Envanter İşlemleri ile Dönem Sonu ve Dönem Başı İşlemleri: Tüm Hesaplara İlişkin Envanter Kayıtları, Dönem Sonu Öncesi İşlemler, Geçici Mizan, Dönem Sonu Envanteri, Kesin Mizan, Mizan Kontrolleri, Mali Tabloların Hazırlanması, Kapanış Kayıtları, Devir İşl

Envanter İşlemleri Nedir? Envanter Kavramı, Muhasebe İçi ve Dışı Envanter, Hukuki Dayanak ve Dönem Sonu Takvimi

Envanter işlemleri, mali yılın sonunda idarenin bütün varlık, alacak, borç ve yükümlülüklerinin sayım, ölçüm, tartım, mutabakat ve değerleme yoluyla fiilen tespit edilmesi (muhasebe dışı envanter) ve tespit edilen gerçek durum ile muhasebe kayıtları arasındaki farkların düzeltme kayıtlarıyla giderilerek hesapların gerçek değerlerine getirilmesi (muhasebe içi envanter) işlemlerinin bütünüdür.

Temel kavramlar: envanter defteri, sayım tutanağı, mutabakat (banka, alacaklı-borçlu kurumlar, taşınır yönetim hesabı ile muhasebe), değerleme (yabancı para, menkul kıymet, alacak ve stokların dönem sonu değeri), sayım noksanı ve fazlası (197 ve 397 hesapları), düzeltme kaydı ve dönemsellik (gelecek dönemlere ait gelir-gider ayrımı, tahakkuklar).

Dönem sonu takvimi (tipik):

• Kasım — ödenek, avans, taahhüt ve emanet listelerinin çıkarılması; yıl sonu genelgesinin duyurulması.
• Aralık — bütçe emaneti hazırlıkları, taşınır sayım komisyonlarının kurulması ve sayımı, banka ve kurum mutabakatları.
• 31 Aralık — kasa sayımı, döviz ve menkul kıymet sayımı, son gün tahsilat ve ödemeleri, geçici mizan.
• Ocak — dönem sonu envanter kayıtları, amortisman ve dönemsellik kayıtları, mahsup dönemi işlemleri (Ocak sonuna kadar), kesin mizan, kapanış-devir kayıtları, açılış fişi ve mali tabloların hazırlanması.
• Şubat ve sonrası — yönetim dönemi hesabının Sayıştay'a hazırlanması, kesin hesap ve taşınır yönetim hesabının verilmesi.

Dönem sonu tekniklerinin genel muhasebe (özel sektör) karşılığı için dönem sonu muhasebe işlemleri rehberi, kamu muhasebesinin kayıt mantığı için devlet muhasebesi uygulamaları rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Tüm Hesaplara İlişkin Envanter Kayıtları: Hazır Değerler, Alacaklar, Stoklar, Ön Ödemeler, Duran Varlıklar, Borçlar, Emanetler, Özkaynak, Bütçe ve Nazım Hesaplar

Tüm hesaplara ilişkin envanter kayıtları, hesap planındaki her hesap grubu için ayrı ayrı yapılır.

• Alacaklar — 120 Gelirlerden Alacaklar (tahakkuk cetvelleriyle mutabakat; vadesi geçenler 121'e, tecil edilenler 122'ye; zamanaşımına uğrayanlar kayıttan çıkarılır), 126 Verilen Depozito ve Teminatlar, 128/129 Şüpheli Alacaklar ve karşılığı (630 borç 129 alacak), 130/232 Kurum Alacakları, 140 Kişilerden Alacaklar (kamu zararı dosyalarıyla mutabakat, faiz hesabı).
• Stoklar — 150 İlk Madde ve Malzeme (ambar sayımı; taşınır yönetim hesabıyla mutabakat; sayım farkları 197/397 ile kayıt), 153 Ticari Mallar, 157 Diğer Stoklar.
• Ön ödemeler — 160 İş Avans ve Kredileri, 161 Personel Avansları, 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler, 164 Akreditifler (mutemet bazında bakiye listesi; mahsup edilemeyenler 165'e devredilir ve 906/907 ödenek kaydı yapılır; mahsup dönemi sonunda kapatılmayanlar 140'a alınır).
• Dönemsellik hesapları — 180/280 Gelecek Aylara-Yıllara Ait Giderler (döneme düşen kısım 630'a aktarılır), 181/281 Gelir Tahakkukları, 380/480 Gelecek Aylara-Yıllara Ait Gelirler, 381/481 Gider Tahakkukları.

Borçlar ve yükümlülükler: 300-310 kısa ve 400-410 uzun vadeli mali borçlar (kredi kuruluşlarıyla mutabakat; izleyen yıl ödenecek taksitler 400'den 300'e aktarılır; faiz tahakkuku 630/381; dış borçlarda kur değerlemesi), 320 Bütçe Emanetleri (yıl sonunda ödenmeyen giderler; zamanaşımına uğrayanlar 600'e gelir kaydedilir), 322 Bütçeleştirilecek Borçlar, 330/430 Alınan Depozito ve Teminatlar, 333 Emanetler (yardımcı hesap bazında tasfiye; icra-sendika-kefalet-vergi emanetlerinin ödenmesi), 360/361 Ödenecek Vergi ve Fonlar ile SGK Kesintileri, 362/363 diğer idareler adına tahsilat ve paylar, 372/472 Kıdem Tazminatı Karşılığı, 397 Sayım Fazlaları.

Özkaynak: 500 Net Değer, 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabı (muhasebe birimleri arası devir hesaplarının mutabakatı ve 500'e kapatılması), 522 Yeniden Değerleme Farkları, 570/580 geçmiş yıllar faaliyet sonuçları. Bütçe hesapları: 800, 805, 810, 830, 834, 835 hesaplarının ekonomik sınıflandırma ile uyumu ve 830 ile 630 farkının mutabakatı.

Nazım hesaplar: 900-907 ödenek hesaplarının ödenek cetvelleriyle mutabakatı ve yıl sonunda kullanılmayan ödeneklerin iptali, 910/911 teminat mektuplarının fiziki sayımı, 912/913 kişilere ait menkul kıymetlerin sayımı, 920/921 gider taahhütlerinin sözleşme kayıtlarıyla mutabakatı, 948/949 ve 950/951 diğer nazım hesapların kontrolü.

Hesapların çalışma kuralları için genel yönetim hesap planı rehberi, taşınır sayımı için taşınır mal yönetmeliği rehberi, taşınmaz envanteri için taşınmaz mal yönetimi rehberi, avans mahsubu için ön ödeme usul ve esasları rehberi tamamlayıcıdır.

Dönem Sonu Öncesi İşlemler ve Geçici Mizan: Ön Hazırlık, Harcama Birimi Bildirimleri, Mutabakatlar ve Geçici Mizanın Düzenlenmesi

Dönem sonu öncesi işlemler, mali yıl bitmeden yapılan ve dönem sonu envanter kayıtlarının doğru ve hızlı yapılmasını sağlayan hazırlıklardır.

• Avans ve kredilerin mahsubunun sağlanması (mutemetlere son mahsup tarihi bildirimi).
• Vadesi geçen gelir alacaklarının 121'e devri ve takip başlatılması.
• Ödenek tenkis ve aktarma işlemlerinin tamamlanması, yıl sonu nakit planlaması.
• Taşınır sayım komisyonlarının kurulması ve sayımın Aralık içinde tamamlanması, kesin teminatların kontrolü, KDV ve vergi beyannamelerinin son dönem kontrolleri.

Mizan kontrol teknikleri ve yevmiye hatalarının düzeltilmesi için yevmiye kayıtlarında hatalar rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Dönem Sonu İşlemleri: Dönem Sonu Envanterinin Çıkarılması, Dönem Sonu Muhasebe İşlemlerinin Yapılması ve Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Dönem sonu işlemleri, geçici mizandan sonra yapılan envanter, değerleme, düzeltme ve dönemsellik kayıtlarıyla hesapların gerçek değerlerine getirilmesi ve kesin mizana hazırlanmasıdır.

Dönem sonu muhasebe işlemleri (muhasebe içi envanter):

• Sayım farklarının kaydı (noksan 197 borç ilgili hesap alacak; fazla ilgili hesap borç 397 alacak).
• Değerleme kayıtları (döviz ve dış borçların yıl sonu kuruyla değerlemesi; kur farkı 600 ya da 630).
• Amortisman ve tükenme payı kayıtları (630 borç 257/268/278 alacak), şüpheli alacak karşılığı (630 borç 129/138 alacak), kıdem tazminatı karşılığı.
• Dönemsellik kayıtları (gelecek aylara ait giderlerin cari döneme aktarımı 630 borç 180 alacak; gelir tahakkukları 181 borç 600 alacak; gider tahakkukları 630 borç 381 alacak).
• Vade aktarımları (220'den 120'ye, 400'den 300'e, 430'dan 330'a), alacak sınıflandırmaları (120'den 121 ve 122'ye), bütçe emaneti kayıtları (320, 322).
• Avansların mahsup dönemine devri (165 borç 160/161/164 alacak; 906 borç 907 alacak), kayıt dışı varlıkların kayda alınması (250/252/255 borç 500 alacak) ve hurdaya ayırma (294'e devir).

Sayıştay'ın yıl sonu işlemlerinde en sık yazdığı bulgular: amortisman ayrılmaması, emanetlerin tasfiye edilmemesi, avansların mahsup edilmemesi, taşınır ve taşınmaz kayıt uyumsuzluğu, bütçe emanetinin sıra dışı ödenmesi ve zamanaşımına uğrayan alacak-borçlardır — bunlar önceden kontrol listesine alınmalıdır.

Kamuda dönem sonu işlemlerinin ileri düzey uygulamaları için kamuda ileri düzey muhasebe uygulamaları rehberi tamamlayıcıdır.

Kesin Mizanın Düzenlenmesi, Mizan Üzerinde Yapılması Gereken Kontroller ve Mali Tabloların Hazırlanması ve Karşılaştırılması

Kesin mizanın düzenlenmesi: dönem sonu envanter ve düzeltme kayıtları tamamlandıktan sonra, kapanış kayıtlarından önce, tüm hesapların yıl içi borç-alacak toplamları ve bakiyelerini gösteren kesin mizan çıkarılır; kesin mizan bilanço ve faaliyet sonuçları tablosunun doğrudan kaynağıdır ve yönetim dönemi hesabının temel cetvelidir (mahsup dönemi işlemleri tamamlandıktan sonra kesinleşir).

Mali tabloların hazırlanması: kesin mizandan bilanço (1-5 numaralı hesap grupları), faaliyet sonuçları tablosu (600 ve 630 yardımcı hesap ayrıntısı), bütçe uygulama sonuçları tablosu (800, 810, 830, 834), nakit akış tablosu, özkaynak değişim tablosu (500, 519, 522, 570, 580, 590, 591 hareketleri), mali varlık ve yükümlülükler değişim tablosu ile ekonomik/kurumsal/fonksiyonel sınıflandırma tabloları hazırlanır.

Mali tabloların okunması ve analizi için mali tablo nedir rehberi, kesin hesap ve raporlama için bütçe, muhasebe, mali analiz ve raporlama rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Kapanış Kayıtları, Devir İşlemleri ve Açılış Fişinin Oluşturulması: Dönem Sonu ve Dönem Başı İşlemleri

Kapanış kayıtlarının yapılması: kesin mizandan sonra dönem hesapları kapatılır.

Ayrıca 519 Değer Hareketleri Sonuç Hesabı 500 Net Değer'e kapatılır; ödenek nazım hesapları kapatılır (901 borç 900 alacak; 904 borç 903 ve 905 alacak; 906/907 mahsup dönemi ödenekleri hariç); sayım noksan-fazlaları tasfiye edilir ve kapanış mizanı (yalnızca bilanço hesapları ve devreden nazım hesaplar bakiye verir) çıkarılır. Kapanış fişi muhasebe yetkilisince onaylanır.

Devir işlemlerinin yapılması: kapanış sonrası bakiye veren bilanço hesapları (1-5 numaralı gruplar) ile devreden nazım hesaplar (teminat, menkul kıymet emanetleri, taahhüt) yardımcı hesap düzeyinde yeni yıla devredilir.

Açılış fişinin oluşturulması: yeni mali yılın ilk kaydı olan açılış fişi, önceki yıl kapanış mizanındaki bakiye veren hesapların (borç bakiyeli hesaplar borç, alacak bakiyeli hesaplar alacak) 1 Ocak tarihiyle yeni yıl yevmiye defterine kaydedilmesidir; açılış fişi toplamı kapanış mizanı bakiye toplamına eşit olmalı ve yardımcı hesap ayrıntısı korunmalıdır.

Dönem başı işlemleri: açılış fişinin kontrolü, 590/591'in 570/580'e devri, yeni yıl bütçesinin ödenek kayıtları (900 borç 901 alacak), mahsup dönemi işlemlerinin tamamlanması (165'in mahsubu, 834 kaydı, 906/907'nin kapatılması), geçen yıl bütçe emanetlerinin (320) sırayla ödenmesi, bütçeleştirilecek borçların (322) yeni yıl ödeneğinden bütçeleştirilmesi, tahakkuk hesaplarının (180, 181, 380, 381) ters kayıtla kapatılması, taşınır ve taşınmaz devir cetvellerinin alınması ve yeni yıl parametrelerinin (kur, oranlar, hesap planı) yazılıma girilmesi.

Dönem sonu ve dönem başı işlemleri, yıl sonu kapanışının doğruluğuna bağlı olarak yeni yılın bütün kayıtlarını etkiler; açılış fişindeki bir hata yıl boyunca taşınır ve ancak düzeltme kaydıyla giderilir. Devlet muhasebesinin temel kavramları için devlet muhasebesine giriş rehberi tamamlayıcıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Kasa, ambar ve dayanıklı taşınır sayımını yapmadan ya da tutanaksız envanter kaydı yapmak
• Banka mutabakatını atlamak; ödenmemiş gönderme emirlerini (103) listelemeden devretmek
• Avansları mahsup etmeden ya da 165'e devretmeden yıl sonuna taşımak
• Amortisman ayırmamak ya da arazi ve yapılmakta olan yatırımlara amortisman ayırmak
• Emanet (333) yardımcı hesaplarını tasfiye etmemek; zaman aşımına uğrayanları gelir kaydetmemek
• Dönemsellik kayıtlarını (180, 181, 380, 381) yapmamak ya da her yıl farklı yöntem uygulamak
• Yansıtma hesaplarını (805, 835) 800 ve 830 ile karşılaştırmadan 895 ile kapatmak
• Gelir ve gider hesaplarını 690'a devretmeyip bakiyeleriyle yeni yıla taşımak
• 519 devir hesabını kapatmamak; muhasebe birimleri arası mutabakat yapmamak
• Ödenek nazım hesaplarını kapatmamak; teminat ve taahhüt hesaplarını sıfırlamak
• Açılış fişini yardımcı hesap ayrıntısı olmadan ana hesap bazında kesmek
• Mahsup dönemi giderlerini 834 yerine yeni yıl 830'una yazmak
• Kesin mizanı mahsup dönemi bitmeden kesinleştirmek ve mali tabloları erken göndermek

Envanter İşlemleri ile Dönem Sonu ve Dönem Başı İşlemleri Eğitimi Kimler İçin? Envanter Eğitimi, Dönem Sonu İşlemleri Eğitimi, Dönem Başı İşlemleri Eğitimi ve Kamu Muhasebesi Eğitimi

Envanter işlemleri ile dönem sonu ve dönem başı işlemleri eğitimi aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Muhasebe yetkilileri ve yardımcıları, muhasebe birimi personeli, veznedarlar, mali hizmetler müdürlükleri ve strateji geliştirme daire başkanlıkları.
• Bütçe ve kesin hesap birimleri, taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, taşınmaz kayıt birimleri, harcama birimlerinin tahakkuk servisleri, gelir ve tahakkuk servisleri.
• Ön mali kontrol ve iç kontrol birimleri, iç denetçiler, döner sermaye saymanlıkları.
• Belediyeler, il özel idareleri, su ve kanalizasyon idareleri, üniversiteler, genel ve özel bütçeli idareler, düzenleyici kurumlar ve sosyal güvenlik kurumlarının muhasebe personeli ile muhasebe yetkilisi sertifika eğitimine ve görevde yükselme sınavlarına hazırlananlar.

Eğitim dört bölümden oluşur: tüm hesaplara ilişkin envanter kayıtları (on iki saat), dönem sonu öncesi işlemler (dört saat), dönem sonu işlemleri (dört saat) ve dönem başı işlemleri (dört saat) — toplam süre dört gün yirmi dört saattir.