Mal Alımı İhalelerinde Teklif Hazırlama (İstekli Firmalar İçin): Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Yerli Malı Fiyat Avantajı, İhale Dokümanı, Yeterlik Belgeleri, Banka Referans Mektubu, İş Deneyim Belgesi, Yetkili Satıcılık Belgesi, Numune ve Kata

Mal Alımı İhalelerinde Teklif Hazırlama Nedir? Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Kamu İhale Genel Tebliği ve Mal Alımlarına Özgü Kurallar

Mal alımı ihalelerinde teklif hazırlama, istekli firmanın 4734 sayılı Kanun'un genel hükümleri ile Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Kamu İhale Genel Tebliği, tip idari şartname ve KİK kararlarına göre dokümanı incelemesi, yeterlik belgelerini hazırlaması, teklif fiyatını oluşturması, teklifini sunması, değerlendirme sürecini izlemesi ve gerekirse hak araması sürecidir. Mal alımı (4734 md. 4) satın alınan her türlü ihtiyaç maddesi ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları kapsar (tıbbi cihaz, bilgisayar, araç, mobilya, gıda, akaryakıt, ilaç, yedek parça vb.) ve hizmet-yapım işlerinden farklı yeterlik belgeleri (yetkili satıcılık, numune, katalog), iş deneyim kuralları ve sözleşme uygulaması (muayene ve kabul, garanti) ile ayrılır.

Mal alımlarına özgü son değişiklikler ve uyuşmazlık kaynakları: yerli malı fiyat avantajının zorunlu hale geldiği ürün listeleri, e-ihale ve beyan usulünün (yeterlik bilgileri tablosu) yaygınlaşması, sunulmayacak belgeler tablosu, iş deneyim tutarının güncellenmesi, kalite belgelerinin (TSE, CE, ISO) sunuluş şekli, numune ve demonstrasyon uygulamaları ve tıbbi cihaz-ilaçta ÜTS şartları en sık uyuşmazlık doğuran alanlardır.

İhaleye katılma şartları ve istekli tarafındaki genel süreç için istekli firmalar için kamu ihale eğitimi rehberi, hizmet alımlarında teklif hazırlama için hizmet alımı ihalelerinde teklif hazırlama rehberi, mevzuata giriş için kamu ihalesi nedir rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Yerli İstekli ve Yerli Malı Fiyat Avantajı: Yerli Malı Belgesi, Zorunlu ve İhtiyari Avantaj, Orta ve Yüksek Teknolojili Ürünler ve Hesaplama

4734 md. 63'e göre yerli istekli Türk vatandaşı gerçek kişiler ve Türkiye'de kurulmuş tüzel kişilerdir. Mal alımında eşik değerin üzerindeki ihalelerde avantaj istekliye değil ürüne bağlıdır: yerli malı teklif eden istekliler lehine yüzde on beşe kadar fiyat avantajı sağlanabilir (ihtiyari; idari şartnamede belirlenir).

Yerli malı belgesi, ürünün Türkiye'de üretildiğini ve yerli katkı oranının en az yüzde 51 olduğunu gösteren, TOBB ve TESK'e bağlı odalarca düzenlenen belgedir; istekli belgeyi (e-ihalede yeterlik bilgileri tablosunda beyan ederek) vermek zorundadır, belgesi olmayan ürüne avantaj uygulanmaz.

Fiyat avantajının hesaplanması: yerli malı teklif etmeyenlerin fiyatına idari şartnamedeki oranda avantaj eklenerek karşılaştırma yapılır, ancak sözleşme isteklinin gerçek teklif fiyatı üzerinden imzalanır; kısmi teklifte avantaj kalem bazında uygulanır ve tekliflerin eşit olması hâlinde yerli malı teklif eden tercih edilir.

Dikkat edilecek hususlar: belgenin ihale tarihinde geçerli olması, ürün adı ve modelinin teklifle birebir örtüşmesi, avantajın ilanda belirtilmiş olması (belirtilmemişse sonradan talep edilemez) ve yabancı menşeli üründe yerli malı iddiasının yasaklama sebebi olabileceğidir.

İhale ve Ön Yeterlik Dokümanı: İdari Şartname, Ön Yeterlik Şartnamesi, Teknik Şartname, Sözleşme Tasarısı, İlan, Zeyilname ve Açıklama Talebi, EKAP Üzerinden İndirme

İhale dokümanı idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı ve standart formlardan oluşur. İstekli teklif vermeden önce dokümanın tamamını okumalı, belgeler arası çelişkileri (idari şartname ile teknik şartname çelişirse idari şartname önceliklidir) tespit etmeli ve teslim süresi, kısmi teklif, fiyat farkı, garanti, cezalar gibi her hususu not etmelidir.

• İdari şartname — ihale usulü, yeterlik kriterleri (madde 7), ihale dışı bırakılma nedenleri, değerlendirme ve sözleşme kurallarını içerir; istekli özellikle 7. maddedeki belge listesini dikkatle inceler.
• Ön yeterlik şartnamesi — belli istekliler arasında ihalede adayların yeterliğinin nasıl değerlendirileceğini gösterir.
• Teknik şartname — malın teknik özellikleri, standartları, garanti ve teslim şartlarını belirler; marka ve model belirtilemez (istisnada "veya dengi" ibaresi gerekir); rekabeti engelleyen şartname için ihale tarihinden en az üç iş günü önce şikâyet edilebilir.
• Sözleşme tasarısı — bedel türü, teslim süresi, ödeme, fiyat farkı, teminat ve cezaları içerir; teklif fiyatı bu hükümlere göre oluşturulmalıdır.

Doküman EKAP'ta ücretsiz görülebilir ancak teklif verebilmek için e-imza ile indirilmesi zorunludur (doküman alan sıfatı ve şikâyet hakkı için); indirme EKAP'ta kayıt altına alınır. EKAP işlemleri ve e-teklif için istekliler için elektronik ihale eğitimi rehberi, EKAP kaydı için EKAP yönetmeliği rehberi tamamlayıcıdır.

Yeterlik Kriterleri ve Belgelerin Sunuluş Şekli: Ekonomik ve Mali Yeterlik (Banka Referans Mektubu, Bilanço, İş Hacmi), Mesleki ve Teknik Yeterlik, Sunulmayacak Belgeler Tablosu, İş Ortaklığı, Konsorsiyum ve Teminatlar

İdare yeterlik kriterlerini yaklaşık maliyete ve işin niteliğine göre belirler; kriterler ilan ve idari şartnamede yazılı olmalı ve rekabeti engellememelidir. Ekonomik ve mali yeterlik:

• Banka referans mektubu — teklif bedelinin en az yüzde onu tutarında kullanılmamış kredi ya da mevduat; standart forma uygun ve genel müdürlük ya da şube teyitli olmalıdır.
• Bilanço veya eşdeğer belgeler — cari oranın en az 0,75, öz kaynak oranının en az 0,15 ve kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranının 0,50'den küçük olması; sağlanamıyorsa son iki-üç yılın ortalaması kullanılabilir.
• İş hacmine ilişkin belgeler — toplam cironun teklif bedelinin yüzde yirmi beşinden ya da satış tutarının yüzde on beşinden az olmaması (ikisinden biri yeterlidir).

Sunulmayacak belgeler tablosu: EKAP ya da diğer kamu kurumlarının sisteminden teyidi yapılabilen belgeler (ticaret sicil, oda kaydı, iş deneyim, vergi ve SGK) için istekli belgenin adını, tarihini ve teyit kodunu tabloya yazar ve fiziki sunmaz; tablonun eksik doldurulması değerlendirme dışı bırakılma sebebidir.

İş ortaklığında iş deneyimi pilot ortak ve diğer ortaklarca hisse oranına göre karşılanır (pilot ortağın asgari tutarın en az yüzde sekseni, diğer ortakların her birinin yüzde onu); konsorsiyumda her ortak kendi kısmından sorumludur.

Geçici teminatın gelir kaydedilmesi ve yasaklama için ihalede vergi ve SGK borcu rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

İş Deneyim Belgesi Mal Alımı: İş Bitirme Belgesi Düzenleme Koşulları, İş Deneyim Tutarının Tespiti, Özel Sektöre ve Yurt Dışında Gerçekleştirilen İşler, Alt Yükleniciler, Ortaklık Yapısı ve EKAP Kaydı

İş deneyim belgesi mal alımı ihalelerinde, isteklinin daha önce benzer nitelikte mal satışı yaptığını gösteren ve teklif bedelinin idari şartnamedeki oranından (yüzde on-kırk arası) az olmayan tutarda sunulan belgedir; belgeler kamu idarelerine yapılan işlerde iş bitirme belgesi (EKAP üzerinden düzenlenir), özel sektöre yapılan işlerde sözleşme ve fatura, yurt dışı işlerde ilgili ülke mevzuatına göre düzenlenmiş belgelerdir.

• İş bitirme belgesi — 4734 kapsamındaki idarelere taahhüt edilip kesin kabulü yapılmış işler için idarece EKAP'ta düzenlenir; EKAP kayıtlıysa fiziki sunulmaz.
• İş deneyim tutarının tespiti — kesin kabulü yapılan işin sözleşme bedeli ya da fiili gerçekleşme tutarı (KDV hariç) esas alınır ve ihale tarihine kadar Yİ-ÜFE ile güncellenir.
• Özel sektöre gerçekleştirilen işler — sözleşme ve bu sözleşmeye ilişkin faturalarla belgelendirilir; tek sözleşmeye dayanmayan perakende faturalar kabul edilmez.
• Yurt dışı işler — ilgili ülke mevzuatına göre düzenlenmiş belgeler apostil ya da konsolosluk onayı ve yeminli tercümeyle sunulur.
• Alt yükleniciler — idarenin onayıyla çalışan alt yükleniciye idarece alt yüklenici iş bitirme belgesi düzenlenir; onaysız alt yüklenici işleri belgelendirilemez.

İş deneyim belgesinin sözleşme sonrasında düzenlenmesi için sözleşme imzalandıktan sonra yapılacak işlemler rehberi tamamlayıcıdır.

Teklif Mektubu ve Teklif İçeriği, İlk Oturum, Bilgi Eksikliği, Tekliflerin Değerlendirilmesi, Mal Alımı İhalelerinde Aşırı Düşük Teklif, Fiyat Dışı Unsurlar, Tekliflerin Eşit Olması, İhalenin Sonuçlandırılması, Sözleşme ve Tebligat

Teklif mektubu standart forma uygun, yazılı ve yetkili kişice imzalı olmalı, bedel rakam ve yazıyla uyumlu yazılmalı, kazıntı içermemeli ve birim fiyat teklif cetveli eklenmelidir; e-ihalede e-teklif EKAP'ta e-imzayla ve yeterlik bilgileri tablosu doldurularak ihale saatinden önce gönderilir.

Teklif fiyatı ürün maliyeti, nakliye, montaj, garanti ve servis maliyeti, sözleşme giderleri, ödeme vadesi ve kâr marjı dikkate alınarak KDV hariç oluşturulur; her kalem ayrı fiyatlandırılır, boş kalem bırakılmaz.

4734 md. 37'ye göre belgenin esasını değiştirmeyen bilgi eksiklikleri (tarih, sayı, teyit bilgisi) idarece en az iki iş günü süre verilerek tamamlatılır; hiç sunulmamış belge tamamlatılamaz ve teklif değerlendirme dışı bırakılır.

Tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik belgeleri, birim fiyat cetvelinde aritmetik hata (varsa teklif değerlendirme dışı) ve teknik şartnameye uygunluk (numune, katalog) incelenir.

Fiyat dışı unsurlar (işletme-bakım maliyeti, kalite, teknik değer) önceden ve ölçülebilir biçimde belirlenmeli, teknik puanlama tutanakla gerekçelendirilmelidir. Tekliflerin eşit olması hâlinde sırasıyla yerli malı teklif eden istekli, iş deneyim tutarı, kurumsal nitelikler ve son çare kura uygulanır.

İhalenin sonuçlandırılması: komisyon kararını ihale yetkilisi beş iş günü içinde onaylar, kesinleşen karar üç gün içinde EKAP üzerinden tebliğ edilir, on gün içinde şikâyet ve idare kararına karşı on gün içinde KİK'e itirazen şikâyet yolu açıktır. Sözleşmeye davetten itibaren on gün içinde kesin teminat verilip yasaklı olmadığını gösteren belgeler sunulmalıdır; mücbir sebep dışında imzalamayan isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilir ve yasaklama uygulanır.

Bildirim ve tebligat EKAP üzerinden yapılır ve EKAP bildirimi tebliğ hükmündedir. Şikâyet ve itirazen şikâyetin ayrıntısı için ihale şikâyet ve itirazen şikâyet rehberi, sözleşme sonrası muayene ve kabul için kontrol teşkilatı ve muayene kabul komisyonu rehberi, sözleşme hükümleri için 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu rehberi, tebligat için tebligat kanunu ve elektronik tebligat rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Sık Yapılan Hatalar

• İhale dokümanını tam okumadan teklif vermek; idari şartname 7. maddesindeki belge listesini kontrol listesine dönüştürmemek
• Yerli malı belgesini beyan etmemek ya da belgedeki ürünle teklif edilen ürünün örtüşmemesi
• Geçici teminat mektubunun süresini teklif geçerlilik süresinden otuz gün fazla düzenletmemek; tutarı yüzde üçün altında tutmak
• Banka referans mektubunu standart forma aykırı ya da ihale tarihinden sonra düzenletmek
• Bilanço oranlarını yanlış hesaplamak; onaysız bilanço ve gelir tablosu sunmak
• Yetkili satıcılık belgesi yerine bayilik sözleşmesi sunmak; yabancı belgelerde apostil ve tercümeyi atlamak
• Teknik şartnameye cevap belgesini madde madde hazırlamamak; kataloğun teklif edilen modeli göstermemesi
• Sunulmayacak belgeler tablosunu eksik doldurmak; teyit edilemeyen belge için tablo kullanmak
• Özel sektör iş deneyiminde sözleşmesiz faturalar sunmak; iş deneyim tutarını güncellememek
• İş ortaklığında iş deneyimi ve mali yeterlik paylarını ortaklık oranlarına göre hesaplamamak
• Birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata yapmak; kalem boş bırakmak
• Sınır değeri hesaba katmadan fiyat vermek; aşırı düşük açıklamasını belgesiz sunmak
• Kesinleşen ihale kararına karşı on günlük şikâyet süresini kaçırmak; EKAP bildirimlerini izlememek
• Sözleşmeye davet sonrası vergi ve SGK borcu belgelerini süresinde sunmamak; kesin teminatı geciktirmek

Mal Alım İhaleleri Özel Hükümler Eğitimi (İstekli) Kimler İçin? İhale Sözleşmesi Eğitimi, Özel Sektör Eğitimleri ve Kamu İhale Eğitimi Programları

Mal alım ihaleleri özel hükümler eğitimi (istekli firmalar için) aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Kamu ihalelerine katılan istekli firmalar ve kamu idarelerine iş geliştirmek isteyen özel sektör şirketlerinin satın alma, satış ve ihale departmanları.
• Teklif hazırlama ve ihale takip personeli.
• Medikal, bilişim, otomotiv, gıda, kırtasiye, mobilya, tekstil, akaryakıt, inşaat malzemesi, makine ve yedek parça sektörlerinde kamuya satış yapan üretici, ithalatçı, distribütör ve bayiler.
• Kamu ihale danışmanları, firma avukatları ve mali müşavirleri.

Eğitimde 4734 sayılı Kanun'un genel hükümleri çerçevesinde Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ve Kamu İhale Genel Tebliği'ndeki mal alımına özel kurallar, son değişiklikler ve uyuşmazlık kaynakları aktarılır; içerik yerli malı fiyat avantajı, ihale dokümanı, yeterlik ilkeleri ve kriterleri (ekonomik-mali ve mesleki-teknik yeterlik, iş deneyim belgesi, yetkili satıcılık, sunulmayacak belgeler tablosu, iş ortaklığı ve konsorsiyum, teminatlar), teklif mektubu ve içeriği, ilk oturum, bilgi eksikliği, tekliflerin değerlendirilmesi, aşırı düşük teklif, fiyat dışı unsurlar, tekliflerin eşit olması, ihalenin sonuçlandırılması, sözleşmenin imzalanması ve bildirim-tebligat esaslarını kapsar.