HİTAP Nedir? SGK Hizmet Takip Programı: HİTAP Giriş (Kurumsal Giriş ve e-Devlet HİTAP), HİTAP Hizmet Dökümü ve HİTAP Hizmet Belgesi Nasıl Alınır, Özlük, Kurum, Hizmet ve Emeklilik Ekranları, HİTAP ile Yapılması Zorunlu Bildirimler, HİTAP İşe Giriş ve Ayrı

HİTAP Nedir? HİTAP Açılımı, Hizmet Takip Programının Amacı, Hedefleri, Dayanağı, Kapsamı ve HİTAP Sistemi Nedir Sorusunun Cevabı

HİTAP nedir sorusunun kısa cevabı: HİTAP, Sosyal Güvenlik Kurumu'nun (SGK) kamu görevlilerinin hizmet bilgilerini elektronik ortamda takip ettiği Hizmet Takip Programı'dır. HİTAP açılımı Hizmet Takip Programı'dır; program 5510 sayılı Kanun'un 4/1-c bendi kapsamındaki kamu görevlilerinin özlük, kurum, hizmet, borçlanma, itibari hizmet, fiili hizmet süresi zammı, ünvan ve derece kademe bilgileri ile emeklilik işlemlerine esas tüm hizmet verilerinin kamu idarelerince doğrudan girildiği, güncellendiği ve SGK tarafından emeklilik, ölüm ve malullük aylığı ile emekli ikramiyesi hesaplamalarında esas alındığı web tabanlı sistemdir.

Programın amacı, 2008 öncesinde Emekli Sandığı'nda kâğıt ortamında ve kurumlarda dağınık biçimde tutulan hizmet bilgilerinin tek bir elektronik veri tabanında toplanması, emeklilik işlemlerinin hizmet belgesi beklenmeden HİTAP verileri üzerinden hızlı ve doğru yapılması, hizmet birleştirme ve borçlanma işlemlerinin sistem üzerinden yürütülmesi ve kamu personelinin hizmet bilgilerine e-Devlet üzerinden erişebilmesidir; hedefleri arasında emeklilik dosyalarının kurumdan SGK'ya gönderilmesi sürecinin ortadan kalkması, hizmet sürelerindeki tutarsızlıkların önlenmesi ve emekli ikramiyesi ile aylık hesabının otomasyonu bulunur.

Dayanağı 5510 sayılı Kanun'un 8, 9, 86 ve 100. maddeleri, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği ile SGK'nın HİTAP'a bildirime ilişkin genelgeleridir. Programın durumu: 2011'de kamu idarelerine açılan HİTAP'a 2012'den itibaren tüm kamu idareleri personel bilgilerini girmekle yükümlü kılınmış, sonraki yıllarda emeklilik işlemleri HİTAP üzerinden yürütülmeye başlanmış ve e-Devlet entegrasyonu ile memurların hizmet dökümü sorgulaması açılmıştır. Kapsam: genel ve özel bütçeli idareler, üniversiteler, düzenleyici ve denetleyici kurumlar, sosyal güvenlik kurumları, mahalli idareler ve bunların bağlı kuruluşları ile 4/1-c kapsamında personel çalıştıran KİT'ler ve döner sermayelerin tamamı HİTAP'a bildirim yapmakla yükümlüdür; sözleşmeli personel ve işçiler 4/1-a kapsamında olduğundan HİTAP'a değil e-Bildirge ve muhtasar ve prim hizmet beyannamesine tabidir.

Kamu görevlilerinin emeklilik ve sosyal güvenlik hakları için 5510 sayılı Kanun işveren yükümlülükleri rehberi, memur özlük işlemleri için 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

HİTAP Giriş Nasıl Yapılır? SGK HİTAP Kurumsal Giriş, Kullanıcı Yetkilendirme ve e-Posta Erişim Adresi Güncellemesi, e-Devlet HİTAP Girişi ve Memurların Kendi Kayıtlarına Erişimi

HİTAP giriş iki farklı kullanıcı grubu için iki farklı yoldan yapılır ve internet aramalarındaki karışıklık çoğunlukla bu ayrımın bilinmemesinden doğar:

• Hitap kurumsal giriş — kamu idarelerinin personel, insan kaynakları ve özlük birimlerinde görevli kullanıcılar SGK HİTAP uygulamasına SGK'nın kurumsal uygulama portalı üzerinden (hitap.sgk.gov.tr) kullanıcı adı ve şifre ya da e-Devlet kimlik doğrulamasıyla girer; kurumun HİTAP kurum sorumlusu kullanıcı tanımlar ve yetki düzeyini (görüntüleme, veri girişi, onay) belirler.
• E devlet hitap girişi — kamu görevlileri kendi hizmet bilgilerini e-Devlet Kapısı üzerinden HİTAP Hizmet Dökümü ve HİTAP Hizmet Belgesi hizmetleriyle sorgular; bu ekranlar yalnızca görüntüleme ve belge alma içindir, memur kendi kaydını değiştiremez.

Kurumsal girişte kurum bilgileri ekranında idarenin SGK sicil numarası, kurum kodu, üst kurum ve birim bilgileri tanımlıdır; birden fazla birimi olan idarelerde birim bazlı yetkilendirme yapılır. Kullanıcı e-posta erişim adresi ve cep telefonu bilgileri güncel tutulmalıdır (şifre sıfırlama ve bildirimler bu adrese gönderilir) ve görevden ayrılan kullanıcının yetkisi derhal kaldırılmalıdır. Hatalı ya da eksik bilgi gören memur çalıştığı kurumun personel birimine yazılı olarak bildirir; düzeltme kurum kullanıcısı tarafından HİTAP'ta yapılır.

Hitap işe giriş kaydı da kurumsal girişle yapılır: kuruma yeni atanan memurun işe giriş bildirgesi (4/1-c için göreve başlama tarihinden itibaren 15 gün içinde) SGK'ya verildikten sonra HİTAP'ta özlük ve hizmet kaydı açılır. Yükseköğretim kurumlarındaki personel işlemleri için yükseköğretim personel kanunu rehberi, belediye personeli için belediyelerde personel mevzuatı rehberi tamamlayıcıdır.

HİTAP Hizmet Dökümü ve HİTAP Hizmet Belgesi Nasıl Alınır? e-Devlet Üzerinden Sorgulama, Hizmet Dökümünün Okunması, Hizmet Birleştirme, Borçlanma ve Emeklilik Hesabına Etkisi

HİTAP hizmet dökümü, kamu görevlisinin HİTAP'ta kayıtlı tüm hizmet bilgilerinin (kurum, tarihler, ünvan, derece ve kademe, hizmet süreleri, borçlanmalar, askerlik, itibari hizmet, hizmet birleştirme kayıtları) tarih sırasıyla listelendiği dökümdür; HİTAP hizmet belgesi bu bilgilerin SGK tarafından doğrulanmış, barkodlu ve resmi nitelikte belge hâlidir ve emeklilik başvurusu, hizmet birleştirme, borçlanma, nakil ve ikramiye hesabı işlemlerinde kullanılır.

e-Devlet üzerinden alma adımları: turkiye.gov.tr'ye e-Devlet şifresi, mobil imza, e-imza ya da internet bankacılığı ile giriş yapılır, arama kutusuna HİTAP yazılır, HİTAP Hizmet Dökümü (görüntüleme) ya da HİTAP Hizmet Belgesi (barkodlu belge) hizmeti seçilir, hizmet bilgileri kontrol edilir ve belge PDF olarak indirilip barkod ile doğrulanabilir. Kurum kullanıcıları ise HİTAP'ın hizmet bilgileri ekranlarından personelin dökümünü ve belgesini üretir, emeklilik başvurusunda HİTAP hizmet belgesini SGK'ya iletir.

Emeklilik ve sosyal güvenlik uygulamaları için personel mevzuatında yanlış uygulamalar rehberi tamamlayıcıdır.

HİTAP Veri Girişi ve Görüntüleme Ekranları: Program Giriş Ekranı, Özlük Giriş Ekranı, Kurum Bilgileri, Hizmet Bilgileri, Emeklilik İşlemleri ve Diğer İşlemler Menüleri

HİTAP Hizmet Takip Programı'nın ekranları personel biriminin günlük iş akışına göre düzenlenmiştir:

• Program giriş ekranı — kullanıcı adı ve şifre ya da e-Devlet kimlik doğrulaması, kurum ve birim seçimi, duyurular, e-posta erişim adresi güncellemesi ve şifre değiştirme.
• Özlük giriş ekranı — TC kimlik numarasıyla sorgulama ve MERNİS'ten nüfus bilgileri, sigortalı tescil bilgileri, öğrenim, askerlik, medeni durum ve iletişim bilgileri.
• Kurum bilgileri — çalışılan kurum ve birim, kadro unvanı ve derecesi, kadro türü, atama şekli ve tarihi; kurumlar arası nakilde HİTAP kaydının yeni kuruma devri.
• Hizmet bilgileri — hizmet cetveli satırları (tarih, hizmet türü, derece, kademe, ek gösterge, kıdem), terfi ve intibak kayıtları, aylıksız izin, borçlanma kayıtları ve hizmet belgesi üretme.
• Emeklilik işlemleri — emeklilik başvurusu, onay belgesi, kapanış kaydı, emekli ikramiyesine esas hizmet süresi ve tazminat bilgileri.
• Diğer işlemler — açığa alınma ve göreve iade, ihraç ve dönüş kayıtları, ölüm bildirimi, sicil düzeltme talepleri, raporlar ve toplu veri aktarımı (PBS entegrasyonu).

HİTAP Mevzuatı: HİTAP'a Neden İhtiyaç Duyuldu, HİTAP Üzerinden Yapılan Bildirimler, Hangi Bildirimlerin SGK'ya HİTAP ile Yapılması Zorunlu, İşe Giriş ve İşten Ayrılış Bildirimleri, Süreler ve Sorumlu Personel

HİTAP'a neden ihtiyaç duyuldu: 2006'da 5502 sayılı Kanun ile SSK, Bağ-Kur ve Emekli Sandığı Sosyal Güvenlik Kurumu'nda birleştirilince kâğıt sicil dosyaları ile kurum özlük dosyaları arasındaki tutarsızlıklar, emeklilik işlemlerinin aylarca sürmesi ve hatalı ikramiye ödemeleri sorun olarak ortaya çıktı; 5510 sayılı Kanun'un 2008'de yürürlüğe girmesiyle elektronik bildirim zorunluluğu (md. 100) HİTAP'ın kurulmasına dayanak oldu.

HİTAP üzerinden yapılan bildirimler: özlük ve hizmet kaydının açılması, göreve başlama, kurum içi ve kurumlar arası nakil, terfi ve intibak, aylıksız izin, açığa alınma ve göreve iade, ihraç ve dönüş, askerlik ve borçlanma sonuçları, hizmet birleştirme, emeklilik başvurusu, ölüm, istifa ve öğrenim değişikliği; her bildirim türü için HİTAP'ta ayrı ekran ve kayıt türü bulunur.

Sorumlu personel: HİTAP bildirimleri kamu idaresi adına yetkilendirilmiş kullanıcılarca yapılır, bildirim yükümlülüğü 5510 md. 86 ve 102'ye göre kamu idaresine aittir, hatalı ya da geç bildirimden doğan idari para cezası kurum adına tahakkuk eder ve kurum kusurlu personele rücu edebilir (kamu zararı; 5018 md. 71). SGK uygulamaları ve idari para cezaları için SGK denetimi rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

HİTAP İdari Para Cezaları, Taksitlendirme, Yapılandırma, Peşin Ödeme ve Pişmanlık İndirimleri, HİTAP'ta Sık Yapılan Hatalar, Açığa Alınan ve İhraç Edilen Memurlar Hakkında Yapılacak İşlemler ve Uygulama Örnekleri

HİTAP yüzünden çıkabilecek idari para cezaları: 5510 sayılı Kanun'un 102. maddesi işe giriş ve işten ayrılış bildirgelerinin süresinde verilmemesi, Kurumca istenen bilgi ve belgelerin süresinde verilmemesi ve hizmet bilgilerinin eksik bildirilmesi hallerinde her sigortalı ve her bildirge için asgari ücret üzerinden idari para cezası öngörür; cezalar kamu idaresine tebliğ edilir ve Sayıştay denetiminde kamu zararı olarak sorumlulara rücu konusu yapılır.

HİTAP'ta sık yapılan hatalar: göreve başlama tarihinin bildirgeyle uyuşmaması, hizmet satırlarında tarih çakışması, aylıksız iznin hizmetten düşülmemesi, askerlik borçlanmasının SGK onayı olmadan eklenmesi, derece ve kademenin terfi onayıyla uyumsuz girilmesi, naklen gelen personelde çift kayıt, emekli keseneğinin Kesenek Bilgi Sistemi ile tutarsız olması ve öğrenim değişikliğinin intibaka yansıtılmaması; bu hatalar emeklilik aşamasında ortaya çıkar ve düzeltilmesi aylar alır.

Açığa alınan veya ihraç edilen memurlar hakkında yapılacak işlemler: 657 md. 137-145'e göre görevden uzaklaştırılan memurun açıkta geçen süresi HİTAP'ta açığa alınma kaydıyla işlenir, bu sürede aylığının üçte ikisi ödenir; göreve iade edilirse açıkta geçen süre hizmetten sayılır ve kesenekler tamamlanır. Memurluktan çıkarılan ya da KHK ile ihraç edilen personel için işten ayrılış bildirgesi verilip HİTAP'ta ayrılış kaydı yapılır ve hizmetleri dondurulur; OHAL İşlemleri İnceleme Komisyonu ya da mahkeme kararıyla göreve iade edilenlerde ihraç ile iade arasındaki süre açıkta geçen süre olarak işlenir.

HİTAP uygulama örnekleri (SSK'lı iken memur olan personelin hizmet birleştirmesi, askerlik borçlanmasının emeklilik tarihine etkisi, 5510'lu ile 5434'lü memurun ekran farkları, naklen atanan personelin HİTAP devri) ve HİTAP ile ilgili sıkça sorulan sorular (şifre ve yetki sorunları, e-Devlet'te hizmetin görünmemesi, eksik sürelerin düzeltilmesi) eğitimde adım adım işlenir.

Sık Yapılan Hatalar

• Memurun kurumsal HİTAP giriş ekranına kendi kimlik bilgileriyle girmeye çalışması; e-Devlet HİTAP hizmetleriyle kurumsal girişin karıştırılması
• Kurum kullanıcılarının e-posta erişim adreslerini güncellememesi; görevden ayrılan kullanıcının yetkisinin kaldırılmaması
• İşe giriş bildirgesindeki tarih ile HİTAP göreve başlama tarihinin uyuşmaması
• Hizmet satırlarında tarih çakışması ya da boşluk bırakılması; naklen gelen personelde çift kayıt
• Aylıksız izin ve açıkta geçen sürelerin işlenmemesi ya da yanlış kodlanması
• Askerlik ve doğum borçlanmasının SGK onayı olmadan hizmete eklenmesi
• Derece, kademe, ek gösterge ve kıdem yılının terfi onaylarıyla güncellenmemesi
• HİTAP hizmet kayıtları ile Kesenek Bilgi Sistemi bildirimlerinin tutarsız olması
• Fiili hizmet süresi zammı ve itibari hizmetin girilmemesi
• İşten ayrılış bildirgesinin 10 gün içinde verilmemesi; idari para cezası ve rücu
• Emeklilik öncesi hizmet dökümünün personel ile birlikte kontrol edilmemesi
• SGK'nın HİTAP duyuru ve sürüm notlarının takip edilmemesi

HİTAP Eğitimi Kimler İçin? HİTAP Hizmet Takip Programı Kullanımı ve Eğitimi Programı, İçerik, Süre ve Katılım Belgesi

HİTAP eğitimi (HİTAP Hizmet Takip Programı Kullanımı ve Eğitimi) aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Kamu idarelerinin personel ve insan kaynakları daire başkanlıkları, personel müdürlükleri ve özlük birimleri.
• HİTAP kurum yetkilileri ve kullanıcıları, emeklilik ve sicil işlemlerinden sorumlu personel, maaş ve tahakkuk birimleri.
• Üniversitelerin personel daire başkanlıkları ve fakülte sekreterlikleri; belediye ve il özel idarelerinin insan kaynakları müdürlükleri.
• Sağlık kurumlarının personel birimleri, bakanlıkların taşra teşkilatı personel şubeleri.
• İç denetçiler, Sayıştay denetimine hazırlanan mali hizmetler birimleri ve kendi hizmet dökümünü anlamak isteyen kamu görevlileri.

Eğitim içeriği; programın amacı, hedefleri ve durumu, veri girişi ve görüntüleme ekranları (giriş ekranı, e-posta erişim adresleri güncellemesi, özlük giriş ekranı, kurum bilgileri, hizmet bilgileri, emeklilik işlemleri, diğer işlemler) ve HİTAP mevzuatı (HİTAP'a neden ihtiyaç duyuldu, üzerinden yapılan bildirimler, zorunlu bildirimler, idari para cezaları ve indirimleri, sık yapılan hatalar, sıkça sorulan sorular, açığa alınan ve ihraç edilen memurlar hakkında işlemler, uygulama örnekleri) bölümlerinden oluşur.