Taşınmaz Mal Yönetimi: Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydı, Cins Tashihi, Tahsis ve Devir İşlemleri, Envanter, Değerleme, Amortisman ve Muhasebe Kaydı

Kamuda Taşınmaz Mal Yönetimi: Mevzuat Çerçevesi ve Sorumluluklar

Taşınmaz mal yönetimi, kamu idarelerinin mülkiyetindeki, tahsisli ya da kullanımındaki arazi, arsa, bina, tesis ve bunlara bağlı hakların kaydı, korunması, kullanımı, değerlemesi, muhasebesi ve raporlanmasını kapsar; dayanağı 5018 sayılı Kanun'un 44-47. maddeleridir.

Yetki, görev ve sorumluluklar: üst yönetici (taşınmaz yönetim sisteminin kurulması), harcama yetkilileri ve taşınmaz kayıt ve kontrol işlemlerini yürütmekle görevlendirilen birimler (merkezi idarelerde destek hizmetleri, belediyelerde emlak ve istimlak müdürlükleri, üniversitelerde yapı işleri ve idari mali işler daire başkanlıkları), muhasebe yetkilisi (kayıtların muhasebeyle uyumu), strateji geliştirme birimi (raporlama).

Taşınır mal yönetiminin karşılığı için taşınır mal yönetmeliği rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik: Kapsam, Kayıt ve Kontrol Usul ve Esasları

Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik, 2006'da yürürlüğe girmiş ve genel yönetim kapsamındaki tüm idareleri (merkezi yönetim, sosyal güvenlik kurumları, mahalli idareler) kapsamına almıştır; genel bütçe kapsamındaki idarelerin kullanımındaki Hazine taşınmazları Milli Emlak kaydında olmakla birlikte, kullanıcı idare de kendi kayıtlarını tutar.

Numaralama ve dosyalama: her taşınmaza idarece tekil bir taşınmaz numarası verilir, taşınmaz dosyası açılır ve dosyada tapu senedi, kroki, plan, kadastro belgeleri, edinme belgesi, tahsis ve kiralama belgeleri, değerleme raporu, yapı ruhsatı ve kullanma izni, sigorta ve dava belgeleri saklanır; elektronik taşınmaz kayıt sistemleri (KBS taşınmaz modülü, mahalli idare yazılımları, coğrafi bilgi sistemi entegrasyonu) bu dosyaların dijital karşılığıdır.

Kayıt işlemleri yılda en az bir kez fiili durumla karşılaştırılır (envanter), tapu kayıtlarıyla mutabakat yapılır (Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi sorgulamaları), değişiklikler (edinme, satış, devir, cins değişikliği, yüzölçümü düzeltmesi, bölünme ve birleşme) kayda işlenir ve icmal cetvelleri yıl sonunda muhasebe birimine gönderilir.

Cins Tashihi ve Kayıt Değişikliği

Cins tashihi, tapu kütüğünde taşınmazın cinsi olarak yazılı niteliğin (arsa, tarla, bağ, bahçe, kargir bina, ahşap ev) fiili duruma (üzerine bina yapılmış arsa, yıkılmış bina, tarladan arsaya dönüşmüş parsel) uygun hâle getirilmesidir ve kayıt Yönetmeliği'nin 8. maddesi idarelere bu yükümlülüğü yükler.

İşlem, lisanslı harita ve kadastro mühendislik bürosu ya da kadastro müdürlüğünce yapılan cins değişikliği ölçümü, belediyeden alınan yapı kullanma izin belgesi ve tapu müdürlüğünde tescil adımlarıyla yürütülür; kamu idarelerinin cins tashihi işlemleri belirli harç ve döner sermaye ücretlerinden muaf ya da indirimlidir.

Kayıt değişikliği, cins tashihi dışındaki tüm kayıt hareketlerini kapsar: edinme (satın alma, kamulaştırma, bağış, imar uygulaması, devir, trampa), elden çıkarma (satış, devir, trampa, kamulaştırma, tahsisin kaldırılması), yüzölçümü ve sınır düzeltmeleri, ifraz ve tevhit, kat mülkiyetine geçiş, kullanım amacı değişikliği ve değer değişiklikleri; her değişiklik formlara işlenir, dosyaya belgesi konur ve muhasebeye bildirilir.

Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Tahsis ve Devri Hakkında Yönetmelik: Taşınmaz Tahsis İşlemleri

Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Tahsis ve Devri Hakkında Yönetmelik, 5018 sayılı Kanun'un 47. maddesine dayanır ve kamu idarelerinin taşınmazlarını birbirlerine bedelsiz olarak kullanıma vermesini (tahsis) ve mülkiyetini geçirmesini (devir) düzenler.

Taşınmaz tahsis işlemleri:

• Talep — tahsis isteyen idare, taşınmazı hangi kamu hizmeti için ve ne süreyle istediğini gerekçesiyle yazılı olarak bildirir.
• Değerlendirme — taşınmazın maliki idare, kendi ihtiyacını ve taşınmazın tahsise elverişliliğini inceler.
• Yetki — genel bütçe kapsamındaki idarelerin kullanımındaki Hazine taşınmazlarında tahsis yetkisi Milli Emlak'a aittir; belediyelerde 5393 sayılı Kanun md. 18/e uyarınca taşınmazın tahsisine belediye meclisi karar verir ve md. 75/d uyarınca kamu kurumlarına ve mahalli idarelere yirmi beş yıla kadar tahsis mümkündür.
• Süre — tahsis süreli ya da süresiz yapılabilir; süreli tahsislerde sürenin bitiminde uzatma talep edilir.
• Giderler — tahsisli taşınmazın bakım, onarım, işletme, sigorta ve vergi giderleri kural olarak tahsis alan idarece karşılanır; tahsis alan idare taşınmaza yaptığı yatırım için tahsisin kaldırılmasında bedel isteyemez.

Tahsis belgeleri: tahsis talep yazısı, tahsis kararı ya da onayı, tahsis tutanağı (teslim), taşınmazın kayıt formuna tahsis şerhi ve tahsis alan idarenin kayıtlarına tahsisli taşınmaz olarak işlenmesi.

Taşınmaz Devir İşlemleri: Devir, Geri Alma, Tapu Kütüğüne Şerh ve Devir Yapılamayacak Taşınmazlar

Taşınmaz devir işlemleri, tahsisten farklı olarak mülkiyetin bedelsiz geçişidir ve 5018 sayılı Kanun'un 45. maddesine dayanır: kamu idareleri, ihtiyaç fazlası taşınmazlarını ya da belirli bir kamu hizmeti için başka bir idareye ait olması daha uygun olan taşınmazlarını, ilgili kamu idaresine bedelsiz olarak devredebilir; devir, her iki idarenin yetkili organlarının kararı ve tapuda tescil ile tamamlanır.

Devir usulü: devir talebi ve gerekçesi, maliki idarenin karar organı (belediyelerde meclis; üniversitelerde yönetim kurulu; merkezi idarelerde bakan onayı ya da Milli Emlak), devralan idarenin kabul kararı, devir protokolü (amaç, koşullar, geri alma şartı), tapu tescili ve her iki idarenin kayıt ve muhasebe değişiklikleri.

Tahsis ve devir yapılamayacak taşınmazlar: idarenin kendi hizmetinde kullandığı ve ihtiyacı devam eden taşınmazlar, özel kanunlarla belirli bir amaca tahsis edilmiş taşınmazlar (mera, orman, kıyı, sit alanı, vakıf taşınmazları, askeri yasak bölgeler), üçüncü kişilere kiralanmış ya da üzerinde sınırlı ayni hak tesis edilmiş taşınmazlar, dava konusu ve ihtilaflı taşınmazlar ile kamu yararına kullanımı zorunlu genel hizmet alanları; ayrıca belediyelerde imar planında kamu hizmet alanı olarak ayrılmış taşınmazların plan amacı dışında devri ve tahsisi yapılamaz.

Belediyelerin kamu kurumlarına yaptığı süresiz ve amaçsız tahsisler, tahsis alan kurumların taşınmazı üçüncü kişilere kiraya vermesi ve devir kararlarında geri alma şartının yazılmaması, Sayıştay ve İçişleri Bakanlığı denetimlerinde en sık rastlanan bulgulardır.

Taşınmazların Muhasebe Dışı Envanteri, Değerlemesi, Taşınmaz Amortismanı ve Yeniden Değerleme

Muhasebe dışı envanter, taşınmazların fiziki ve hukuki durumunun kayıtlarla karşılaştırılarak tespitidir ve muhasebe kaydının ön şartıdır: idare, tüm taşınmazlarını yerinde ve tapu kayıtlarında inceler, kayıt formlarını günceller, kayıt dışı taşınmazları tespit eder ve envanter sonuçlarını icmal cetvelleriyle muhasebe birimine bildirir; envanter, taşınır sayımı gibi yıl sonunda ve kayıt yetkilisi değişiminde yapılır.

Taşınmaz amortismanı: binalar, tesisler ve yeraltı-yerüstü düzenleri için Hazine ve Maliye Bakanlığı'nca belirlenen amortisman ve tükenme payı süre ve oranlarına göre (binalarda uzun süreli, genellikle elli yıl esasına dayanan oran) yıl sonunda amortisman ayrılır ve birikmiş amortismanlar hesabında izlenir; arazi ve arsalar için amortisman ayrılmaz.

Değer artırıcı harcamalar (büyük onarım, ilave, tadilat) maliyete eklenir, bakım-onarım giderleri dönem gideridir; ikisinin ayrımı, yatırım ve cari harcamaların muhasebesinde en çok hata yapılan noktadır.

Taşınmazların Muhasebe Sistemine Kaydı ve Raporlanması

Taşınmazlar, detaylı hesap planında maddi duran varlıklar grubunda izlenir: 250 arazi ve arsalar, 251 yeraltı ve yerüstü düzenleri, 252 binalar, 258 yapılmakta olan yatırımlar (tamamlanınca ilgili hesaba aktarılır), 257 birikmiş amortismanlar; tahsisli taşınmazlar tahsis alan idarenin kayıtlarında nazım hesaplarda izlenir, mülkiyet maliki idarenin bilançosunda kalır; kiralanan ve irtifak hakkı tesis edilen taşınmazlar 990 grubu nazım hesaplarda izlenir.

Taşınmaz kayıt birimi ile muhasebe birimi arasındaki mutabakat, yıl sonu işlemlerinin parçasıdır: taşınmaz icmal cetvelleri ile 250-252 hesap bakiyeleri karşılaştırılır, fark açıklanır ve düzeltilir.

Raporlama: bilançoda maddi duran varlıklar ve dipnotlarda taşınmaz ayrıntısı, taşınmaz icmal cetvellerinin yıl sonunda üst yöneticiye ve Milli Emlak'a bildirimi, mahalli idarelerde meclise sunulan kesin hesap ekinde taşınmaz listesi, faaliyet raporunda taşınmaz edinme ve elden çıkarma bilgileri, taşınmazlardan elde edilen gelirlerin (kira, ecrimisil, satış) raporlanması ve Sayıştay'a gönderilen yıl sonu cetvelleri.

Muhasebe boyutunun ayrıntısı için kamuda ileri düzey muhasebe uygulamaları rehberi tamamlayıcıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Taşınmaz envanteri çıkarmamak; tapulu, tapusuz ve orta mallarını kaydetmemek
• Cins tashihi yapmamak; arsa cinsiyle kayıtlı binalar
• Tahsis ile devri karıştırmak; tahsisli taşınmazı mülkiyet gibi kaydetmek
• Süresiz ve amaçsız tahsis yapmak; tahsis alan kurumun üçüncü kişilere kiraya vermesine göz yummak
• Devir kararında geri alma şartını yazmamak; tapuya şerh koymamak
• Belediyelerde tahsis ve devri meclis kararı olmadan yapmak
• Taşınmazları muhasebeye almamak; amortisman ve yeniden değerleme yapmamak
• Yapılmakta olan yatırımları tamamlandığında ilgili hesaba aktarmamak
• Kira ve ecrimisil gelirlerini tahakkuk ettirmemek; işgalleri tahliye etmemek

Taşınmaz Mal Yönetimi Eğitimi Kimler İçin? Taşınmaz Devir İşlemleri Eğitimi ve Mali Yönetim ve Mali Mevzuat Eğitimi İçindeki Yeri

Taşınmaz mal yönetimi eğitimi aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Taşınmaz kayıt ve kontrol işlemlerini yürüten birimlerin yöneticileri ve personeli, belediye ve il özel idarelerinin emlak ve istimlak, plan ve proje ve mali hizmetler müdürlükleri.
• Üniversitelerin yapı işleri, idari ve mali işler ve strateji geliştirme daire başkanlıkları, merkezi idarelerin destek hizmetleri birimleri, muhasebe yetkilileri ve muhasebe personeli.
• Harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlileri, iç denetçiler ve ön mali kontrol görevlileri, meclis ve encümen üyeleri (tahsis ve devir kararları için).
• Belediye şirketleri ve döner sermaye işletmelerinin taşınmaz sorumluları, milli emlak ve kadastro ile çalışan personel, Sayıştay taşınmaz bulgularını kapatmak isteyen idarelerin ekipleri.

Program mevzuat çerçevesi ve sorumluluklar, kayıt Yönetmeliği ve kayıt-kontrol usulleri, numaralama ve dosyalama, cins tashihi ve kayıt değişikliği, tahsis ve devir Yönetmeliği ile tahsis işlemleri, devir-geri alma-şerh, tahsis ve devir yapılamayacak taşınmazlar, envanter-değerleme-amortisman-yeniden değerleme ile muhasebe kaydı ve raporlama bölümlerinden oluşur; uygulamalı bölümde katılımcılar örnek taşınmaz kayıt formlarını doldurur, bir tahsis ve bir devir dosyası hazırlar, cins tashihi işlem adımlarını planlar ve örnek taşınmazların muhasebe kayıtlarını düzenler.