Döner Sermaye Taşınır İşlemleri: Döner Sermayeli İşletmelerde Taşınır Mal Yönetmeliği Uygulaması, Taşınır Kodları ve Hesap Planı İlişkisi, Sorumlular, Tüketime Sevk, Zimmet, Bedelsiz Devir, Bağış ve Yardımlar, Yıl Sonu İşlemleri ve Sayıştay'a Gönderilecek
Taşınır Mal Yönetmeliği Temel Kavramları ve Döner Sermayeli İşletmelerde Uygulanması
Taşınır Mal Yönetmeliği, 5018 sayılı Kanun'un 44. maddesine dayanarak kamu idarelerine ait taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı, yönetim hesabı ve sorumlularını düzenler.
Döner sermayeli işletmelerde Taşınır Mal Yönetmeliği uygulaması, Yönetmelik'in kapsam hükmü ile Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin taşınır işlemleri için Taşınır Mal Yönetmeliği'ne yaptığı atıfla kurulur: döner sermayeli işletmeler (hastane, üniversite, tarım, orman, kültür ve turizm işletmeleri) taşınırlarını Yönetmelik'in belge, kayıt, sayım ve hesap verme kurallarına göre yönetir.
Temel kavramlar: taşınır (tüketim malzemeleri ile dayanıklı taşınırlar), tüketim malzemesi (ilaç, tıbbi sarf, kırtasiye, temizlik malzemesi), dayanıklı taşınır (tesis, makine ve cihazlar, taşıtlar, demirbaşlar), taşınır işlem fişi, zimmet fişi, taşınır istek belgesi, sayım tutanağı, taşınır yönetim hesabı ve taşınır kesin hesabı, harcama yetkilisi, taşınır kayıt yetkilisi, taşınır kontrol yetkilisi ve kullanıcı.
Döner sermayeli işletmelerde taşınırlar üç türdür: hizmet üretiminde tüketilen girdiler (ilaç, sarf, hammadde), satışa konu ticari mallar (üretilen ürünler, kantin malları) ve hizmetin yürütüldüğü dayanıklı taşınırlar (tıbbi cihazlar, üretim makineleri). Bu üçlü yapı, stok yönetimi, maliyet muhasebesi ve satış işlemleriyle iç içe geçer ve taşınır kaydı işletmenin gelir tablosunu doğrudan etkiler.
Sağlık işletmelerinde Sağlık Bakanlığı'nın Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi (MKYS), üniversitelerde KBS taşınır modülü taşınır kaydının aracıdır ve bu sistemlerin döner sermaye muhasebe yazılımıyla entegrasyonu, taşınır-muhasebe uyumunun ön şartıdır.
Genel taşınır düzeni için taşınır mal yönetmeliği rehberi, döner sermayenin bütçe ve muhasebe düzeni için döner sermaye bütçe ve muhasebe işlemleri rehberi ve işletmelerin yapısı için döner sermaye işletmeleri rehberi ayrıca hazırlanmıştır.
Döner Sermayeli İşletmelerde Taşınır Kodları ve Detaylı Hesap Planı İlişkisi
Taşınır kodları ve detaylı hesap planı ilişkisi, döner sermayeli işletmelerde taşınır uygulamasının en teknik ve en çok hata yapılan konusudur; Taşınır Mal Yönetmeliği'nin taşınır kod listesi genel yönetim hesap planına göre tasarlanmışken döner sermaye işletmeleri Döner Sermayeli İşletmeler Detaylı Hesap Planı'nı kullanır ve iki sistemin eşleştirilmesi gerekir.
Taşınır kod listesi birinci düzeyde hesap kodunu (150 ilk madde ve malzeme, 253 tesis-makine-cihazlar, 254 taşıtlar, 255 demirbaşlar) ve alt düzeylerde taşınır gruplarını (150.01 kırtasiye, 150.02 beslenme, 150.03 tıbbi ve laboratuvar sarf, 150.04 yakıtlar, 150.05 temizlik ve diğer gruplar) gösterir. Döner sermaye hesap planında stoklar 150 ilk madde ve malzeme, 151 yarı mamuller, 152 mamuller, 153 ticari mallar, 157 diğer stoklar hesaplarında; duran varlıklar 253, 254, 255 ve 257 birikmiş amortismanlar hesaplarında izlenir.
- Hizmet üretiminde tüketilen malzemeler (ilaç, tıbbi sarf) taşınır kodu 150 ile döner sermaye hesabı 150 arasında birebir eşleşir; ancak tüketime sevkte 150 hesabından 740 hizmet üretim maliyeti hesabına aktarım yapılır, doğrudan gider yazılmaz.
- Satış amaçlı mallar taşınır kaydında 150.15 ya da ilgili grupta, muhasebede 153 ticari mallar ya da 152 mamuller hesabında izlenir; satışta 621 ya da 620 satılan mal/mamul maliyeti hesabına aktarılır.
- Dayanıklı taşınırlar 253, 254 ve 255 hesaplarında eşleşir ve amortisman ayrılması ile maliyet hesaplarına yansıtılması zorunludur.
Eşleştirme tablosu işletme müdürlüğü, taşınır kayıt yetkilisi ve muhasebe yetkilisi tarafından birlikte oluşturulur ve sistemde parametre olarak tanımlanır; tablonun yanlış kurulması, taşınır yönetim hesabı ile mizan arasında yıl sonunda kapatılamayan farkların ana nedenidir. Hastane işletmelerinde ilaç ve tıbbi sarfın MKYS taşınır kodları ile döner sermaye maliyet merkezleri arasındaki eşleştirme, maliyet muhasebesinin de temelidir.
Taşınır Mal Yönetmeliği'ne Göre Sorumlular ve Döner Sermayeli İşletmelerde Taşınır İşlemlerinde Görevli Aktörler
Yönetmelik'teki roller döner sermayeli işletmelerde işletmenin organizasyonuna göre yerleşir.
- Harcama yetkilisi — işletmenin bağlı olduğu idarenin belirlediği işletme yöneticisidir (hastanelerde başhekim, üniversitelerde döner sermaye işletme müdürü); taşınırların hukuka uygun edinilmesi ve yönetim hesabının verilmesinden sorumludur.
- Taşınır kayıt yetkilisi — harcama yetkilisince görevlendirilir; döner sermayeli işletmelerde ambar, depo, eczane ve teknik birimlerde birden fazla taşınır kayıt yetkilisi görevlendirilmesi yaygındır, her biri kendi ambarından sorumludur.
- Taşınır kontrol yetkilisi — kayıt yetkilisinin işlemlerini kontrol eder, yönetim hesabı cetvellerini imzalar; aynı kişi hem kayıt hem kontrol yetkilisi olamaz.
- Muhasebe yetkilisi (döner sermaye saymanı) — taşınır işlem fişlerinin muhasebe kayıtlarıyla uyumunu kontrol eder, yıl sonu cetvellerini onaylar ve taşınır kesin hesap cetvelini Sayıştay hesabına ekler.
Diğer aktörler: kullanıcılar (zimmetle taşınır teslim alan hekim, hemşire, teknisyen), satın alma birimi, muayene ve kabul komisyonu, biyomedikal ve teknik birimler (kalibrasyon, bakım, hurda tespiti), eczane ve stok yönetimi birimleri (miat takibi) ve maliyet muhasebesi birimleri.
Sorumluluk zinciri Yönetmelik'te yazılıdır ancak işletmelerde en sık sorun, görevlendirme yazısı olmadan taşınır işlemi yapan personel ile kayıt ve kontrol yetkilisinin aynı kişi olmasıdır.
Döner Sermayeli İşletmelerde Tüketime Sevk, Dayanıklı Taşınır İşlemleri ve Zimmet İşlemleri
Tüketime sevk, döner sermayeli işletmelerde en yoğun taşınır hareketidir: hizmet birimleri taşınır istek belgesiyle malzeme talep eder, taşınır kayıt yetkilisi taşınır işlem fişiyle tüketime sevk eder; sevk edilen malzeme 150 hesabından ilgili maliyet hesabına aktarılır ve hastane işletmelerinde hastaya kullanılan ilaç ve sarf, hasta faturasına yansıtılır.
Tüketime sevkin kuralları: sevkin fiili tüketime yakın ve ihtiyaç kadar yapılması (aksi hâlde kayıt dışı stok ve miat kaybı oluşur), ilaç ve tıbbi sarfta miat ve lot takibi, son kullanma tarihi geçen malzemenin kayıttan düşme teklif ve onay tutanağıyla çıkarılması ve toplu-olağan dışı hareketlerin denetimde sorgulanacağının bilinmesi.
Dayanıklı taşınır işlemleri: tıbbi cihazlar, laboratuvar ekipmanı, üretim makineleri ve taşıtlar giriş kaydında sicil numarası alır, dayanıklı taşınırlar defterine işlenir ve kullanıma verilirken zimmetlenir. Amortisman Bakanlıkça belirlenen oranlarla ayrılır ve maliyet hesaplarına yansıtılır; ekonomik ömrünü tamamlayan cihazlar komisyon tespiti ve kayıttan düşme tutanağıyla hurdaya ayrılır.
Zimmet işlemleri: dayanıklı taşınır kullanıma verilirken zimmet fişi düzenlenir, ortak alanlarda dayanıklı taşınırlar listesi sorumluya zimmetlenir ve personel ayrılırken ilişik kesme zimmet iadesine bağlanır. Döner sermayeli işletmelerde personel devir hızının yüksekliği zimmet takibini zorlaştırır ve zimmetsiz kullanılan cihazlar sayımda açık olarak çıkar; kayıp, çalınma ve hasar hâlinde tutanak, kusur araştırması ve kamu zararı süreci genel idaredeki gibi işler.
Döner Sermayede Bedelsiz Devir ile Şartlı ve Şartsız Bağış ve Yardımlar
Döner sermayede bedelsiz devir, işletmenin bağlı olduğu idare ile işletme arasında, işletmeler arasında ve diğer kamu idareleriyle taşınır geçişini ifade eder.
- İdareden işletmeye devir — mülkiyet ve kayıt hangi tarafta kalacak sorusu belirleyicidir; kayıt, taşınırın hangi hesapta izleneceğini ve amortismanın kimin tarafından ayrılacağını belirler.
- Aynı idareye bağlı işletmeler arasında devir (bir hastaneden diğerine cihaz devri) ve diğer kamu idarelerine devir (5018 md. 45'e göre ihtiyaç fazlası taşınırların bedelsiz devri).
Devir usulü: devreden ve devralan tarafların yazışması, harcama yetkilisinin onayı, devreden tarafın çıkış ve devralan tarafın giriş taşınır işlem fişleri, muhasebe kayıtlarında karşılıklı çıkış-giriş; döner sermayeli işletmelerde bedelsiz devrin muhasebe karşılığı (varlığın kayıtlı değerinin ve birikmiş amortismanının devri) Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'ne göre yapılır.
Şartlı ve şartsız bağış ve yardımlar, döner sermayeli işletmelerde, özellikle sağlık işletmelerinde yaygındır. Şartsız bağış, kullanım amacı ve süresi konusunda kısıt içermeyen bağıştır; harcama yetkilisinin kabul onayı, değer tespit komisyonu kararı ve taşınır işlem fişiyle kayda alınır. Şartlı bağış, bağışlayanın belirli bir birimde ya da amaçla kullanım şartı koyduğu bağıştır; şart taşınır kaydında ve muhasebede (nazım hesaplar) izlenir ve şarta aykırı kullanım bağışın geri alınmasına yol açabilir.
Bağış kabulünde dikkat edilecek hususlar: cihazın teknik uygunluğu, bakım ve sarf maliyeti, bağışın kabul yetkisi (5018 md. 40), değer tespitinin belgelenmesi; kaydedilmeyen bağış cihazlar, sayımda kayıtsız taşınır olarak ortaya çıkar ve Sayıştay bulgusudur.
Döner Sermayeli İşletmelerde Taşınır Yıl Sonu İşlemleri
Döner sermaye taşınır yıl sonu işlemleri, işletmenin bilançosundaki stok ve duran varlık kalemlerinin doğruluğunu belirlediği için genel idaredeki yıl sonundan daha ağırlıklı bir mali sonuca sahiptir.
- Sayım hazırlığı — sayım kurulunun (en az üç kişi) görevlendirilmesi, sayım takviminin ambar ve klinik bazında belirlenmesi, bekleyen giriş-çıkış işlemlerinin tamamlanması.
- Fiili sayım — tüketim malzemelerinin miktar, lot ve miat bilgisiyle sayılması, dayanıklı taşınırların zimmet ve sicil numaralarıyla yerinde tespiti.
- Karşılaştırma — sayım sonuçlarının kayıtlarla karşılaştırılması; fazlanın kayda alınması, noksanda sorumluluk araştırması ve kamu zararı işlemi.
- Değerleme — stokların değerleme yöntemine göre yıl sonu değeri, stok değer düşüklüğü karşılığı, dayanıklı taşınırlarda amortisman kaydı.
- Cetveller ve mutabakat — taşınır sayım cetveli ve yönetim hesabı cetvellerinin döner sermaye mizanındaki (150, 151, 152, 153, 253, 254, 255, 257) bakiyelerle karşılaştırılması ve farkların düzeltilmesi.
- Yönetim hesabı ve devir — taşınır yönetim hesabının hazırlanması, onayı, taşınır kesin hesap cetvelinin düzenlenmesi ve yıl sonu bakiyelerinin yeni yıla devri.
Sağlık işletmelerinde yıl sonu sayımı, hizmet kesintisiz sürdüğü için klinik ve ameliyathane depolarında zor ve hataya açıktır; dönemsel sayım ve barkodlu sayım sistemleri yükü azaltır. Yıl sonunda taşınır cetvelleri ile mizanın uyuşmaması, döner sermaye Sayıştay denetiminde mali tabloları etkileyen bulguların başında gelir.
Sayıştaya Gönderilecek Taşınır Belgeleri: Döner Sermayeli İşletmelerde Sayıştay'a Gönderilecek Defter ve Belgeler
Sayıştaya gönderilecek taşınır belgeleri, döner sermayeli işletmelerin hesap verme düzeninin parçasıdır: döner sermaye saymanlıkları ilgili Usul ve Esaslar'a göre yönetim dönemi hesabını Sayıştay'a verir ve taşınır belgeleri bu hesabın içinde yer alır.
Gönderilecek belgeler: taşınır kesin hesap cetveli ve icmal cetveli, harcama birimi taşınır yönetim hesabı cetvelleri, taşınır sayım ve döküm cetvelleri ile sayım tutanakları, kayıttan düşme teklif ve onay tutanakları, sayım fazlası-noksanına ilişkin belgeler, devir ve bağış belgeleri, dayanıklı taşınırlar defteri ve tüketim malzemeleri defteri, taşınır işlem fişleri ve zimmet fişleri, görevlendirme yazıları ve devir-teslim tutanakları.
Muhasebe tarafında yıl sonu mizanı, bilanço, gelir tablosu ve stok-duran varlık hesaplarının ayrıntılı dökümü gönderilir; Sayıştay denetçisi taşınır cetvelleri ile bu tabloları karşılaştırır.
Gönderim usulü: yönetim dönemi hesabı belirlenen süre içinde ve elektronik ortamda (KBS ve Sayıştay bilgi sistemleri üzerinden) verilir; cetvellerin imza ve onay eksikliği hesabın verilmemiş sayılmasına yol açabilir ve süresinde verilmemesi muhasebe yetkilisi için sorumluluk sebebidir.
Sayıştay düzenlilik denetiminde döner sermayeli işletmelerin taşınır bulguları: kayıtsız taşınır ve bağış cihazlar, taşınır-muhasebe uyumsuzluğu, kod eşleştirme hataları, amortisman ayrılmaması, miadı geçmiş malzemenin kayıttan çıkarılmaması, zimmetsiz cihazlar, sayımsız yıl sonu ve kayıp cihazlar için kamu zararı işlemi yapılmamasıdır; bu bulguların önlenmesi, yıl sonu işlemlerinin bir kontrol listesiyle yürütülmesine ve saymanlık ile taşınır birimlerinin yıl boyunca aylık mutabakat yapmasına bağlıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Taşınır kodları ile döner sermaye hesap planını eşleştirmemek; tüketime sevki maliyet hesabı yerine gider hesabına yazmak
- Satış amaçlı ticari malları tüketim malzemesi gibi kaydetmek
- Kayıt ve kontrol yetkilisini aynı kişi yapmak; görevlendirme yazısı olmadan taşınır işlemi yaptırmak
- Servis ve klinik depolarında tüketime sevk edilmemiş malzeme biriktirmek; miadı geçen ilacı kayıttan çıkarmamak
- Bağış cihazları değer tespiti yapmadan ve kayda almadan kullanmak; şartlı bağışın şartını izlememek
- İdare ile işletme arasındaki devirlerde mülkiyet ve amortisman sorumluluğunu belirlememek
- Personel ayrılışında zimmet iadesi almamak; zimmetsiz cihaz kullanımı
- Yıl sonu sayımını yapmamak ya da taşınır cetvellerini mizanla mutabakat yapmadan onaylamak
- Amortisman ve stok değer düşüklüğü karşılığı ayırmamak
- Yönetim dönemi hesabını ve taşınır kesin hesap cetvelini Sayıştay'a süresinde ve onaylı vermemek
Döner Sermaye İşletmelerinde Taşınır Mal Yönetmeliği Uygulaması ve Yıl Sonu İşlemleri Eğitimi Kimler İçin? Döner Sermaye Eğitimi, Döner Sermayeli Kurumlar Eğitim, Döner Sermaye İşletmeleri Eğitim ve Yıl Sonu İşlemleri Eğitimi
Döner sermaye işletmelerinde taşınır mal yönetmeliği uygulaması ve yıl sonu işlemleri eğitimi aşağıdaki gruplar için uygundur:
- Döner sermayeli işletmelerin taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, ambar, depo, eczane ve tıbbi sarf sorumluları, döner sermaye saymanları ve muhasebe personeli.
- İşletme müdürleri ve müdür yardımcıları, hastane yöneticileri ve başhekimlikler (harcama yetkilisi olarak), biyomedikal ve teknik hizmetler birimleri.
- Satın alma ve muayene-kabul komisyonu üyeleri, stok ve maliyet muhasebesi sorumluları, üniversitelerin döner sermaye işletme müdürlükleri ve fakülte taşınır birimleri.
- İl sağlık müdürlüklerinin döner sermaye ve stok yönetimi birimleri, bakanlık işletmelerinin taşınır ve muhasebe personeli, iç denetçiler.
Program Yönetmelik temel kavramları ve döner sermayede uygulanması, taşınır kodları ve detaylı hesap planı ilişkisi, sorumlular ve aktörler, tüketime sevk-dayanıklı taşınır-zimmet işlemleri, bedelsiz devirler, şartlı ve şartsız bağış ve yardımlar, yıl sonu işlemleri ve Sayıştay'a gönderilecek defter ve belgeler bölümlerinden oluşur.
Uygulamalı bölümde katılımcılar kod eşleştirme tablosu kurar, tüketime sevk ve zimmet fişleri düzenler, bağış ve devir dosyası hazırlar, örnek sayım ve mutabakat çalışması yapar ve yıl sonu kontrol listesi oluşturur. Döner sermaye eğitimi dizisinde bütçe ve muhasebe, ek ödeme ve işletme yönetimi programlarının taşınır modülüdür; döner sermayeli kurumlar eğitim ve döner sermaye işletmeleri eğitim programları işletmenin bütününü, yıl sonu işlemleri eğitimi ise dönem sonu muhasebe işlemlerini derinleştirir ve bu program taşınır ile muhasebenin kesişimine odaklanır. Kurumsal uygulamada işletmenin kendi taşınır cetvelleri, mizanı, kod eşleştirme tablosu ve varsa Sayıştay bulguları üzerinden çalışılır ve katılımcılara e-Devlet üzerinden doğrulanabilen katılım belgesi verilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Döner sermaye taşınır işlemleri hangi mevzuata göre yürütülür?
Taşınır kodları ile döner sermaye hesap planı nasıl eşleştirilir?
Döner sermayeli işletmelerde taşınır sorumluları kimlerdir?
Tüketime sevk ve zimmet işlemleri döner sermayede nasıl yapılır?
Şartlı ve şartsız bağış nasıl kayda alınır?
Döner sermaye taşınır yıl sonu işlemleri nelerdir?
Sayıştay'a hangi taşınır belgeleri gönderilir?
Döner sermaye işletmelerinde taşınır mal yönetmeliği uygulaması eğitimi kimler için uygundur?
"Uygulamalı Eğitim" verilmektedir. Bu eğitimde katılımcılar, baştan sona canlandırmalı olarak yaşayarak öğrenmektedirler.
