Performans Programı Nasıl Hazırlanır? Performans Esaslı Program Bütçe Rehberi
Performans Programı Nedir, Neden Önemlidir?
Performans programı, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun 9. maddesine dayanan, kamu idaresinin stratejik planındaki amaç ve hedeflerinin bir yıllık uygulamasını gösteren belgedir. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik ve Strateji ve Bütçe Başkanlığı'nın Performans Programı Hazırlama Rehberi usul ve içeriği belirler.
Önemi, bütçeyle stratejik plan arasındaki köprü olmasından gelir: bütçede yer alan ödeneklerin hangi hedefe hizmet ettiğini yalnızca performans programı gösterir. Program yoksa ya da bütçeyle ilişkisi kurulmamışsa, faaliyet raporunda hesap verilecek bir hedef de yoktur.
Stratejik Plan, Performans Programı, Bütçe ve Faaliyet Raporu Zinciri
Stratejik yönetim döngüsü dört belgeden oluşur: stratejik plan beş yıllık amaç ve hedefleri koyar; performans programı o yıl için hedefleri, göstergeleri, faaliyetleri ve kaynak ihtiyacını belirler; bütçe bu kaynak ihtiyacını ödeneğe dönüştürür; faaliyet raporu yıl sonunda hedeflere ne ölçüde ulaşıldığını raporlar.
Her belge bir öncekinden türetilir; performans programındaki hedef stratejik planda yoksa, bütçedeki ödenek performans programında karşılık bulmuyorsa ya da faaliyet raporu programdaki göstergeleri raporlamıyorsa zincir kopmuştur. Eğitimin amacı, bu dört belgeyi ayrı ayrı değil, tek bir tasarımın parçaları olarak hazırlatmaktır.
Performans Programı Nasıl Hazırlanır? Süreç
Performans programı nasıl hazırlanır:
- Hazırlık: Üst yöneticinin sürecin başlatılmasına ilişkin talimatı; mali hizmetler biriminin koordinasyonunda birim sorumlularının belirlenmesi; stratejik plandaki o yıla düşen hedeflerin listelenmesi
- Öncelikli hedeflerin seçimi: Kaynak kısıtı içinde o yıl hangi stratejik hedeflere ağırlık verileceğinin üst yönetimce belirlenmesi
- Performans hedeflerinin belirlenmesi: Her stratejik hedef için yıllık, ölçülebilir performans hedefi
- Performans göstergelerinin belirlenmesi: Her hedef için girdi, çıktı, sonuç, verimlilik ve kalite türünden göstergeler; başlangıç değeri ve yıl sonu hedef değeri
- Faaliyetlerin belirlenmesi ve maliyetlendirme: Hedefe ulaştıracak faaliyetler ve her faaliyetin bütçe kaynağı, döner sermaye, dış kaynak ayrımıyla maliyeti
- Kaynak ihtiyacının bütçeyle eşleştirilmesi: Toplam kaynak ihtiyacı tablosunun bütçe teklifiyle tutarlı hâle getirilmesi
- Onay ve yayım: Bütçenin kabulünden sonra üst yönetici onayı ve kamuoyuna açıklanması; mahalli idarelerde meclise bütçeyle birlikte sunulması
Performans Hedefi ve Performans Göstergesi Nasıl Yazılır?
Performans hedefi ve performans göstergesi yazımı, programın en çok hata yapılan bölümüdür. İyi bir performans hedefi; stratejik hedefe bağlı, bir yılda ulaşılabilir, ölçülebilir ve sorumlu birimi belli olmalıdır (örneğin vatandaş başvurularının sonuçlandırılma süresi yıl sonuna kadar ortalama 5 iş gününe indirilecektir).
Gösterge ise hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını sayıyla gösteren ölçüttür; başlangıç değeri bilinmeyen göstergenin hedef değeri anlamsızdır.
Sık hatalar: hedefi faaliyet gibi yazmak (eğitim düzenlenecektir), gösterge olarak yalnızca girdi ve çıktı kullanmak (sonuç ve kalite göstergesi koymamak), ölçülemeyen ya da veri kaynağı olmayan gösterge seçmek ve her yıl aynı hedefi kopyalamak.
Faaliyet Maliyetlendirmesi ve Bütçe İlişkisi
Her performans hedefine ulaşmak için yürütülecek faaliyetler belirlenir ve maliyetlendirilir: personel, mal ve hizmet, sermaye giderleri; kaynağın bütçe, döner sermaye ya da dış kaynak olduğu ayrılır. Faaliyet maliyetleri toplamı, idare performans tablosunda hedef bazında ve toplam kaynak ihtiyacı tablosunda bütçe düzeyinde gösterilir.
Bu tabloların bütçe teklifiyle birebir tutması gerekir; performans programında görünmeyen ödenek ya da ödeneği olmayan faaliyet, iki belgenin ayrı ekiplerce ve ayrı zamanlarda hazırlandığının kanıtıdır. Bu nedenle performans programı, bütçe hazırlık takvimiyle eşzamanlı yürütülür.
Performans Esaslı Program Bütçe ile İlişkisi
Performans esaslı program bütçe, 2021 yılı bütçesinden itibaren merkezi yönetimde uygulanan yapıdır: ödenekler program, alt program ve faaliyet düzeyinde sınıflandırılır; her programın amacı, hedefi ve göstergeleri vardır.
Bu yapıyla performans programı ve bütçe aynı sınıflandırmayı kullanır hâle gelmiştir; performans programındaki faaliyetler, program bütçedeki faaliyetlerle eşleşir ve performans bilgisi bütçe belgesinin parçası olur. Mahalli idarelerde de performans programı ile bütçe arasındaki ilişki aynı mantıkla, analitik bütçe sınıflandırması üzerinden kurulur.
Program bütçeyi bilmeden hazırlanan performans programı, bütçeyle eşleşmeyen bir belgeye dönüşür.
Mahalli İdarelerde Performans Programı
Belediyeler (5393 sayılı Kanun md. 41), büyükşehir belediyeleri (5216 sayılı Kanun) ve il özel idareleri (5302 sayılı Kanun md. 31), nüfus eşiğini aşan idareler için stratejik plan ve performans programı hazırlamakla yükümlüdür; performans programı bütçeyle birlikte meclise sunulur ve bütçenin kabulüyle kesinleşir.
Meclisin bütçe görüşmelerinde performans programını değerlendirmesi, ödeneklerin hangi hedefe ayrıldığını sorgulaması beklenir; uygulamada program çoğunlukla okunmadan kabul edilir ve yıl sonunda faaliyet raporunda hedef-gerçekleşme farkı tartışılamaz. Mahalli idare eğitimlerinde meclis üyelerinin de sürece dahil edilmesi bu nedenle önerilir.
İzleme ve Değerlendirme
Program hazırlandıktan sonra yıl içinde izlenir: gösterge gerçekleşmeleri düzenli toplanır, sapmalar ve nedenleri üst yöneticiye raporlanır, gerekiyorsa faaliyet ve kaynak planı revize edilir.
Yıl sonunda faaliyet raporunun performans bilgileri bölümü, programdaki her hedef ve gösterge için hedef-gerçekleşme karşılaştırması ve sapma açıklamasını içerir.
Üst yöneticinin sorumluluğu, programın hazırlanmasıyla bitmez; hedeflere ulaşılmasından ve sonuçların raporlanmasından da sorumludur. İzleme yapılmayan programın tek işlevi, arşivde durmaktır.
Performans Programının Hazırlanması ve Bütçeleme Eğitimi Kimler İçin? Stratejik Yönetim Eğitimi ve Bütçe Eğitimi İçindeki Yeri
Performans programının hazırlanması ve bütçeleme eğitimi; strateji geliştirme ve mali hizmetler birimleri, bütçe ve performans programı hazırlamakla görevli personel, harcama birimlerinin planlama sorumluları, mahalli idarelerin mali hizmetler müdürlükleri ve meclis plan-bütçe komisyonu üyeleri, üst yönetici yardımcıları ve iç denetçiler için uygundur.
Program, stratejik yönetim eğitimi dizisinde stratejik plan ile faaliyet raporu arasındaki halkayı, bütçe eğitimi ile birlikte alındığında ise bütçenin performans diline çevrilmesini öğretir. Kurumsal programlarda kurumun mevcut performans programı ve bütçesi üzerinden hedef-gösterge-faaliyet-ödenek eşleşmesi birlikte kontrol edilir; hedef, eğitim sonunda bir sonraki yılın program taslağının kurgusunun çıkmasıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Performans programı nedir?
Performans programı nasıl hazırlanır?
Performans hedefi ile performans göstergesi arasındaki fark nedir?
Performans programı bütçeyle nasıl ilişkilendirilir?
Performans esaslı program bütçe nedir?
Belediyelerde performans programı zorunlu mu?
Performans programında en sık yapılan hatalar nelerdir?
Performans programı ve bütçeleme eğitimi kimler için uygundur?
"Uygulamalı Eğitim" verilmektedir. Bu eğitimde katılımcılar, baştan sona canlandırmalı olarak yaşayarak öğrenmektedirler.
