Köylere Hizmet Götürme Birliği İhale Yönetmeliği: Birliğin Yapısı, Temel İlkeler, İhale Komisyonu, Yaklaşık Maliyet, Yeterlik, Açık İhale, Doğrudan Temin ve Fatura Karşılığı Alım Usulleri, Götürü Bedel ve Sözleşme

Köylere Hizmet Götürme Birliği Nedir? Kuruluşu, Organları ve İhale Mevzuatındaki Yeri

Köylere hizmet götürme birliği nedir: 5355 sayılı Mahalli İdare Birlikleri Kanunu'nun 18. maddesine göre ilçelerde, yol, su, kanalizasyon ve benzeri altyapı tesisleri ile köylere ait diğer hizmetlerin yürütülmesine yardımcı olmak ve kırsal kalkınmayı sağlamak üzere, ilçedeki tüm köylerin iştirakiyle kurulan kamu tüzel kişiliğine sahip mahalli idare birliğidir; büyükşehirlerde köylerin mahalleye dönüşmesiyle (6360 sayılı Kanun) bu illerdeki birlikler tasfiye edilmiş, diğer illerde faaliyetleri sürmektedir.

Gelirleri: köylerin ve il özel idaresinin katılım payları, merkezi yönetimden (KÖYDES ödenekleri, bakanlık ve valilik yardımları) aktarılan kaynaklar, bağışlar ve hizmet gelirleri; birlik bütçesi ve muhasebesi mahalli idare birliği mevzuatına ve 5018 sayılı Kanun'a tabidir.

Genel ihale mevzuatının çerçevesi için kamu ihale mevzuatı rehberi, muhtarların birlikteki rolü için muhtarın görev ve yetkileri rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Uygulama İlkeleri: Temel İlkeler, İhale Yetkilisi, İhale Komisyonu, İhale Dokümanı ve İhale İşlem Dosyası

Yönetmelik'in temel ilkeleri 4734'ün 5. maddesinin uyarlamasıdır: saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenirlik, gizlilik ve kamuoyu denetimi; aralarında doğal bağlantı olmadığı sürece mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri bir arada ihale edilemez ve limit altına inmek için alımlar bölünemez.

İhale dokümanının hazırlanması: idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı ve standart formlar Yönetmelik ekindeki örneklere göre hazırlanır; işin adı ve miktarı, ihale usulü, yeterlik belgeleri, teminat oranları, teklif geçerlilik süresi ve cezalar gibi zorunlu hususlar eksikse ihale iptal edilir.

İhale işlem dosyasının hazırlanması için ihale öncesi hazırlık ve ihale işlem dosyası rehberi tamamlayıcıdır.

İhaleye Katılım Kuralları: Yaklaşık Maliyet, Yeterlik, İhale Dışı Bırakılma, İhaleye Katılamayacak Olanlar, Şartnameler, Onay Belgesi ve İş Ortaklığı

Yaklaşık maliyetin tespiti: ihale onayından önce birlik tarafından, yapım işlerinde kamu kurum birim fiyatları ve piyasa araştırması, mal ve hizmet alımlarında piyasa fiyat araştırması esas alınarak KDV hariç hesaplanır; yaklaşık maliyet gizlidir ve ihale saatinde tekliflerle birlikte açıklanır.

İhale dışı bırakılma durumları (4734 md. 10'un uyarlaması): iflas, tasfiye, kesinleşmiş sosyal güvenlik ve vergi borcu, mesleki faaliyetten hüküm giyme, yanıltıcı bilgi ve belge.

Şartnameler işin teknik ve idari şartlarını rekabeti engellemeyecek biçimde belirler; belirli marka ve model işaret edilemez. Onay belgesi, yaklaşık maliyet, kullanılabilir ödenek ve ihale usulü bilgileriyle birlik başkanınca imzalanır ve ihale sürecinin başlangıç belgesidir. İş ortaklığı: birden fazla kişi pilot ortak belirleyerek teklif verebilir ve müteselsilen sorumlu olur; konsorsiyum idari şartnamede izin verilmişse mümkündür. İhale saatinden önce, düzeltilmesi mümkün olmayan hususlar varsa ihale iptal edilebilir ve teklifler açılmadan iade edilir.

İhale Usulleri ve Uygulaması: Açık İhale Usulü, Köylere Hizmet Götürme Birliği Doğrudan Temin ve Fatura Karşılığı Alım Usulü

Yönetmelik, birliklerin alımları için üç usul öngörür ve usul seçimi yaklaşık maliyete ve işin niteliğine bağlıdır.

Köylere hizmet götürme birliği doğrudan temin: her yıl İçişleri Bakanlığı'nca güncellenen parasal limitin altındaki alımlarda, ihtiyacın tek kaynaktan karşılanabildiği hâllerde, ilan yapılmaksızın ve ihale komisyonu kurma zorunluluğu olmaksızın, birlik başkanınca görevlendirilen kişilerce piyasa fiyat araştırması yapılarak alım yapılmasıdır; onay belgesi, piyasa fiyat araştırması tutanağı (en az üç teklif alınması iyi uygulamadır) ve fatura-ödeme belgeleri dosyada saklanır.

KHGB ihale usulleri arasında pazarlık usulü ve belli istekliler arasında ihale usulü 4734'teki biçimiyle yer almaz; doğal afet ve ivedi hâller için doğrudan temin hükümleri kullanılır. Usul seçiminde en sık hata, doğrudan temin ve fatura karşılığı alım limitlerinin güncel değerini bilmemek ve yıl içinde aynı türden alımların toplamının açık ihale limitini aşmasıdır.

İlan, İhale Dokümanının Verilmesi, Dokümanda Değişiklik ve İhale Tarihinin Belirlenmesi

İhalenin ilanı: açık ihale usulüyle yapılacak ihaleler, Yönetmelik'te belirlenen süre içinde (4734'teki sürelerden kısa; ihale tarihinden en az yedi gün önce) birlik ve kaymakamlık ilan panolarında ve internet sitelerinde ilan edilir.

İhale dokümanının verilmesi: doküman birlikte bedelsiz görülebilir, ihaleye katılmak için satın alınması ya da bedelsiz temini şartnamede belirtilir ve doküman alan istekliler listesi tutanakla tutulur.

Dokümanda değişiklik: ilan yapıldıktan sonra dokümanda değişiklik kural olarak mümkün değildir; zorunlu hâllerde zeyilname ile değişiklik yapılır ve doküman alan tüm isteklilere bildirilir, gerekiyorsa ihale tarihi ertelenir. İhale tarihinin belirlenmesi: ilan süresi, teklif hazırlama süresi ve yerinde görme ihtiyacı dikkate alınarak birlik başkanınca belirlenir ve tatil günlerine denk getirilmez.

Bu bölümdeki usul hataları, ihalenin idari yargıda iptalinin ve denetimde sorumluluğun en yaygın nedenidir ve birlik personelinin bir ilan kontrol listesiyle çalışması önerilir.

Tekliflerin Verilmesi, Açılması ve Değerlendirilmesi: Götürü Bedel ve Birim Fiyat Teklif, Aşırı Düşük Teklif ve İhale Kararı

Tekliflerin verilmesi: teklifler kapalı zarf içinde son teklif verme saatine kadar birliğe elden ya da posta yoluyla verilir, alındı belgesi düzenlenir ve geç gelen teklifler açılmadan iade edilir.

Tekliflerin açılması: ihale saatinde komisyon zarfları alınış sırasına göre açar, belgelerin tamlığını ve teklif fiyatlarını açıklar ve ilk oturum tutanağını düzenler; bu oturumda teklifin reddine karar verilmez.

İhale kararı: komisyon kararı birlik başkanınca onaylanır ya da gerekçesiyle iptal edilir, kesinleşen karar isteklilere bildirilir; birliklerde şikâyet Yönetmelik'teki usulle birlik başkanlığına yapılır, Kamu İhale Kurumu'na itirazen şikâyet yolu kapalıdır ve idari yargı yolu açıktır. Teklif hazırlığının istekli tarafı için istekli firmalar için kamu ihale rehberi tamamlayıcıdır.

Sözleşme, Teminatlar, Sözleşmenin Uygulanması, Yasaklama ve Denetim

Sözleşmeye davet ve sözleşme: ihale üzerinde kalan istekli kesin teminatı yatırıp ihale dışı bırakılma hâllerinde olmadığına ilişkin belgeleri sunarak sözleşmeyi imzalar; sözleşme birlik başkanı tarafından imzalanır ve imzalanmazsa geçici teminat gelir kaydedilir.

Sözleşmenin uygulanması: iş artışı ve eksilişi, süre uzatımı (mücbir sebep), fiyat farkı, hakediş ve ödeme, kontrol teşkilatı ve muayene-kabul komisyonu, gecikme cezaları ile fesih hükümleri Yönetmelik ve tip sözleşmede düzenlenir; 4735 sayılı Kanun doğrudan uygulanmaz ancak hüküm bulunmayan hâllerde genel şartnameler atıf yoluyla kullanılabilir.

Denetim: birlikler 5355 sayılı Kanun uyarınca İçişleri Bakanlığı'nın idari-mali denetimine ve Sayıştay'ın düzenlilik denetimine tabidir; en sık bulgular ihtiyacın bölünerek limit altına indirilmesi, ilan süresi hataları, yaklaşık maliyet dayanaklarının eksikliği, komisyon oluşumunda uzman eksikliği, birlik organı üyelerinin ihalelere katılması, teminat eksiklikleri ve muayene-kabul tutanağı olmadan ödemedir; KÖYDES ödenekleriyle yapılan işlerde ayrıca uygulama esaslarındaki kurallar ve valilik izleme raporları denetime konu olur.

Sık Yapılan Hatalar

• Doğrudan temin ve fatura karşılığı alım limitlerinin güncel değerini bilmemek; ihtiyacı bölerek limit altına inmek
• Yaklaşık maliyeti dayanaksız hesaplamak ya da hiç hesaplamamak
• İhale komisyonunu uzman ve mali personel olmadan kurmak
• İlan süresini eksik hesaplamak; zorunlu hususları ilanda yazmamak
• Birlik meclisi ve encümeni üyelerinin ya da yakınlarının ihaleye katılmasına izin vermek
• Götürü bedel ile birim fiyat teklif türünü işin niteliğine göre seçmemek
• Aşırı düşük teklifleri açıklama istemeden kabul etmek ya da reddetmek
• Kesin teminat almadan sözleşme imzalamak; teminat süresini sözleşme süresinden kısa tutmak
• Muayene-kabul tutanağı olmadan ödeme yapmak; hakediş belgelerini düzensiz tutmak
• Şikâyet yolunu 4734'teki gibi KİK'e yönlendirmek; Yönetmelik'teki şikâyet usulünü bilmemek

Köylere Hizmet Götürme Birliği İhale Yönetmeliği Eğitimi Kimler İçin? Köylere Hizmet Götürme Birliği Eğitimi, Köylere Hizmet Birliği İhale Eğitimi, Kamu İhale Eğitimi ve İhale Eğitimi Programları

Köylere hizmet götürme birliği ihale yönetmeliği eğitimi aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Kaymakamlar ve vali yardımcıları (birlik başkanı ve ihale yetkilisi olarak), birlik müdürleri ve birlik personeli, birlik muhasebe ve mali işler sorumluları.
• Birlik encümeni ve meclis üyeleri (köy muhtarları ve il genel meclisi üyeleri), ihale komisyonlarında görevlendirilen kaymakamlık ve ilçe müdürlükleri personeli.
• İl özel idarelerinin birliklerle çalışan birimleri, KÖYDES uygulamalarını yürüten valilik ve il özel idaresi personeli.
• Birliklerin ihalelerine katılan yüklenici firmalar, mülkiye müfettişleri, iç denetçiler ve birlik ihalelerinde görev alan avukat ve danışmanlar.

Program Yönetmelik'in sırasına göre uygulama ilkeleri, ihaleye katılım kuralları (yaklaşık maliyet, yeterlik, ihale dışı bırakılma, katılamayacak olanlar, iş ortaklığı), ihale usulleri (açık ihale, doğrudan temin, fatura karşılığı alım), tekliflerin verilmesi ve değerlendirilmesi, sözleşme, teminat, yasaklama ve denetim bölümlerinden oluşur.