutanakları, kamu kurum fiyatları, kendi malı makine hesapları, nakliye analizleri ve asgari ücretin altına inmeyen işçilik hesaplarıyla süresinde sunulur; açıklama sunmayan ya da açıklaması yeterli görülmeyen teklif reddedilir (belirli hallerde geçici teminat gelir kaydedilir).
Fiyat dışı unsurlar: ekonomik açıdan en avantajlı teklif fiyat puanı ile iş kalemleri bazında teklif fiyat nitelik puanlaması ve kalite-teknik değer nitelik puanlaması ile belirlenebilir; istekli dokümandaki puanlama yöntemini ve ağırlıkları inceleyip iş kalemi fiyatlarını buna göre dengelemelidir.
Yerli istekli fiyat avantajı: yaklaşık maliyeti eşik değerin altındaki ihaleler yalnızca yerli isteklilere açık olabilir; eşik değerin üzerindeki ihalelerde idari şartnamede ve ilanda belirtilmesi hâlinde yerli istekliler lehine yüzde on beşe kadar fiyat avantajı uygulanır (yabancı isteklilerin teklif fiyatlarına avantaj oranı eklenerek karşılaştırma yapılır); yabancı istekliyle ortak girişim yapan yerli istekliler avantajdan yararlanamaz.
Tekliflerin eşit olması: ekonomik açıdan en avantajlı teklifin birden fazla istekli tarafından verilmesi hâlinde sıralı kriterler (isteklinin ve yüzde ellinin üzerinde hisseye sahip ortağının iş deneyim tutarı, kurumsal nitelikler, kura) uygulanır.
İhalenin sonuçlandırılması: komisyonun gerekçeli kararı, ihale yetkilisinin beş iş günü içinde onayı ya da iptali, yasaklılık teyidi, kesinleşen ihale kararının üç gün içinde EKAP üzerinden tebliği; on gün içinde idareye şikâyet ve idarenin kararına karşı on gün içinde KİK'e itirazen şikâyet yolu (sözleşme imzalanmadan; başvuru bedeli ve şekil şartları). Tebligat: EKAP üzerinden bildirimin tebliğ hükmünde olması, elden ve posta yoluyla tebliğ, sürelerin tebliğ tarihinden başlaması.
Sözleşmenin imzalanması: sözleşmeye davetten itibaren on gün içinde kesin teminat, ihale dışı bırakılma sebeplerinin bulunmadığına ilişkin belgeler (vergi ve SGK borcu, iflas, mesleki faaliyetten men, yasaklılık), müteahhitlik yetki belgesi numarası, teknik personel ve makine-ekipman taahhütleri, sözleşme damga vergisi ve KİK payı; sözleşme imzalamayan isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilir ve yasaklanır. Sözleşme sonrasında yer teslimi, iş programı, hakediş, fiyat farkı, kabul ve teminat iadesi süreçleri başlar.
Aşırı düşük açıklamasının hazırlanması için yapım işlerinde aşırı düşük teklif açıklaması rehberi ve aşırı düşük sorgulama rehberi, şikâyet ve itirazen şikâyet için ihale şikâyet ve itirazen şikâyet rehberi, sözleşme sonrası hakediş ve kesintiler için hakedişten yapılan kesintiler ve yüklenici hakları rehberi, yapım işleri genel şartnamesi ve fiyat farkı için yapım işleri fiyat farkı ve genel şartname rehberi ayrıca hazırlanmıştır.
Yapım işleri ihaleleri özel hükümler eğitimi (istekli firmalar için) aşağıdaki gruplar için uygundur:
Eğitimde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nda yer alan genel hükümler çerçevesinde Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nde yapılan düzenlemeler ile yapım işi ihalelerine özel getirilmiş kurallar, mevzuatta yapılan son değişiklikler ve uygulamada karşılaşılması muhtemel uyuşmazlık kaynaklarına ilişkin dikkat edilmesi gereken hususlar aktarılır ve katılımcıların ihalelere tekliflerini sunarken hata yapmalarının ve tekliflerin değerlendirilmesi sürecinde idarelerce yapılan hatalar sebebiyle hak kaybına uğramalarının önlenmesi amaçlanır.
İçerik ihale ve ön yeterlik dokümanı, proje türleri, idari şartname, ön yeterlik şartnamesi, teknik şartname, sözleşme tasarısı, ilan, zeyilname ve açıklama, EKAP, yeterlik ilkeleri, iş ortaklığı ve konsorsiyum, geçici ve kesin teminat, ekonomik-mali yeterlik, iş deneyim belgeleri, teklif mektupları ve içeriği, ilk oturum, bilgi eksikliği, tekliflerin değerlendirilmesi, aşırı düşük teklifler, fiyat dışı unsurlar, yerli istekli fiyat avantajı, tekliflerin eşit olması, ihalenin sonuçlandırılması, tebligat ve sözleşmenin imzalanması konularından oluşur; sorular eğitim esnasında alınır, süre bir gün altı saat olarak öngörülür ve istekli firmanın ihtiyaç ve beklentilerine göre değişebilir. Program ihale sözleşmesi eğitimi ile bütünleşir, özel sektör eğitimleri dizisinde istekli firmalar için kamu ihale eğitimi, elektronik ihale eğitimi, mal alımı ve hizmet alımı özel hükümler eğitimleriyle birlikte sunulur, kamu ihale eğitimi ve ihale eğitimi aramalarıyla ulaşılan istekli odaklı yapım içeriğinin kaynağıdır; kurumsal uygulamada firmanın kendi iş deneyim belgeleri, geçmiş teklif dosyaları ve KİK kararları üzerinden çalışılır ve katılımcılara e-Devlet üzerinden doğrulanabilen katılım belgesi verilir.