Taşınır Mal Yönetmeliği: Taşınır Kayıt Yetkilisi, Taşınır İşlem Fişi, Zimmet, Kayıttan Çıkarma, Sayım ve Yıl Sonu İşlemleri

Taşınır Mal Yönetmeliği Nedir, Kimleri Kapsar?

Taşınır Mal Yönetmeliği, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun 44. maddesine dayanılarak 2007'de yürürlüğe giren ve genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerine (merkezi yönetim, sosyal güvenlik kurumları, il özel idareleri, belediyeler ve bağlı idareleri, mahalli idare birlikleri) ait taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı, yönetim hesabının verilmesi ve sorumluların belirlenmesini düzenleyen yönetmeliktir; döner sermaye işletmeleri kendi taşınır düzenlemelerine tabidir.

Yönetmelik'in temel ilkesi, her taşınır hareketinin belgeye dayanması, kayıtların muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olması ve sorumluluğun rollere bağlanmasıdır; 2016 değişikliğiyle taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görevi, taşınır kayıt yetkilisi ve taşınır kontrol yetkilisi olarak iki role ayrılmıştır. Mali mevzuatın bütünü içindeki yeri için genel mali mevzuat rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Taşınır Kayıt Yetkilisi Yönetmeliği Hükümleri: Harcama Yetkilisi, Taşınır Kayıt Yetkilisi ve Taşınır Kontrol Yetkilisinin Görev ve Sorumlulukları

Yönetmelik sorumluluğu dört role dağıtır.

• Harcama yetkilisi — taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelik'e uygun ve saydam tutulmasından ve taşınır yönetim hesabının ilgili mercilere gönderilmesinden sorumludur; bu sorumluluğu taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.
• Taşınır kayıt yetkilisi (taşınır kayıt yetkilisi yönetmeliği ifadesiyle aranan hükümler md. 6'dadır) — harcama yetkilisince memurlar ya da 657 sayılı Kanun'a tabi sözleşmeli personel arasından görevlendirilir: taşınırları teslim alır, sayarak ve kontrol ederek kayda alır, belgeleri düzenler, ambar ve depoda muhafaza eder, tüketime ve kullanıma verir, zimmetle takip eder, sayımlarda hazır bulunur, yıl sonu cetvellerini hazırlar ve kayıtlarını muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırır; sorumluluğu kaydettiği ve teslim aldığı taşınırlarla sınırlı olup ambar açığından sorumludur.
• Taşınır kontrol yetkilisi — taşınır kayıt yetkilisinin yaptığı işlemleri, belgeleri ve kayıtları kontrol eder, taşınır yönetim hesabı cetvellerini inceleyip imzalar ve tespit ettiği eksiklikleri harcama yetkilisine bildirir; aynı kişi hem kayıt hem kontrol yetkilisi olamaz ve kontrol yetkilisi, kayıt yetkilisinin hiyerarşik üstü ya da harcama biriminin bir başka personeli olabilir.
• Kullanıcılar — kendilerine zimmetle verilen taşınırları korumak, amacına uygun kullanmak ve görev değişikliğinde iade etmekle yükümlüdür; kusurlu davranışla kaybolan ya da hasar gören taşınırın bedeli kamu zararı olarak tazmin ettirilir.

Taşınır Kayıt Yönetmeliği Düzeni: Taşınırların Kayıtlara Alınması, Taşınır İşlem Fişi, Sicil Numarası ve Barkod

Uygulamada taşınır kayıt yönetmeliği olarak da anılan Taşınır Mal Yönetmeliği'ne göre taşınırlar, ekteki taşınır kod listesindeki hesap kodları altında kayda alınır: 150 ilk madde ve malzeme (tüketim malzemeleri), 253 tesis-makine ve cihazlar, 254 taşıtlar, 255 demirbaşlar; her hesap kodu ikinci ve daha alt düzey kodlarla ayrıntılandırılır ve bu kodlar muhasebe hesap planıyla birebir uyumludur.

Dayanıklı taşınırlara giriş kaydı sırasında sicil numarası verilir (taşınır kodu, yıl ve sıra numarasından oluşan tekil numara), numara taşınırın üzerine yazılır ya da barkod etiketiyle yapıştırılır ve dayanıklı taşınırlar defteri bu numarayla tutulur; barkod uygulaması sayımı, zimmet takibini ve yer değişikliğini hızlandırır. Tüketim malzemeleri ise miktar ve tutar üzerinden tüketim malzemeleri defterinde izlenir.

Edinim türüne göre belge düzeni farklıdır: satın almada fatura ve muayene-kabul; bağışta bağış yazısı ve değer tespit komisyonu kararı; devirde devreden idarenin taşınır işlem fişi; üretimde maliyet hesabı.

Tüketime Sevk, Zimmet Fişi ve Ortak Kullanım Alanlarında Taşınır

Tüketim malzemeleri, taşınır istek belgesiyle talep edilir ve taşınır işlem fişiyle tüketime sevk edilerek kayıtlardan çıkarılır; tüketime sevk edilen malzeme artık taşınır kaydında izlenmez ancak toplu ve olağan dışı tüketimler denetimde sorgulanır.

Geçici olarak kullanıma verilen taşınırlar (tören malzemesi, ödünç cihaz) taşınır geçici alındısı ile takip edilir. Belge ve kayıt düzeni bu noktada belirleyicidir: zimmet fişi, dayanıklı taşınırlar listesi, taşınır istek belgesi ve fişlerin numaralı, tarihli, imzalı ve dosyalanmış olması, sayım ve denetimde taşınırın izini sürmenin tek yoludur.

Kayıttan Çıkarma: Devir, Satış, Hurdaya Ayırma, Kayıp ve Fire

Taşınırlar kayıttan dört yolla çıkar.

• Devir — ihtiyaç fazlası taşınırlar, önce aynı idarenin diğer harcama birimlerine, sonra diğer kamu idarelerine bedelsiz devredilebilir; devir, harcama yetkilisinin onayı (belirli tutarın üzerinde üst yöneticinin onayı) ve taşınır işlem fişiyle yapılır, idareler arası devirde devralan idarenin talep yazısı aranır.
• Satış — ihtiyaç fazlası ya da hurda taşınırlar 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu'na göre satılır; satış bedeli bütçeye gelir kaydedilir.
• Hurdaya ayırma — ekonomik ömrünü tamamlamış ya da onarımı ekonomik olmayan taşınırlar için harcama yetkilisince görevlendirilen en az üç kişilik komisyon durumu tespit eder ve kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı düzenlenir; tutanak, taşınırın kayıtlı değerine göre harcama yetkilisi ya da üst yönetici tarafından onaylanır (Yönetmelik'teki parasal sınırlar her yıl güncellenir) ve taşınır hurda olarak kayıttan çıkarılıp satılır ya da imha edilir.
• Kayıp, çalınma, kaza ve fire — kaybolan ya da çalınan taşınır için tutanak düzenlenir, kolluğa bildirilir, kusur araştırması yapılır ve kusurlu bulunan kişiden Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar'a göre rayiç bedel tahsil edilir; kusur bulunmazsa kayıttan düşme teklif ve onay tutanağıyla çıkarılır; doğal fire ve bozulma için de aynı tutanak düzenlenir.

Taşınır Sayım ve Yıl Sonu İşlemleri

Taşınır sayım ve yıl sonu işlemleri, Yönetmelik'in hesap verme ayağıdır.

Yıl sonu işlemleri: taşınır sayım ve döküm cetvelinin düzenlenmesi, tüketim malzemeleri için tüketim malzemeleri taşınır yönetim hesabı cetvelinin, dayanıklı taşınırlar için ayrıntılı cetvellerin hazırlanması, cetvellerin muhasebe kayıtlarıyla mutabakatı (muhasebe birimince onaylanmış cetvel), harcama birimi taşınır yönetim hesabının taşınır kayıt yetkilisince hazırlanıp taşınır kontrol yetkilisince kontrol edilip harcama yetkilisince onaylanması ve idare düzeyinde taşınır kesin hesap cetveli ile taşınır kesin hesap icmal cetvelinin hazırlanıp üst yönetici tarafından Sayıştay'a gönderilmesi (mahalli idarelerde meclise sunulan kesin hesapla birlikte).

Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) ve Belge Düzeni

Merkezi yönetim kapsamındaki idareler taşınır işlemlerini Hazine ve Maliye Bakanlığı'nın Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi içindeki Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) üzerinden yürütür: taşınır işlem fişleri, zimmet fişleri, dayanıklı taşınır listeleri, sayım tutanakları ve yıl sonu cetvelleri sistemde üretilir ve muhasebe kayıtlarına otomatik yansır; mahalli idareler kendi yazılımlarını kullanır ancak belge ve cetvel düzeni Yönetmelik ekindeki örneklere uymak zorundadır.

Yönetmelik ekinde yer alan belge ve cetveller: taşınır işlem fişi, zimmet fişi, taşınır istek belgesi, dayanıklı taşınırlar listesi, taşınır geçici alındısı, kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı, sayım tutanağı, taşınır sayım ve döküm cetveli, harcama birimi taşınır yönetim hesabı cetveli, taşınır kesin hesap cetveli ve icmal cetveli, tüketim malzemeleri defteri, dayanıklı taşınırlar defteri ve müze ve kütüphane defterleri. Belge düzeninin kurulması, taşınır biriminin ilk ve en kalıcı işidir; sistemler değişir, belge zinciri kalır.

Sık Yapılan Hatalar ve Sayıştay Bulguları

• Satın alınan taşınırı taşınır işlem fişi düzenlemeden ödemek; fişi sonradan düzenlemek
• Taşınır kayıt yetkilisi ile kontrol yetkilisini aynı kişi yapmak ya da görevlendirme yazısı olmadan görev yaptırmak
• Dayanıklı taşınırlara sicil numarası vermemek; barkodsuz demirbaş
• Zimmetsiz kullanım; görevden ayrılanın zimmetini kapatmadan ilişik kesmek
• Hurdaya ayırmayı komisyon ve tutanak olmadan yapmak ya da hurdayı yıllarca kayıtta tutmak
• Kayıp ve çalınmada kusur araştırması ve kamu zararı işlemi yapmamak
• Yıl sonu sayımını yapmamak ya da sayım kurulu olmadan tutanak düzenlemek
• Taşınır cetvelleri ile muhasebe kayıtları arasında mutabakat sağlamamak
• Taşınır kesin hesap cetvelini süresinde Sayıştay'a göndermemek

Taşınır Mal Yönetmeliği Eğitimi Kimler İçin? Kamuda Mal Yönetimi Eğitimi ve Mali Yönetim ve Mali Mevzuat Eğitimi İçindeki Yeri

Taşınır mal yönetmeliği eğitimi aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri, ambar ve depo sorumluları, harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlileri.
• Satın alma ve destek hizmetleri birimleri, muhasebe yetkilileri ve muhasebe personeli (taşınır-muhasebe mutabakatı için), strateji geliştirme ve mali hizmetler birimleri, iç denetçiler ve ön mali kontrol görevlileri.
• Belediye ve il özel idarelerinin destek hizmetleri, mali hizmetler ve fen işleri müdürlükleri, üniversitelerin idari ve mali işler daire başkanlıkları ve fakülte taşınır birimleri, sağlık kurumlarının taşınır ve stok birimleri, göreve yeni başlayan taşınır personeli.

Program iki bölümden oluşur: birinci program kamu mali yönetim sistemi, kamuda mal yönetimi, taşınır işlemlerine genel bakış, envanter, yetki ve sorumluluklar, kayda alma ve çıkarma sistemi, sicil numarası ve barkod, edinim, tüketime sevk, zimmet ve belge düzeni; ikinci program Yönetmelik'in uygulanması, kayıttan çıkarma, sayım, yıl sonu işlemleri, TKYS ve Sayıştay bulguları.