BAP Projesi Nedir? Bilimsel Araştırma Projeleri: Üniversite Destekli, TÜBİTAK, SAN-TEZ ve AB Projelerinde Bütçe ve Personel, Muhasebe, İhale ve Vergi Muafiyet İşlemleri

BAP Projesi Nedir? Üniversite Tarafından Desteklenen Projeler ve Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetmeliği

BAP projesi nedir: bilimsel araştırma projesi, tamamlandığında sonuçlarıyla alanında bilime evrensel ya da ulusal ölçülerde katkı yapması, ülkenin teknolojik, ekonomik, sosyal ve kültürel kalkınmasına katkı sağlaması beklenen, yükseköğretim kurumu içi ya da dışı kurum ve kuruluşların katılımıyla da yapılabilecek bilimsel içerikli projedir. Üniversitenin kendi kaynaklarından desteklenen projeler Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik ile 2547 sayılı Kanun'un 58. maddesine göre yürütülür.

Kaynak: üniversite bütçesinden BAP için ayrılan ödenek, döner sermaye gelirlerinden 2547 md. 58 uyarınca ayrılan BAP payı (tıp ve diş hekimliği fakülteleri ile diğer birimler için farklı oranlar), araştırma altyapısı destekleri ve diğer kaynaklar; bu kaynaklar BAP özel hesabına aktarılır.

• Proje türleri: araştırma projeleri, lisansüstü tez projeleri, altyapı projeleri, hızlı destek projeleri, sanayi iş birliği projeleri, katılımlı araştırma projeleri, çok disiplinli projeler, uluslararası araştırma iş birliği projeleri, yayın ve etkinlik destekleri.
• Süreç: yürütücünün başvurusu, bütçe ve iş planı, komisyonun ön incelemesi ve hakem değerlendirmesi, kabul kararı, proje sözleşmesi ve başlangıç, harcamalar, altı aylık ara raporlar, süre uzatımı ve bütçe revizyonu, sonuç raporu, yayın ve fikri mülkiyet yükümlülükleri, projenin kapatılması ve dayanıklı taşınırların üniversite envanterine kaydı.

BAP'ın üniversite içindeki yeri, araştırma stratejisiyle bağlantısıdır; stratejik planın araştırma hedefleri ve BAP destek öncelikleri birlikte kurgulanır ve bunun için üniversitelerde stratejik planlama rehberi tamamlayıcıdır.

TÜBİTAK Projeleri, SAN-TEZ ve Sanayi İş Birliği Projeleri ile AB Projeleri: Kaynak, Program ve Mevzuat Farkları

TÜBİTAK projeleri: Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu'nun destek programlarıyla (1001 bilimsel ve teknolojik araştırma, 1002 hızlı destek, 1003 öncelikli alanlar, 1005 ulusal yeni fikirler ve ürünler, 1007 kamu kurumları araştırma ve geliştirme, 3501 kariyer geliştirme, 1071 uluslararası iş birliği) desteklenen ve üniversite tarafından yürütülen projelerdir.

SAN-TEZ ve sanayi iş birliği projeleri: Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'nın Sanayi Tezleri Programı (SAN-TEZ), üniversite-sanayi iş birliğiyle lisansüstü tez konularının sanayi sorunlarına yönelik yürütülmesini desteklemiş; sonrasında sanayi doktora programları, TÜBİTAK'ın üniversite-sanayi iş birliği destekleri (1505 gibi), teknoloji geliştirme bölgeleri ve teknoloji transfer ofisleri aracılığıyla sürdürülmüştür. Bu projelerde sanayi kuruluşunun nakdi katkısı, Bakanlık ya da TÜBİTAK desteği ve üniversitenin katkısı bir arada bulunur; harcamalar ilgili programın esaslarına ve üniversitenin döner sermaye ya da BAP mevzuatına göre yapılır, fikri mülkiyet paylaşımı sözleşmeyle belirlenir.

AB projeleri: Avrupa Birliği'nin araştırma ve yenilik çerçeve programı (Ufuk Avrupa), Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Programı, Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) ve diğer uluslararası kuruluşların hibeleriyle desteklenen projelerdir; hibe tutarları ilgili yönetmeliğe göre özel hesapta izlenir, harcamalar hibe sözleşmesinin (grant agreement) kurallarına göre yapılır, raporlama ve denetim AB kurallarına tabidir; kur farkı, eş finansman, dolaylı maliyet oranı ve uygun maliyet kavramları bu projelere özgüdür.

AB proje döngüsü ve başvuru hazırlığı için AB proje döngüsü yönetimi rehberi, genel proje yönetimi için proje yazma ve proje yönetimi rehberi ayrıca hazırlanmıştır.

Bütçe ve Personel İşlemleri: Proje Bütçesi, Bütçe Revizyonu, Proje Personeli, Bursiyer ve PTİ Ödemeleri

Proje bütçesi, her proje türünde kaynak sahibinin belirlediği kalemlerle hazırlanır ve kalemler arası aktarma kuralları farklıdır:

• BAP'ta — komisyonun belirlediği kalemler (makine-teçhizat, sarf malzemesi, hizmet alımı, seyahat, yayın, bursiyer); kalemler arası aktarmada komisyon onayı gerekir.
• TÜBİTAK'ta — programa göre bütçe kalemleri, belirli oran ve tutar sınırları içinde yürütücünün aktarma yetkisi ve üzerinde TÜBİTAK onayı; kurum hissesi ve proje teşvik ikramiyesi kalemleri.
• AB projelerinde — hibe sözleşmesindeki bütçe kategorileri (personel, seyahat, ekipman, alt yüklenici, diğer doğrudan maliyetler, dolaylı maliyetler), kategoriler arası esneklik oranı ve uygun maliyet kuralları.

Proje personeli: BAP projelerinde kural olarak üniversite personeli görev alır ve ek ücret ödenmez, bursiyer (lisansüstü öğrenci) desteği komisyon kararıyla verilebilir. TÜBİTAK projelerinde yürütücü, araştırmacı, danışman, bursiyer ve proje personeli (iş sözleşmesiyle istihdam edilen ve 5510 sayılı Kanun kapsamında sigortalı personel) rolleri vardır.

Ortak kurallar: projede görev alacak personelin görevlendirme onayı (birim yönetim kurulu ve rektörlük), yurt içi ve yurt dışı seyahatlerin 2547 md. 39 kapsamında görevlendirme ve 6245 sayılı Harcırah Kanunu'na göre ödenmesi, bursiyer ve personel ödemelerinin vergi ve sigorta yükümlülükleri ve proje personelinin fiilen çalıştığının (görev tanımı, zaman çizelgesi, rapor) belgelenmesi.

Muhasebe İşlemleri: Proje Özel Hesabı, TÜBİTAK Proje Harcamaları, Raporlama ve Proje Kapanışı

Dört proje türünün muhasebesinin ortak ilkesi, proje kaynaklarının üniversitenin genel bütçesinden ayrı özel hesaplarda izlenmesi ve harcamaların bu hesaplardan, kaynak sahibinin kurallarına göre yapılmasıdır; muhasebe strateji geliştirme daire başkanlığı (muhasebe yetkilisi) tarafından yürütülür.

TÜBİTAK proje muhasebesi ve proje harcamaları: aktarılan tutarlar proje özel hesabında izlenir, yürütücü harcama yetkilisi, üniversitenin belirlediği personel gerçekleştirme görevlisi ve muhasebe yetkilisi ödeme aşamasında görev alır, harcamalar TÜBİTAK esaslarındaki belgelerle (fatura, hakediş, burs ve PTİ ödeme listeleri, seyahat belgeleri) yapılır, Transfer Takip Sistemi'nde mali raporlama yapılır, kurum hissesi üniversite hesabına aktarılır, proje bitiminde kalan tutar TÜBİTAK'a iade edilir.

AB proje muhasebesi: hibe tutarları özel hesapta (döviz cinsinden açılabilir) izlenir, harcamalar hibe sözleşmesindeki uygun maliyet kurallarına göre yapılıp belgelenir, kur farkları AB kurallarına göre uygulanır, dolaylı maliyetler oran üzerinden hesaplanır, eş finansman üniversite kaynağından karşılanır ve belirli tutarın üzerindeki projelerde bağımsız denetim raporu (denetim sertifikası) gerekir.

Devlet muhasebesinin özel hesap uygulaması ve bütçe dışı kaynaklar için kamuda ileri düzey muhasebe uygulamaları rehberi tamamlayıcıdır.

İhale İşlemleri: 4734 Sayılı Kanun 3/f İstisnası ve BAP Proje Satın Alma Usulleri

BAP proje satın alma işlemleri, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 3. maddesinin (f) bendindeki istisnaya dayanır: yükseköğretim kurumlarının bilimsel araştırma projeleri için gerekli mal ve hizmet alımları Kanun'un istisnaları arasındadır ve bu alımlar Yükseköğretim Kurumları Tarafından 4734 Sayılı Kanun'un 3/f Bendi Kapsamında Yapılacak İhalelere İlişkin Esaslar'a göre yapılır.

TÜBİTAK projelerinde satın alma: 4734 md. 3/f istisnası ve üniversitenin Esasları çerçevesinde, TÜBİTAK'ın belirlediği ek kurallarla (proforma fatura ve teklif sayısı, tek kaynak gerekçesi, makine-teçhizatın proje bütçesindeki tanımına uygunluğu, yurt dışı alımlarda gümrük ve KDV işlemleri) yapılır.

AB projelerinde satın alma: hibe sözleşmesi ve AB kuralları, belirli tutarın üzerindeki alımlarda rekabetçi usul (en iyi fiyat-kalite oranı, teklif toplama ve belgeleme) ister; ulusal mevzuattaki 3/f istisnası ile AB kurallarından hangisi daha sıkıysa o uygulanır.

İhale mevzuatının genel çerçevesi için kamu ihale mevzuatı rehberi tamamlayıcıdır.

Vergi Muafiyet ve İstisnaları: KDV, Gümrük, Gelir Vergisi ve Damga Vergisi Uygulamaları

Proje türüne göre vergi uygulaması farklıdır ve yanlış istisna uygulaması hem proje bütçesini hem üniversiteyi vergi ziyaı riskiyle karşı karşıya bırakır.

• BAP projelerinde — üniversitenin kendi kaynağıyla yaptığı alımlar kural olarak KDV'ye tabidir; bilimsel araştırma için yurt dışından getirilen makine ve teçhizatta gümrük ve KDV istisnası ilgili şartlarla uygulanabilir.
• TÜBİTAK projelerinde — proje karşılığı aktarılan tutarlarla yapılan alımlar KDV'ye tabidir (genel bir KDV istisnası yoktur); yurt dışından getirilen bilimsel araştırma cihazları için gümrük ve KDV muafiyeti belirli şartlarla uygulanır. PTİ ve burs ödemelerinin gelir vergisi durumu 278 sayılı TÜBİTAK Kanunu ve ilgili vergi mevzuatına göre belirlenir.

Damga vergisi: proje sözleşmeleri ve protokollerinin damga vergisi karşısındaki durumu (kamu idareleri arasındaki sözleşmeler, hibe anlaşmaları ve Damga Vergisi Kanunu'ndaki istisnalar) projeye göre değerlendirilir; hakediş ve ödeme emri belgelerinde damga vergisi kesintisi kuralı uygulanır. Gümrük: bilimsel araştırma amaçlı eşyanın ithalinde gümrük muafiyeti, geçici ithalat ve numune rejimleri; üniversitenin gümrük müşaviri ve satın alma biriminin proje öncesinde planlaması gerekir.

Vergi uygulamasında en sık hatalar: AB projesinde istisna sertifikası almadan KDV ödemek, TÜBİTAK projelerinde KDV istisnası varmış gibi alım yapmak, PTİ ve burslarda stopaj kuralını yanlış uygulamak, yurt dışı cihaz ithalinde muafiyet belgesini alım sonrasında istemek ve damga vergisini yanlış tarafa yüklemektir.

Sık Yapılan Hatalar

• Dört proje türünün farklı mevzuata tabi olduğunu gözden kaçırıp aynı usulü uygulamak
• Bütçe kalemleri arasında kaynak sahibinin onayı olmadan aktarma yapmak
• Bursiyer şartlarını ve PTİ kurallarını kontrol etmeden ödeme yapmak
• Seyahatleri görevlendirme onayı olmadan proje hesabından ödemek
• Proje harcamalarını özel hesap yerine üniversite bütçesinden ya da tersine yapmak
• Satın almada limit altına inmek için alımı bölmek; tek kaynak gerekçesini belgelememek
• Proje kapsamında alınan cihazları üniversite envanterine kaydetmemek
• AB projesinde KDV istisna sertifikası almadan alım yapmak
• TÜBİTAK projesinde KDV istisnası varmış gibi işlem yapmak
• Ara ve sonuç raporlarını süresinde vermemek; proje kapanışında kalan tutarı iade etmemek

Bilimsel Araştırma Projeleri Eğitimi Kimler İçin? TÜBİTAK Projeleri Eğitimi, AB Projeleri Eğitimi, SAN-TEZ Projeleri Eğitimi, Proje Hazırlama Eğitimi ve Üniversite Eğitim Programları

Bilimsel araştırma projeleri eğitimi aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Üniversitelerin BAP koordinasyon birimleri ve BAP komisyonu üyeleri, strateji geliştirme daire başkanlıkları (proje muhasebesi ve özel hesaplar).
• İdari ve mali işler daire başkanlıkları ve satın alma birimleri (3/f istisnası ihaleleri), proje ofisleri ve teknoloji transfer ofisleri.
• Proje yürütücüsü ve araştırmacı öğretim elemanları, fakülte ve enstitü sekreterlikleri, proje mali işlerini yürüten personel.
• Döner sermaye işletme müdürlükleri, iç denetçiler ve ön mali kontrol görevlileri, araştırma enstitüleri ve kamu Ar-Ge kurumlarının proje birimleri.

Program iki gün, on iki saattir ve dört proje türünü (BAP, TÜBİTAK, SAN-TEZ ve sanayi iş birliği, AB projeleri) dört eksende (bütçe ve personel işlemleri, muhasebe işlemleri, ihale işlemleri, vergi muafiyet ve istisnaları) karşılaştırmalı olarak işler.