EKAP Nedir? Elektronik Kamu Alımları Platformu: EKAP Giriş (İdare, İstekli ve Gerçek Kişi Girişi), EKAP Kayıt İşlemleri ve Protokol, EKAP SGK Aktivasyonu, EKAP'ta İhale Kaydı, Doküman Hazırlama, İlan ve EKAP İlan Bedeli, EKAP Teklif Verme ve e-İhale, EKAP

EKAP Nedir? Elektronik Kamu Alımları Platformunun Amacı, Dayanağı, Kapsamı, Modülleri, Kullanıcı Türleri ve EKAP Üzerinden Yapılması Zorunlu İşlemler

EKAP nedir sorusunun cevabı: EKAP, Kamu İhale Kurumu (KİK) tarafından kurulan ve işletilen Elektronik Kamu Alımları Platformu'dur; 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar kapsamındaki mal ve hizmet alımı, yapım işi ve danışmanlık hizmet alımı ihalelerinin ihtiyaç raporundan sonuç bildirimine kadar tüm aşamalarının elektronik ortamda yürütüldüğü, 2010'da hizmete giren ve kapsamı sürekli genişleyen web tabanlı sistemdir.

Amacı, kamu alımlarında saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenilirlik, gizlilik ve kamuoyu denetimini sağlamak, ihale süreçlerini standartlaştırmak, kâğıt ve posta maliyetini azaltmak, yasaklı ve borçlu isteklilerin katılımını engellemek ve isteklilerin tüm kamu ihalelerini tek noktadan izleyip elektronik teklif vermesini mümkün kılmaktır. Dayanağı 4734 ek md. 1 ve md. 53, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği (2011) ve uygulama yönetmelikleri ile Kamu İhale Genel Tebliği'dir; kapsam 4734'e tabi tüm idareler ve bu idarelerin ihalelerine katılan yerli ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerdir, istisna alımları ve doğrudan temin de EKAP'ta kayıt yükümlülüğüne tabidir.

EKAP üzerinden yapılması zorunlu işlemler: ihale kaydı ve İKN alınması, dokümanın EKAP'ta hazırlanması ve e-imza ile indirilmesi, ilanın Kamu İhale Bülteni'ne gönderilmesi, ihale komisyonunun EKAP'ta tanımlanması, yasaklılık teyidi, yeterlik bilgilerinin elektronik teyidi, e-ihalede tekliflerin EKAP üzerinden verilmesi, bildirim ve tebligatların EKAP üzerinden yapılması, ihale sonuç formunun gönderilmesi, sözleşmenin kaydı, iş deneyim belgesinin EKAP'ta düzenlenmesi ve doğrudan temin bildirimleridir.

Kamu ihale mevzuatının bütünü için kamu ihalesi nedir rehberi, e-ihalenin hukuki çerçevesi için e-ihale eğitimi rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

EKAP Giriş Nasıl Yapılır? İdare Girişi, İstekli Girişi ve Gerçek Kişi Girişi, EKAP Kayıt İşlemleri, Protokol ve Platform Sorumlusu, e-İmza ve Mobil İmza, Yabancı İstekli Kaydı ve Kullanıcı Yetkileri

EKAP giriş ekap.kik.gov.tr adresinden yapılır ve üç kullanıcı türüne göre ayrılır:

• İdare girişi — kamu idarelerinin platform sorumlusu ve yetkilendirdiği kullanıcılar; kullanıcı adı ve şifre ya da e-Devlet kimlik doğrulaması.
• İstekli girişi — EKAP'a kayıtlı tüzel ve gerçek kişi istekliler; e-imza ya da e-Devlet ile giriş.
• Gerçek kişi girişi — e-Devlet şifresiyle ihale arama, doküman görüntüleme ve ihaleye katılım.

İlan ve sonuçları sorgulamak için giriş gerekmez. EKAP kayıt işlemleri: idareler idare tanımlama formu, protokol ve platform sorumlusu belirlemesiyle kaydolur; tüzel kişi istekliler ticaret sicil ve MERSİS bilgileriyle, imza yetkilisinin e-imzasıyla ve elektronik protokolle kaydolur (2020'den itibaren tamamen elektronik); gerçek kişiler e-Devlet üzerinden, yabancı istekliler apostilli belgeler ve Türkiye'de temsilciyle kaydolur.

e-İmza ve mobil imza: doküman indirme, e-teklif verme, e-eksiltme ve sözleşme imzalama nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ya da mobil imza ile yapılır; EKAP'ın Arksigner tabanlı imza yazılımı kurulur ve sorunlarda tarayıcı ayarları, sertifika süresi ve yazılım sürümü kontrol edilir. Kullanıcı yetkileri: platform sorumlusu kullanıcı ekler, siler ve rol verir (ihale yetkilisi, komisyon üyesi, e-teklif hazırlama/gönderme gibi); görevden ayrılan kullanıcının yetkisi kaldırılır ve yetki ile şifre paylaşımı sorumluluk doğurur.

İdareler için doğrudan temin işlemleri e-doğrudan temin rehberinde, istekliler için elektronik ihale süreci istekliler için elektronik ihale eğitimi rehberinde anlatılmıştır.

EKAP SGK Aktivasyonu, Vergi Borcu ve Yasaklılık Teyidi: SGK Borcu Yoktur Aktivasyonu Nasıl Yapılır, Elektronik Belge Teyidi, Yeterlik Bilgileri Tablosu ve Sunulmayacak Belgeler Tablosu

Elektronik ortamda teyit edilenler: vergi borcu (GİB entegrasyonu), yasaklılık (KİK yasaklılar listesi), ticaret sicil ve MERSİS bilgileri, adli sicil kaydı, iş deneyim belgeleri (EKAP'ta düzenlenmişse doğrudan), bilanço ve gelir tablosu, banka referans mektubu ve geçici teminat mektubu (elektronik teminat; bankaların EKAP'a doğrudan ilettiği e-teminat).

Yeterlik bilgileri tablosu: e-ihalelerde istekliler belgeleri fiziki sunmak yerine bu tabloyu doldurur (ticaret sicil, imza yetkilisi, ortaklık, iş deneyim, bilanço ve ciro, teminat mektubu, yerli malı ve kalite belgeleri); idare bilgileri EKAP entegrasyonlarından teyit eder ve teyidi yapılamayan belgeleri yalnızca en avantajlı birinci ve ikinci istekliden ister. Elektronik ortamda yapılmayan ihalelerde ise sunulmayacak belgeler tablosu ile elektronik teyidi yapılabilen belgelerin fiziki sunulmasına gerek kalmaz.

EKAP yönetmeliği, ihalede vergi ve SGK borcu kuralları ve yasaklama işlemleri için EKAP yönetmeliği ve ihalede SGK borcu rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

EKAP'ta İdare İşlemleri: İhtiyaç Raporu, İhale Kaydı ve İKN, Yaklaşık Maliyet, Teknik ve İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı, İlan Hazırlama ve EKAP İlan Bedeli, Sevk İşlem Formu, İhale Komisyonu, Zeyilname, Teklif Değerlendirme ve Sonuç Raporu

İdare tarafında EKAP kullanımı ihale sürecinin sırasını izler:

• İhtiyaç raporu — harcama biriminin mal, hizmet ve yapım kalemlerini OKAS kodlarıyla EKAP'ta oluşturması; ihale kaydının temelidir.
• İhale kaydı ve İKN alınması — usul, tür, e-ihale/e-eksiltme seçimi ve tarih bilgileriyle ihale kayıt numarası alınır; İKN olmadan ihale yapılamaz.
• Yaklaşık maliyet — hesaplama cetveliyle kaydedilir ve gizli tutulur; eşik değer, ilan süresi ve yeterlik kriterlerini belirler.
• Doküman hazırlama — teknik şartname yüklenir, idari şartname ve sözleşme tasarısı tip şartname sihirbazıyla oluşturulur, doküman e-imza ile kilitlenir.
• İlan hazırlama ve EKAP ilan bedeli — ilan KİK onayından geçerek Kamu İhale Bülteni'nde yayımlanır; ilan bedeli ve e-ihale hizmet bedeli idarece ödenmeden ilan yayımlanmaz, ilan süreleri eşik değer ve usule göre 7-40 gündür.
• Sevk işlem formu — ilan metni ve bedel bilgilerinin KİK'e elektronik iletilmesi.
• İhale komisyonu — başkan, üyeler ve yedekler EKAP'ta tanımlanır; üyeler teklifleri e-imzayla açar.
• Zeyilname ve açıklama — değişiklikler doküman indiren tüm isteklilere ihale tarihinden en az 10 gün önce bildirilir.
• Teklif değerlendirme ve sonuç — teklifler EKAP'ta açılır, aşırı düşük sorgulama ve belge isteme EKAP üzerinden yürütülür, kesinleşen karar tebliğ edilir, sözleşme kaydedilir ve sonuç raporu KİK'e gönderilir.

İhale dosyası ve doküman hazırlığı için ihale öncesi hazırlık ve ihale işlem dosyası rehberi, komisyon çalışması için ihale komisyonu rehberi, şikâyet süreci için kamu ihalelerinde şikâyet ve inceleme rehberi tamamlayıcıdır.

EKAP Teklif Verme ve e-İhale: İstekli İşlemleri, Doküman İndirme, e-Teklif Hazırlama ve Gönderme, Elektronik Geçici Teminat, Yeterlik Bilgileri Tablosu, e-Eksiltme, EKAP e-Formlar, İş Deneyim Belgesi Sorgulama ve Güncelleme, Sözleşme İşlemleri

EKAP teklif verme e-ihalelerde tamamen elektronik yürütülür: istekli ihaleyi EKAP'ta bulur, dokümanı e-imza ile indirir (indirmeyen teklif veremez), teklif mektubunu ve yeterlik bilgileri tablosunu doldurur, geçici teminatı elektronik teminat mektubu ya da nakit olarak beyan eder, teklifi e-imzayla imzalayıp ihale saatinden önce gönderir (saate kadar geri çekip yeniden verebilir).

e-Eksiltme: idari şartnamede öngörülmüşse ilk değerlendirmeden sonra istekliler EKAP'ta belirlenen tur sayısı, bekleme süresi ve asgari fark aralığı kurallarıyla yeni teklif verir. EKAP e-formlar: 2025'ten itibaren teklif mektubu, yeterlik bilgileri tablosu, geçici teminat ve sözleşme formları EKAP'ta elektronik form olarak doldurulup imzalanır; form içerikleri EKAP verisiyle otomatik dolar.

İş deneyim belgesi sorgulama ve düzenlenmesi: idareler tamamlanan işler için belgeyi EKAP'ta düzenler, istekliler belge numarasıyla beyan eder ve idareler EKAP'tan doğrudan teyit eder. Sözleşme işlemleri: sözleşmeye davet EKAP'tan tebliğ edilir, sözleşme öncesi belgeler EKAP'ta kontrol edilir, sözleşme EKAP'a kaydedilir ve iş artışı, süre uzatımı ve fesih EKAP'ta işlenir.

İstekli firmalar için teklif hazırlama ve ihale takibi istekli firmalar için kamu ihale eğitimi rehberinde, e-eksiltme ihaleleri e-eksiltme ihaleleri rehberinde anlatılmıştır.

EKAP Kullanımı, EKAP Akademi, EKAP Destek Hattı, Günlük Bülten, Duyurular, Bakım Çalışmaları ve Sürüm Güncellemeleri, Sık Yapılan Hatalar ve EKAP Kullanıcılarının Sorumlulukları

EKAP kullanımı günlük iş akışında birkaç kaynakla kolaylaşır:

• EKAP akademi — KİK'in eğitim videoları, kullanım kılavuzları ve modül bazlı anlatımları.
• EKAP destek hattı — KİK çağrı merkezi; kayıt, e-imza, giriş ve işlem sorunlarında İKN ve kullanıcı bilgisiyle iletişim.
• Günlük bülten — Kamu İhale Bülteni'nin EKAP'ta günlük yayımı; e-posta aboneliği ve ilgi alanı filtreleri.
• EKAP duyuruları — mevzuat değişiklikleri, e-form geçişleri, eşik değer ve ilan bedeli güncellemeleri.
• Bakım çalışmaları — önceden duyurulan bakım pencerelerinde EKAP'a erişilemez; ihale tarihine denk gelirse ihale ertelenir ve teklif süresi uzatılır.

Kullanıcıların sorumlulukları: idare kullanıcıları 4734 md. 60 ve 5018 sayılı Kanun'a göre, istekli kullanıcıları e-imza ile yaptıkları işlemlerden şirket adına sorumludur; şifre ve e-imza paylaşımı yasaktır ve EKAP kayıtları resmi belge niteliğindedir. Şikâyet ve itirazen şikâyet süreçleri için ihale şikâyet ve itirazen şikâyet rehberi tamamlayıcıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• İdare ve istekli girişlerini karıştırmak; gerçek kişi olarak e-Devlet girişiyle şirket adına teklif vermeye çalışmak
• Platform sorumlusu değişikliğini bildirmemek; görevden ayrılan kullanıcıların yetkisini kaldırmamak
• İstekli iletişim ve e-posta bilgilerini güncellememek; EKAP tebligatını görmemek
• Dokümanı e-imza ile indirmeden teklif vermeye çalışmak
• e-Teklifi son dakikaya bırakmak; e-imza yazılımı ve tarayıcı uyumsuzluğu yüzünden teklif verememek
• SGK aktivasyonu ve vergi borcu bilgi paylaşım iznini vermemek
• Yeterlik bilgileri tablosunu ve teminat mektubu bilgilerini eksik ya da hatalı doldurmak
• İdarelerde İKN almadan işlem yapmak; yaklaşık maliyeti EKAP'a kaydetmemek
• İlan bedelini ödemeden ilanın yayımlanmasını beklemek; ilan sürelerini yanlış hesaplamak
• Zeyilnameyi ihale tarihinden en az 10 gün önce yapmamak
• İhale sonuç formunu ve sözleşme kaydını göndermemek; iş deneyim belgesini EKAP dışında düzenlemek
• EKAP bakım duyurularını ve sürüm güncellemelerini takip etmemek

EKAP Eğitimi Kimler İçin? Uygulamalı EKAP Eğitimi Programı, İçerik, Süre, Eğitmen Seçimi ve Katılım Belgesi

EKAP eğitimi (Uygulamalı Elektronik Kamu Alımları Platformu Eğitimi) aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Kamu ve özel sektörde EKAP'ı kullanan tüm kullanıcılar, kamu kurumlarının elektronik ihale süreçlerinde görev alan personel.
• İhale yetkilileri, harcama yetkilileri, gerçekleştirme görevlileri, ihale komisyonu üyeleri, satın alma ve destek hizmetleri birimleri.
• İlk kez EKAP kullanacak ya da ihale yapacak belediyeler, il özel idareleri, üniversiteler, hastaneler, KİT'ler, belediye şirketleri ve vakıf üniversiteleri.
• Özel sektör şirketlerinin satış, ihale ve teklif hazırlama birimleri, kamu ihalelerine yeni girecek firmalar, iş ortaklığı yönetenler.
• Mali müşavirler ve ihale danışmanları.

Eğitim içeriği; EKAP'ta doğrudan temin, ihale işlemleri, zeyilname, iş artışı ve eksilişi, teklif değerlendirme ve sonuç işlemleri, iş deneyim belgesi, sözleşme devri ve tasarısı, belge sorgulama, uygulamalı temizlik ihalesi, ihtiyaç raporu, teknik ve idari şartname, ilan hazırlama, sevk işlem formu, kapsam dışı ihale uygulamaları, mobil imza ile EKAP yönetim süreci ve e-ihale (elektronik belge sunumu ve teyidi, sunulmayacak belgeler tablosu, elektronik geçici teminat, yeterlik bilgileri tablosu, ekonomik açıdan en avantajlı teklif, elektronik eksiltme, bildirim ve tebligat esasları, İKN, doküman ve komisyon tanımlanması) bölümlerinden oluşur.