E-İhale Eğitimi: Elektronik İhale Nedir, Amacı ve Kapsamı, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve 2018-2019 Değişiklikleri, E-İhale Süreci (İhale Kaydı, Doküman, İlan, E-Teklif Açılışı, Beyan Usulü ve Belge Teyidi, Aşırı Düşük, Kesinleşen Karar), Bildir

Elektronik İhale Nedir? E-İhalenin Tanımı, Amacı, Hukuki Dayanağı, Kapsamı, Karma Elektronik Model ve E-İhale ile Klasik İhale Arasındaki Farklar

Elektronik ihale nedir sorusunun cevabı 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun ek 1. maddesi ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği'nde verilir: elektronik ihale (e-ihale), kamu alımlarının ilanından sözleşmenin imzalanmasına kadar olan sürecinde tekliflerin, yeterlik bilgilerinin, belgelerin, tutanakların, bildirim ve tebligatların Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden elektronik ortamda hazırlandığı, sunulduğu, açıldığı, değerlendirildiği ve sonuçlandırıldığı ihale yöntemidir. 4734'ün temel ilkeleri (saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenilirlik, gizlilik, kamuoyu denetimi, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılması) gözetilerek ihale sürecindeki esas ve usullerin bilgi ve iletişim teknolojileriyle desteklenmesi ve satın alma işlemlerinin en az iş yükü ve maliyetle yapılması için kurulan bilişim altyapısıdır.

E-ihalenin amacı, kamu alımlarında şeffaflık, rekabet, etkinlik, verimlilik ve tasarruf sağlanması, alım süreçlerinin standartlaştırılması, bilgi bütünlüğü, doğruluğu ve tutarlılığının sağlanması, izlenebilirliğin artmasıyla kamuoyu denetiminin oluşturulması, kâğıt, posta ve noter maliyetlerinin ortadan kalkması, belgelerin kamu kurumlarının veri tabanlarından doğrudan teyidiyle sahte belge riskinin azaltılması ve isteklilerin ihaleye fiziki katılım zorunluluğu olmadan Türkiye'nin her yerinden teklif verebilmesidir.

Kapsam: e-ihale idari şartnamede öngörülmüşse uygulanır (idarenin tercihi; KİK'in belirli alımlarda zorunlu tutması), 4734'e tabi tüm idareler için geçerlidir ve istisna alımlar ile 2886 sayılı Kanun kapsamındaki satış ve kiralama ihaleleri kapsam dışıdır.

Karma elektronik model: e-ihale öncesinde ve e-ihale yapılmayan ihalelerde uygulanan modelde ihale süreci kısmen elektronik (ihale kaydı, doküman, ilan, komisyon, sonuç bildirimi EKAP'ta) kısmen fiziki (tekliflerin zarfla sunulması, zarf açma ve kontrol tutanağı, belgelerin fiziki sunulması) yürütülür ve elektronik ortamda yapılmayan ihalelerde bile elektronik belge teyidi, sunulmayacak belgeler tablosu, e-geçici teminat ve e-banka referans mektubu kullanılır.

E-ihale ile klasik ihale arasındaki farklar:

• Teklif zarfı yerine e-imzalı e-teklif.
• İlk oturumda zarf açma yerine EKAP'ta e-teklif açılışı.
• Belge sunma yerine yeterlik bilgileri tablosu ile beyan ve teyit.
• Fiziki tebligat yerine EKAP tebligatı.
• Islak imzalı tutanaklar yerine EKAP'ta üretilen tutanaklar.
• Fiyat pazarlığı yerine e-eksiltme.

Platformun kullanımı ve ekranları için EKAP nedir rehberi, kamu ihale mevzuatının genel çerçevesi için kamu ihalesi nedir rehberi ve kamu ihale kanunu eğitimi rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği: Tanımlar, EKAP'a Kayıt, E-İmza, E-Teklif, Elektronik Belge Teyidi, Yeterlik Sistemi, Dinamik Alım Sistemi, Elektronik Eksiltme Hükümleri ve 2018-2019 Uygulama Yönetmelikleri Değişiklikleri

Elektronik ihale uygulama yönetmeliği (2011; sonraki değişikliklerle) e-ihalenin usul ve esaslarını düzenler. Tanımlar: EKAP, e-imza (5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre nitelikli elektronik sertifika), e-teklif, elektronik eksiltme, dinamik alım sistemi, yeterlik sistemi, platform sorumlusu, zaman damgası, e-anahtar (tekliflerin şifrelenmesinde kullanılan ve ihale saatinden sonra açılan anahtar) ve yeterlik bilgileri tablosu. EKAP'a kayıt ve e-imza: idarelerin ve isteklilerin EKAP'a kaydı, protokol, platform sorumlusu, kullanıcı yetkileri ve e-imza ile işlem yapma zorunluluğu (doküman indirme, e-teklif, e-eksiltme, sözleşme).

E-teklif: e-teklifin EKAP'ta hazırlanması, teklif mektubu ve eki cetvellerin sistemde doldurulması, e-imza ile imzalanması, ihale tarih ve saatine kadar EKAP'a gönderilmesi, gönderilen teklifin ihale saatine kadar geri alınıp yeniden verilebilmesi, e-tekliflerin ihale saatinde komisyonca açılması ve teklif fiyatları ile yeterlik bilgilerinin EKAP'ta görülmesi.

Elektronik belge teyidi ve yeterlik bilgileri tablosu: isteklilerin ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterlik belgelerini fiziki sunmak yerine EKAP'ta beyan etmesi, beyan edilen bilgilerin EKAP entegrasyonlarıyla (ticaret sicil ve MERSİS, GİB, SGK, KİK yasaklılar listesi, EKAP iş deneyim belgeleri, bankaların e-teminat ve e-banka referans mektubu) teyit edilmesi, teyidi yapılamayan bilgilerin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahibinden belgeleriyle tevsik edilmesinin istenmesi ve beyan ile belgenin uyumsuzluğunda teklifin değerlendirme dışı bırakılması ve geçici teminatın gelir kaydı gibi yaptırımlar.

Yeterlik sistemi: belirli alımlar için isteklilerin önceden yeterliklerinin belirlenip listeye alındığı ve bu liste üzerinden e-ihale yapıldığı sistem ile dinamik alım sistemi (piyasada mevcut, standart nitelikli mal ve hizmetlerin elektronik ortamda süresi boyunca açık kalan ve yeni katılımcı kabul eden sistemle alımı) yönetmeliğin ileri düzey araçlarıdır. Elektronik eksiltme hükümleri: eksiltmenin idari şartnamede öngörülmesi, eksiltme yapılabilecek ihaleler (fiyat ya da fiyat ve fiyat dışı unsurların sayısal olarak ölçülebildiği ihaleler; yapım işlerinde ve danışmanlıkta sınırlar), eksiltmenin ilk değerlendirmeden sonra başlaması, tur sayısı, bekleme süresi, asgari fark aralığı ve eksiltmede isteklilere sıralamalarının gösterilmesi ile eksiltme sonunda ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi.

2018-2019 değişiklikleri: 19 Haziran 2018 uygulama yönetmelikleri değişiklikleriyle tekliflerin elektronik ortamda alındığı beyan usulünün kapsamının genişletilmesi, e-ihale ve e-eksiltmenin devreye alınması, sunulmayacak belgeler tablosu, elektronik geçici teminat mektubu ve elektronik banka referans mektubu, iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi ve teyidi, 2 Ocak 2019 itibarıyla açık ihale ve 21/f e-ihalelerinin başlaması ve KİK'in sonraki yıllarda e-ihale kapsamını genişleten ve e-şikâyet, e-doğrudan temin, e-teminat ve e-formları getiren düzenlemeleri; bu değişikliklerin idare personeli için pratik sonucu tekliflerin zarfla değil EKAP'ta alınması, belgelerin istekliden değil sistemden teyit edilmesi ve tüm tutanak ve tebligatların EKAP'ta üretilmesidir.

İstekliler açısından e-ihale kuralları istekliler için elektronik ihale eğitimi rehberinde, e-eksiltmenin ayrıntısı e-eksiltme ihaleleri rehberinde anlatılmıştır.

E-İhale Süreci: İdarelerin EKAP'a Kaydı, İhtiyaç Raporu, Yaklaşık Maliyet, İhale Kaydı ve İKN, Doküman Hazırlanması, Teknik Şartname ve Açıklama, İlan Hazırlama, İhale Onayı, Komisyon Üyelerinin Atanması ve E-Teklif Açılış İşlemleri

E-ihale süreci EKAP üzerinden e-ihale işlem süreçlerinin maddeler hâlinde izlenmesiyle anlaşılır:

• İdarelerin EKAP'a kaydı — idare tanımlama, protokol, platform sorumlusu ve kullanıcı yetkilendirmesi (ihale yetkilisi, komisyon üyesi, gerçekleştirme görevlisi, doküman hazırlama, ilan, sonuç, sözleşme, iş deneyim belgesi rolleri) ve e-imza temini.
• İhtiyaç raporu ve yaklaşık maliyet — harcama biriminin ihtiyaç raporunu EKAP'ta oluşturması (kalemler, OKAS kodları, miktar, teslim süresi), yaklaşık maliyetin uygulama yönetmeliklerine göre hesaplanması, hesap cetvelinin EKAP'a kaydı ve gizli tutulması.
• İhale kaydı ve İKN alınması — ihale usulü, ihale türü ve konusu, e-ihale ve e-eksiltme seçimi, kısmi teklif, alternatif teklif, fiyat dışı unsur, yerli istekli ve yerli malı avantajı, ihale tarihi ve saati bilgileriyle ihale kayıt numarasının alınması; İKN olmadan işlem yapılamaz.
• Doküman hazırlanması — idari şartname, ön yeterlik şartnamesi, sözleşme tasarısı ve çerçeve anlaşma tasarısının EKAP'ın tip şartname sihirbazıyla madde madde oluşturulması, teknik şartnamenin hazırlanıp EKAP'a yüklenmesi (belirli marka ve model belirtilmemesi, rekabeti engelleyici hükümlerden kaçınılması), dokümanın e-imza ile onaylanıp kilitlenmesi.
• İlan hazırlama — ilan metninin dokümanla uyumlu hazırlanması, ilan sürelerinin (yaklaşık maliyet, eşik değer ve ihale usulüne göre 7, 14, 21 ve 40 gün) hesaplanması, ilan bedeli ve e-ihale hizmet bedelinin ödenmesi, ilanın KİK kontrolünden geçerek Kamu İhale Bülteni'nde yayımlanması.
• İhale onayı — ihale onay belgesinin EKAP'ta düzenlenmesi (yaklaşık maliyet, kullanılabilir ödenek, ihale usulü ve gerekçesi, ilan bilgileri) ve ihale yetkilisince onaylanması.
• Komisyon üyeleri atama — ihale yetkilisinin biri başkan, ikisi işin uzmanı ve biri muhasebe ya da mali işlerden sorumlu olmak üzere en az beş kişilik komisyonu ve yedek üyeleri görevlendirmesi; üyelerin e-imza sahibi olması.
• E-teklif açılış işlemleri — ihale tarih ve saatinde komisyonun EKAP'ta e-teklifleri açması, belge kontrol tutanağının oluşturulması, teklif fiyatları ve yeterlik bilgilerinin görülmesi; e-ihalede isteklilerin salonda bulunma zorunluluğu yoktur.

İhale dosyasının hazırlanması için ihale öncesi hazırlık ve ihale işlem dosyası rehberi, komisyonun yapısı ve çalışması için ihale komisyonu rehberi tamamlayıcıdır.

E-İhalede Tekliflerin Değerlendirilmesi: Beyan Usulü ve Elektronik Belge Teyidi, Belge İsteme, Aşırı Düşük Teklif Sorgulaması, Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklif, Kesinleşen İhale Kararı, Sözleşmeye Davet, Bildirim ve Tebligat Esasları ve Şikâyet Süreci

Beyan usulü, e-ihalenin değerlendirme aşamasının temelidir: istekliler yeterlik kriterlerine ilişkin bilgileri yeterlik bilgileri tablosunda beyan eder, komisyon beyanları EKAP entegrasyonlarından teyit eder (elektronik ortamda teyidi yapılabilen belgeler: ticaret sicil ve imza yetkilisi, yasaklılık, SGK ve vergi borcu, EKAP'ta düzenlenmiş iş deneyim belgesi, e-teminat, e-banka referans mektubu, bilanço ve gelir tablosu; teyidi yapılamayanlar: EKAP dışı iş deneyim belgeleri, kalite belgeleri, yerli malı belgesi, üretici yetki belgesi, katalog ve numune).

Aşırı düşük teklif sorgulaması: sınır değerin (yapım işlerinde sınır değer katsayısı ile, hizmet alımlarında kârsız yaklaşık maliyet ve personel çalıştırılmasına dayalı hizmetlerde asgari işçilik maliyeti üzerinden, mal alımlarında idarenin belirlediği yöntemle) EKAP'ta hesaplanması, sınır değerin altındaki tekliflerden EKAP üzerinden yazılı açıklama istenmesi, açıklamaların Kamu İhale Genel Tebliği'ne göre değerlendirilmesi ve idari şartnamede öngörülmüşse doğrudan reddedilmesi.

Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi: en düşük fiyat ya da fiyat dışı unsurlar (işletme ve bakım maliyeti, teknik değer, kalite, süre; puanlama) ile belirlenir, yerli istekli ve yerli malı teklif eden istekli lehine fiyat avantajı EKAP hesabında uygulanır, eşit tekliflerde iş deneyim tutarı, ceza ve gelir kaydı bilgileri ve son çare kura yöntemleri uygulanır ve e-eksiltme öngörülmüşse ilk değerlendirmeden sonra eksiltme turları yapılır.

Kesinleşen ihale kararı: ihale komisyonu kararı EKAP'ta düzenlenir ve ihale yetkilisince beş iş günü içinde onaylanır ya da gerekçeli olarak iptal edilir, kesinleşen ihale kararı EKAP üzerinden üç gün içinde tüm isteklilere tebliğ edilir ve şikâyet süresi (kararın tebliğinden itibaren on gün; eşik değerin altındaki ihalelerde beş gün) kararda yazılır. Sözleşmeye davet: şikâyet süresinin bitiminden ya da sonuçlanmasından sonra ihale üzerinde bırakılan istekli EKAP üzerinden sözleşmeye davet edilir (tebliğden itibaren on gün içinde kesin teminat ve belgelerle sözleşme imzalama); sözleşmeye gelmeyen isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilir ve ikinci istekli davet edilir.

Bildirim ve tebligat esasları: e-ihalede tüm bildirim ve tebligatlar EKAP üzerinden yapılır, EKAP'a yüklendiği tarih tebliğ tarihi sayılır, isteklinin kayıtlı e-postasına bilgilendirme gönderilir ancak tebliğ e-postaya değil EKAP kaydına bağlıdır; EKAP dışı tebligat yalnızca Yönetmelik'in izin verdiği istisnalarda geçerlidir ve yanlış tebligat yöntemi şikâyet sürelerini ve ihale sonucunu etkiler. Şikâyet süreci: idareye şikâyet ve KİK'e itirazen şikâyet başvuruları e-şikâyet uygulamasıyla EKAP üzerinden yapılır, idarenin on gün içinde karar vermesi ve ihale sürecinin durması ve sözleşme yasağı e-ihalede de aynen uygulanır.

Aşırı düşük teklif hesabı için aşırı düşük sorgulama ve sınır değer rehberi, şikâyet süreci için kamu ihalelerinde şikâyet ve inceleme rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

E-İhale Hizmet Bedeli ve İlan Bedeli, E-Formlar, Elektronik Geçici Teminat ve Banka Referans Mektubu, Sunulmayacak Belgeler Tablosu, İş Deneyim Belgelerinin EKAP'ta Düzenlenmesi, Sözleşme İşlemleri ve E-İhalede Sık Yapılan Hatalar

E-ihale hizmet bedeli: 4734 md. 53'e göre Kamu İhale Kurumu'nun gelirleri arasında yer alan ve EKAP üzerinden yapılan e-ihaleler için ihale üzerinde bırakılan istekliden sözleşme imzalanmadan önce tahsil edilen bedeldir; ilan bedeli ise ilanın Kamu İhale Bülteni'nde yayımlanması için idarece ödenen ve her yıl güncellenen ücrettir. Her iki ödeme KİK'in kurumsal tahsilat sistemi üzerinden yapılır; ödeme yapılmadan sözleşme EKAP'a kaydedilemez ve ilan yayımlanmaz.

E-formlar: 2025'ten itibaren teklif mektubu, birim fiyat teklif cetveli, iş ortaklığı beyannamesi, yeterlik bilgileri tablosu, sunulmayacak belgeler tablosu, geçici teminat, komisyon tutanakları, kesinleşen ihale kararı, sözleşmeye davet ve sözleşme formlarının EKAP'ta elektronik form olarak üretilip imzalanması; e-formlar EKAP verisiyle otomatik dolar ve kâğıt form kullanımını sona erdirir.

Elektronik geçici teminat ve banka referans mektubu: bankaların ve sigorta şirketlerinin EKAP'a doğrudan ilettiği elektronik teminat mektupları ile isteklinin teklifinde mektup bilgilerini beyan etmesi, idarenin teminatı EKAP'tan teyidi ve iadesi; e-teminat, fiziki teminat mektubuna göre sahtecilik riskini ortadan kaldırır. Sunulmayacak belgeler tablosu: elektronik ortamda yapılmayan ihalelerde elektronik teyidi yapılabilen belgelerin fiziki sunulmasına gerek kalmadan tabloyla beyan edilmesi ve ilk oturumda var yok kontrolünün bu tabloya göre yapılması. İş deneyim belgelerinin EKAP'ta düzenlenmesi: iş bitirme, iş durum, iş denetleme ve iş yönetme belgelerinin sözleşme kaydına dayanılarak EKAP'ta düzenlenmesi ve e-ihalede doğrudan teyidi.

Sözleşme işlemleri: sözleşmenin EKAP'ta kaydı, iş artışı ve eksilişi, süre uzatımı, sözleşme devri, fesih ve tasfiye kayıtları, sonuç bildirim formunun KİK'e gönderilmesi ve hakediş ve kesin hesap aşamasında EKAP kayıtlarının kullanımı.

İhale dosyasının bütünü için ihale dosyası nasıl hazırlanır rehberi, itirazen şikâyet için ihale şikâyet ve itirazen şikâyet rehberi tamamlayıcıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• E-ihale seçildiği hâlde idari şartnamede beyan usulü, belge teyidi ve e-eksiltme hükümlerini eksik bırakmak
• Komisyon üyelerini e-imzasız görevlendirmek; ihale saatinde e-teklifleri açamamak
• Dokümanı e-imza ile indirmeyen istekliden teklif kabul etmek
• EKAP'tan teyit edilebilen belgeleri istekliden istemek; tüm isteklilerden belge istemek
• Beyan edilen bilgi ile sunulan belge arasındaki uyumsuzluğu değerlendirmemek
• Aşırı düşük açıklama istemeyi ve cevapları EKAP dışında yürütmek
• Kesinleşen ihale kararını ve sözleşmeye daveti EKAP dışında tebliğ etmek; tebliğ tarihini yanlış almak
• Şikâyet ve itirazen şikâyet sürelerini e-ihale tebligat kurallarına göre hesaplamamak
• İlan ile doküman arasında uyumsuzluk bırakmak; ilan süresini yaklaşık maliyete göre yanlış belirlemek
• E-ihale hizmet bedeli ve ilan bedelini ödemeden sözleşme ve ilan işlemlerine geçmek
• E-eksiltmeyi dokümanda öngörmeden başlatmak; tur, süre ve asgari fark kurallarını yazmamak
• Sonuç bildirim formunu ve sözleşme kaydını EKAP'a girmemek; iş deneyim belgesini EKAP dışında düzenlemek

E-İhale Eğitimi Kimler İçin? Elektronik İhale Eğitimi Programı, E-İhale Eğitim Semineri, İçerik, Süre, Eğitmenler ve Katılım Belgesi

E-ihale eğitimi (Elektronik İhale Eğitimi) aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Kamu idarelerinin ihale yetkilileri, ihale komisyonu başkan ve üyeleri.
• Satın alma, destek hizmetleri ve idari ve mali işler birimleri.
• Harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlileri, ihale işlem dosyasını hazırlayan personel.
• EKAP platform sorumluları ve kullanıcıları.
• Belediyeler, il özel idareleri, üniversiteler, hastaneler, KİT'ler, belediye şirketleri ve vakıf üniversitelerinin ihale birimleri.
• İç denetçiler, ön mali kontrol birimleri, hukuk müşavirlikleri, muhasebe ve strateji geliştirme birimleri.

İstekli firmalar için teklif hazırlama odaklı ayrı bir program bulunur. Eğitim içeriği; elektronik ihalenin tanımı ve amacı, karma elektronik model, elektronik ihale kapsamı ve tanımlar, EKAP üzerinden e-ihale işlem süreçleri, ihale kaydı, teknik şartname açıklama, ilan hazırlama, e-ihalede bildirim ve tebligat esasları, idarelerin EKAP'a kaydı, yaklaşık maliyet, ihtiyaç raporu, İKN alınması, doküman hazırlanması, ihale onayı, komisyon üyeleri atama, e-teklif açılış işlemleri, beyan usulü ve elektronik belge teyidi, belge isteme, aşırı düşük teklif sorgulaması, ekonomik açıdan en avantajlı teklif, kesinleşen ihale kararı, sözleşmeye davet, e-ihale hizmet bedeli, e-formlar, elektronik geçici teminat, sunulmayacak belgeler tablosu, elektronik eksiltme ve e-ihalede sık yapılan hatalar bölümlerinden oluşur.

Elektronik ihale eğitimi ve e-ihale eğitim semineri aramalarıyla ulaşılan bu program, kamu ihale mevzuatı, EKAP kullanımı, e-eksiltme, ihale komisyonu, ihale dosyası, aşırı düşük teklif ve şikâyet süreci eğitimleriyle bütünleşir.