Faaliyet Raporu Nasıl Hazırlanır? Birim ve İdare Faaliyet Raporu Rehberi

Faaliyet Raporunun Anlamı: Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik

Faaliyet raporu, stratejik yönetim döngüsünün son halkasıdır: stratejik plan beş yıllık hedefleri koyar, performans programı o yılın hedeflerini ve kaynaklarını belirler, bütçe kaynağı tahsis eder, faaliyet raporu ise yıl sonunda ne olduğunu anlatır.

Rapor, yalnızca yapılanların listesi değildir; hedef ile gerçekleşmenin karşılaştırıldığı, sapmaların açıklandığı ve kurumsal kapasitenin değerlendirildiği bir hesap verme belgesidir. Raporun Sayıştay'a, TBMM'ye ve kamuoyuna sunulması, kamu kaynağının kullanımının şeffaflığını sağlar.

Faaliyet Raporu Nasıl Hazırlanır? Süreç ve Aktörler

Faaliyet raporu nasıl hazırlanır: süreç birimlerde başlar, idarede birleşir.

• (1) Mali hizmetler birimi, yıl sonunda birimlere rapor takvimini, şablonu ve performans programındaki hedef-gösterge listesini gönderir.
• (2) Her harcama birimi, harcama yetkilisinin sorumluluğunda birim faaliyet raporu hazırlar: birimin kaynakları, yürüttüğü faaliyetler, hedef-gerçekleşme karşılaştırması, sapma nedenleri ve harcama yetkilisinin iç kontrol güvence beyanı.
• (3) Mali hizmetler birimi, birim raporlarını konsolide ederek idare faaliyet raporu taslağını hazırlar; mali bilgiler bölümünü muhasebe verisiyle, performans bilgileri bölümünü performans programıyla eşleştirir.
• (4) Üst yönetici raporu değerlendirir, sunuş metnini yazar, iç kontrol güvence beyanını imzalar ve raporu onaylar.
• (5) Rapor kamuoyuna açıklanır, Sayıştay'a ve ilgili merkezi kuruma gönderilir; mahalli idarelerde meclise sunulur.

Birim Faaliyet Raporu ile İdare Faaliyet Raporu Arasındaki Fark

Birim faaliyet raporu, harcama yetkilisi tarafından hazırlanır ve üst yöneticiye sunulur; birimin görev alanıyla sınırlıdır, birim düzeyindeki hedef ve göstergeleri, bütçe kullanımını ve faaliyetleri kapsar ve harcama yetkilisinin güvence beyanını içerir.

Birim raporları idare raporunun hammaddesidir; birim raporunda olmayan bilgi idare raporuna girmez ve birim raporundaki hedef-gerçekleşme verisi idare raporunda toplulaştırılır. Birim raporlarının standart şablonla ve aynı gösterge tanımlarıyla hazırlanması, konsolidasyonun ön şartıdır.

Faaliyet Raporu İçeriği: Yönetmeliğe Göre Bölümler

Faaliyet raporu içeriği, Yönetmelik'in 18. maddesinde belirlenen sıra ve başlıklarla hazırlanır:

1. Genel bilgiler: Misyon ve vizyon, yetki, görev ve sorumluluklar, idareye ilişkin bilgiler (fiziksel yapı, örgüt yapısı, bilgi ve teknolojik kaynaklar, insan kaynakları, sunulan hizmetler, yönetim ve iç kontrol sistemi)
2. Amaç ve hedefler: İdarenin amaç ve hedefleri, temel politikalar ve öncelikler
3. Faaliyetlere ilişkin bilgi ve değerlendirmeler: Mali bilgiler (bütçe uygulama sonuçları, temel mali tablolara ilişkin açıklamalar, mali denetim sonuçları) ve performans bilgileri (faaliyet ve proje bilgileri, performans sonuçları tablosu, performans sonuçlarının değerlendirilmesi, performans bilgi sisteminin değerlendirilmesi)
4. Kurumsal kabiliyet ve kapasitenin değerlendirilmesi: Üstünlükler, zayıflıklar, değerlendirme
5. Öneri ve tedbirler
6. Ekler: Üst yöneticinin ve harcama yetkililerinin iç kontrol güvence beyanları, mali hizmetler birim yöneticisinin beyanı

Performans Programı ile Uyumlu Faaliyet Raporu

Faaliyet raporunun performans bilgileri bölümü, o yılın performans programındaki her hedef ve gösterge için hedeflenen değer ile gerçekleşen değeri yan yana gösterir ve sapmayı açıklar.

Uyum için gösterge tanımlarının, ölçüm yönteminin ve veri kaynağının program hazırlanırken belirlenmiş olması gerekir; yıl sonunda ölçülemeyen gösterge, programın hatasıdır ama raporda görünür. Faaliyet ve proje bilgileri bölümü, program bütçe yapısında program-alt program-faaliyet düzeyinde ödenek ve harcama bilgisini performans bilgisiyle ilişkilendirir; mahalli idarelerde bu ilişki performans programı ile bütçe kodları üzerinden kurulur.

Süreler, Sunum ve Kamuoyuna Açıklama

Yönetmelik ve ilgili kanunlar raporun takvimini belirler: birim faaliyet raporları, idarenin belirlediği süre içinde ve idare raporunun hazırlanmasına imkân verecek biçimde üst yöneticiye sunulur; merkezi yönetim kapsamındaki idareler ve sosyal güvenlik kurumları idare faaliyet raporlarını izleyen mali yılın belirlenen ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklar, Sayıştay'a ve merkezi uyumlaştırma birimine gönderir; Sayıştay bu raporlara ilişkin görüşlerini TBMM'ye sunar.

Faaliyet raporu nasıl alınır sorusunun cevabı da buradadır: kamu idarelerinin faaliyet raporları kurumların internet sitelerinde yayımlanır ve kamuya açıktır; belediyelerde meclis kararıyla kabul edilen rapor ayrıca meclis karar özetleriyle birlikte duyurulur.

Faaliyet Raporu İlkeleri ve İç Kontrol Güvence Beyanı

Yönetmelik, raporun altı ilkeye uymasını ister: sorumluluk (hesap verme sorumluluğu çerçevesinde hazırlanması), doğruluk ve tarafsızlık (bilgilerin gerçek, güvenilir ve tarafsız olması), açıklık (anlaşılır ve sade dil), tam açıklama (olumsuz sonuçların da yazılması), tutarlılık (yıllar arası karşılaştırılabilirlik) ve yıllık olma.

İç kontrol güvence beyanı, harcama yetkilisinin ve üst yöneticinin, raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanıldığını beyan ettiği imzalı metindir; beyan, bir formalite değil kişisel sorumluluk üstlenme belgesidir ve bilmeden imzalanması, sonradan ortaya çıkan aykırılıklarda sorumluluğu ağırlaştırır. Mali hizmetler birim yöneticisi de mali bilgilerin güvenilirliğine ilişkin ayrı beyan verir.

Sık Yapılan Hatalar

• Raporun faaliyet listesi olarak yazılması; hedef-gerçekleşme karşılaştırması yapılmaması
• Performans programındaki göstergelerin raporda yer almaması ya da farklı tanımla ölçülmesi
• Sapma nedenlerinin ve zayıflıkların yazılmaması (tam açıklama ihlali)
• Birim raporlarının standart şablon olmadan gelmesi; konsolidasyon güçlüğü
• Mali bilgilerin muhasebe verisiyle tutmaması
• Güvence beyanlarının içeriği bilinmeden imzalanması
• Raporun süresinde sunulmaması ya da yayımlanmaması
• Önceki yılların raporlarıyla tutarsız gösterge ve sınıflandırma

Faaliyet Raporu Hazırlama Eğitimi Kimler İçin? Faaliyet Raporu Hazırlama Rehberi, Faaliyet Raporu Eğitimi ve Stratejik Yönetim Eğitimi İçindeki Yeri

Faaliyet raporu hazırlama eğitimi aşağıdaki gruplar için uygundur:

• Strateji geliştirme ve mali hizmetler birimleri, birim faaliyet raporunu hazırlayan harcama birimlerinin personeli.
• Harcama yetkilileri ve üst yönetici yardımcıları, mahalli idarelerin mali hizmetler müdürlükleri ve meclis üyeleri (raporu değerlendirenler).
• İç denetçiler ve ön mali kontrol görevlileri.