Tahakkuk Birimi Nedir? Tahakkuk Birimi Görevleri, Tahakkuk Memuru, Gider ve Gelir Tahakkuku, Tahakkuk Birimlerinde Üretilecek Muhasebe Bilgisi, Tahakkuk Birimlerinde Yapılacak Kayıtlar, Muhasebe İşlem Fişi ve Ödeme Emri Belgesi, Kayıtların Muhasebeye İlet

Tahakkuk Birimi Nedir? Harcama Birimi, Gerçekleştirme Görevlisi, Gider Tahakkuku ve Gelir Tahakkuku

Tahakkuk birimi, kamu idarelerinde bir giderin ya da gelirin hukuken ve miktar olarak kesinleşmesini (tahakkukunu) sağlayan, bunun belgelerini düzenleyen ve muhasebe birimine ileten servistir. 1050 sayılı Muhasebei Umumiye Kanunu döneminde tahakkuk memuru ve ita amiri kavramlarıyla anılan bu yapı, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nda harcama birimi, harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisi (md. 33) kavramlarına dönüşmüştür; ancak uygulamada belediyelerde, üniversitelerde ve genel bütçeli idarelerde bu servisler hâlâ tahakkuk birimi, tahakkuk servisi ya da tahakkuk bürosu, personeli ise tahakkuk memuru olarak adlandırılır.

Gelir tahakkuku: idarenin bir gelirin alacaklısı olduğunun belirlenmesi, borçlunun ve tutarın kesinleşmesi (vergi beyannamesi, kira sözleşmesi, ruhsat harcı, para cezası kararı, emlak vergisi, ecrimisil, katılım payı), tahakkuk fişi ya da kararının düzenlenmesi ve muhasebe birimine tahsilat için iletilmesi sürecidir; belediyelerde gelir müdürlüğü, üniversitelerde döner sermaye ve öğrenci işleri, genel bütçede vergi daireleri bu görevi yürütür ve 5018 md. 51'e göre 120 Gelirlerden Alacaklar ve 600 Gelirler hesaplarıyla izlenir.

Harcama süreci ve sorumlular için 5018 sayılı Kanun rehberi ve kamu harcama hukuku rehberi, devlet muhasebesinin kayıt mantığı için devlet muhasebesi uygulamaları rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Tahakkuk Birimi Görevleri ve Tahakkuk Memuru: Ödenek Takibi, Harcama Talimatı, Belge Düzeni, Kesinti Hesaplama, Tahakkuk İşlemleri ve Sorumluluk

Tahakkuk birimi görevleri, harcama birimi düzeyinde şunlardır:

• Ödenek takibi (ekonomik kod bazında izleme, ödenek üstü harcamanın önlenmesi, aktarma ve ek ödenek taleplerinin hazırlanması) ve harcama talimatının hazırlanması.
• Satın alma ve ihale süreçlerinin mali belgelerinin takibi (piyasa fiyat araştırması, onay belgesi, sözleşme, teminat, hakediş, muayene ve kabul).
• Harcama belgelerinin toplanması ve kontrolü (Merkezi Yönetim ve Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliklerine göre) ve giderin tahakkuku ile ödeme emri belgesinin düzenlenmesi.
• Personel ödemelerinin tahakkuku (maaş, ek ders, fazla çalışma, sosyal haklar, yolluk, tedavi, kıdem ve ihbar tazminatı; KBS ve MYS sistemleri üzerinden).
• Kesinti ve yükümlülüklerin hesaplanması (gelir vergisi, damga vergisi, SGK primi ve emekli keseneği, işsizlik sigortası, icra ve nafaka, sendika aidatı, kefalet aidatı, lojman kirası, KDV tevkifatı, stopaj, teminat kesintisi).
• Avans ve kredi işlemlerinin talep ve mahsubu, taşınır işlemlerinin muhasebeyle ilişkilendirilmesi, taahhüt bilgilerinin bildirilmesi (920/921 nazım kayıtları için).
• Gelir tahakkuklarının düzenlenmesi, bütçe emaneti ve bütçeleştirilecek borç bildirimleri, ödeme emri belgesinin muhasebe birimine iletilmesi ve dosyalama-arşiv (Sayıştay denetimine hazır tutulması).

Tahakkuk işlemlerinin aşamaları: ödenek kontrolü, harcama talimatı ve onay, gerçekleştirme (teslim, kabul, hizmet ifası), belgelerin tamamlanması, tutar ve kesintilerin hesaplanması, ekonomik kodlama, ödeme emri belgesinin düzenlenmesi, ön mali kontrol (gerekli işlemlerde), harcama yetkilisinin imzası ve muhasebeye iletim; belirli tutarı aşan taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, yan ödeme cetvelleri ve kadro dağılım cetvelleri gibi ön mali kontrole tabi işlemler mali hizmetler biriminin kontrolünden geçtikten sonra tahakkuka bağlanır.

Harcama belgeleri için harcama belgeleri yönetmeliği rehberi ve mahalli idareler harcama belgeleri yönetmeliği rehberi, ön mali kontrol için ön mali kontrol nedir rehberi tamamlayıcıdır.

Tahakkuk Birimlerinde Üretilecek Muhasebe Bilgisi: Gider, Gelir, Kesinti, Taşınır, Taahhüt, Avans ve Ödenek Bilgileri

Tahakkuk birimlerinde üretilecek muhasebe bilgisi, muhasebe biriminin kayıt yapabilmesi için tahakkuk biriminden eksiksiz, doğru ve kodlanmış olarak gelmesi gereken bilgilerdir:

• Gider bilgisi (tür, dayanak, tutar, tahakkuk tarihi, ekonomik sınıflandırma kodu dört düzeyde, fonksiyonel ve kurumsal kod, finansman tipi, proje/faaliyet, bütçe yılı, mahsup dönemi).
• Hak sahibi bilgisi (kimlik, banka hesabı, vekâlet ya da temlik durumu, haciz bildirimleri) ve kesinti bilgisi (her kesintinin türü, matrahı, oranı, tutarı ve ödeneceği kurum).
• Gelir bilgisi (tür ve ekonomik kod, borçlu, tahakkuk tarihi, vade, tutar, taksit, tecil-terkin durumu, tahsilat şekli).
• Taşınır bilgisi (fiş numarası, dayanıklı taşınır/tüketim malzemesi ayrımı, miktar, tutar, ambar), taşınmaz bilgisi (edinim, kamulaştırma, tahsis, satış).
• Taahhüt bilgisi (sözleşme tarihi ve bedeli, süresi, yıllara sari olup olmadığı, fiyat farkı ve iş artışı), avans ve kredi bilgisi (mutemet, tutar, mahsup süresi, mahsup edilemeyen kısım).
• Ödenek bilgisi (tertip, başlangıç, kullanılan, kalan, aktarma), bütçe emaneti bilgisi, teminat bilgisi, personel bilgisi (kadro, derece, unvan; HİTAP ve KBS verileriyle uyum) ve dönemsellik bilgisi (180/280 hesapları).

Kullanılan sistemler: merkezi yönetimde Mali Yönetim Sistemi (MYS), Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS; maaş, ek ders, sosyal haklar, TKYS, e-yolluk), e-Bütçe ve HİTAP; mahalli idarelerde belediye muhasebe ve bütçe yazılımları, e-Belediye, gelir tahakkuk ve tahsilat modülleri; üniversitelerde MYS, KBS ve döner sermaye sistemleri. Tahakkuk birimi bu sistemlerdeki veri girişinin sahibidir ve girilen verinin muhasebe kaydına dönüşeceğini bilerek çalışmalıdır.

Maaş ve personel ödemeleri için KBS memur maaş hesaplama rehberi, yolluk tahakkuku için harcırah kanunu ve yolluk rehberi, taşınır bilgisi için taşınır mal yönetmeliği rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Tahakkuk Birimlerinde Yapılacak Kayıtlar: Ödenek, Taahhüt, Avans, Taşınır, Gelir Tahakkuk ve Personel Kayıtları ile Muhasebe İşlem Fişi

Tahakkuk birimlerinde yapılacak kayıtlar, muhasebe defterlerinden ayrı olarak harcama ve gelir birimlerinin kendi işlemlerini izlemek ve muhasebeye doğru bilgi üretmek için tuttukları kayıtlardır:

• Ödenek kayıtları (tertip bazında; 903, 904, 905 nazım hesaplarıyla mutabık) ve taahhüt kayıtları (sözleşme bazında; 920/921 ile mutabık; yıllara sari işlerde yıl bazında).
• Avans ve kredi kayıtları (mutemet bazında; 160, 161, 162, 165 hesaplarıyla mutabık) ve taşınır kayıtları (taşınır işlem fişi, dayanıklı taşınırlar defteri, zimmet fişi, sayım tutanağı; TKYS üzerinden; 150 ve 25x hesaplarıyla mutabık).
• Taşınmaz kayıtları (250-252 hesaplarıyla mutabık) ve gelir tahakkuk kayıtları (mükellef bazında tahakkuk, tahsilat, terkin, tecil; 120, 121, 122 hesaplarıyla mutabık).
• Personel kayıtları (özlük ve maaş bilgileri, kesintiler, icra ve nafaka takip), teminat kayıtları (330 ve 910/911 ile mutabık), bütçe emaneti kayıtları (320 ve 322 ile mutabık) ve dönemsellik kayıtları.

Kayıtların tutulma esasları: iç kontrol standartlarının kayıt ve dosyalama (BİS 15) ve hiyerarşik kontrol (KFS 10) gereklerine uygun olarak yazılı ya da elektronik ortamda, güncel, izlenebilir, yetkili personelce tutulan ve birim yöneticisince dönemsel kontrol edilen kayıtlar; kayıtların muhasebe kayıtlarıyla aylık mutabakatı ve farkların araştırılması gerekir.

Ön ödeme kayıt ve mahsup kuralları için ön ödeme usul ve esasları rehberi, hesapların çalışması için genel yönetim hesap planı rehberi tamamlayıcıdır.

Tahakkuk Birimi Kayıtlarının Muhasebeye İletilmesi ve İletilen Bilgilerin Kontrolü: Muhasebe Yetkilisinin Kontrol Yetkisi, İade, Düzeltme ve Mutabakat

Kayıtların muhasebeye iletilmesi: ödeme emri belgesi ve ekleri, gelir tahakkuk bilgileri, taşınır işlem fişleri, taahhüt bildirimleri, avans ve kredi belgeleri, teminat alındı ve iade talepleri, kişi borcu bildirimleri, bütçe emaneti listeleri ve yıl sonu bildirimleri belirli sıra ve sürelerle muhasebe birimine iletilir.

İletilen bilgilerin kontrolü: muhasebe yetkilisi 5018 md. 61'e göre ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde yetkililerin imzasını, belgelerin tamam olmasını, maddi hata bulunup bulunmadığını ve hak sahibinin kimliğini kontrol etmekle yükümlüdür; bu kontrol giderin mevzuata uygunluğunu ya da yerindeliğini değil belge düzenini ve hesap doğruluğunu kapsar.

Mutabakat: aylık mizan ile tahakkuk birimi kayıtlarının (ödenek, taahhüt, avans, taşınır, gelir tahakkuk, teminat bakiyeleri) karşılaştırılması, taşınır yönetim hesabı ile 150/25x, gelir tahakkuk cetvelleri ile 120/121/122, avans listeleri ile 160-165, taahhüt kayıtları ile 920/921, bütçe emaneti listeleri ile 320, personel kesinti listeleri ile 360/361/333 hesaplarının mutabakatı; farkların yazılı araştırılması ve düzeltme kayıtlarının muhasebe işlem fişiyle yapılması.

Yevmiye ve mizan hatalarının tespiti için yevmiye kayıtlarında hatalar rehberi, kamu zararı ve sorumluluk için devlet muhasebesi ikincil mevzuatı rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Sık Yapılan Hatalar

• Ödenek kontrolü yapmadan harcama talimatı vermek ve ödeneksiz ödeme emri düzenlemek
• Harcama Belgeleri Yönetmeliği'nde sayılan belgeleri eksik eklemek; muayene ve kabul tutanağı olmadan tahakkuk
• Giderin ekonomik kodunu yanlış seçmek (sermaye gideri ile mal ve hizmet alımını karıştırmak)
• Taşınır işlem fişi olmadan demirbaş ve tüketim malzemesi alımını muhasebeye göndermek
• Kesintileri (vergi, SGK, icra, teminat) yanlış matrah ya da oranla hesaplamak
• Kira, ecrimisil ve harç gelirlerini tahakkuk ettirmeyip yalnızca tahsilatta kaydetmek
• Avansları süresinde mahsup etmemek; mahsup dönemine devredilen avansları izlememek
• Sözleşme ve taahhüt bilgilerini muhasebeye bildirmemek; 920/921 kayıtlarının eksik kalması
• Yıl sonunda ödenemeyen tahakkukları bütçe emaneti listesine almamak
• Aynı kişinin hem gerçekleştirme görevlisi hem muhasebe yetkilisi olması (görevler ayrılığı ihlali)
• Muhasebe yetkilisinin iade ettiği belgeyi düzeltmeden yazılı talimatla ödettirmek
• Tahakkuk birimi kayıtları ile mizanı hiç mutabakata tabi tutmamak

Tahakkuk Birimlerinde Kamu Muhasebesi Eğitimi Kimler İçin? Tahakkuk Birimleri Eğitim, Kamu Muhasebesi Eğitimi, Muhasebe Eğitim ve Kamu Eğitim Programları

Tahakkuk birimlerinde kamu muhasebesi eğitimi aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Harcama birimlerinin tahakkuk servislerinde çalışan personel, gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi düzenleyen memurlar, harcama yetkilileri.
• Maaş ve personel ödemeleri tahakkuk personeli, satın alma ve ihale birimlerinin mali işler personeli, taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri.
• Gelir ve tahakkuk servisleri (belediye gelir müdürlükleri, su ve kanalizasyon idareleri abone işleri, üniversite döner sermaye ve öğrenci işleri), mutemetler.
• Mali hizmetler ve strateji geliştirme birimleri, muhasebe birimi personeli, ön mali kontrol ve iç kontrol birimleri, iç denetçiler ve göreve yeni başlayan tahakkuk memurları.

Eğitim üç bölümden oluşur: tahakkuk birimlerinde üretilecek muhasebe bilgisi (altı saat; gider, gelir, hak sahibi, kesinti, taşınır, taşınmaz, taahhüt, avans, ödenek, teminat, personel ve dönemsellik bilgileri), tahakkuk birimlerinde yapılacak kayıtlar (altı saat; ödenek, taahhüt, avans-kredi, taşınır, taşınmaz, gelir tahakkuk, personel, teminat, bütçe emaneti ve dönemsellik kayıtları; muhasebe işlem fişi ve ödeme emri belgesi düzeni) ve tahakkuk birimi kayıtlarının muhasebeye iletilmesi ve kontrolü (üç saat; iletim yolları, muhasebe yetkilisinin 5018 md. 61 kontrolü, iade ve düzeltme, aylık mutabakatlar, hatalı bilginin sonuçları).