Satın aldığımız yazılım ve lisansları gider mi yazacağız?

Doğru değil. Yazılım ve lisanslar maddi olmayan duran varlıktır; alındığı yıl tümüyle gider yazılmaz, ilgili varlık hesabında izlenir ve kullanım süresi içinde itfa edilir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 210'uncu maddesinde; 260 Haklar Hesabının, bedeli karşılığı edinilen hukuki tasarruflar ile belirli alanlarda tanınan kullanma ve yararlanma gibi hak ve yetkiler dolayısıyla yapılan ve ekonomik değer taşıyan harcamaların izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir. 211'inci maddede ise bütçeye gider kaydıyla edinilen hakların bu hesaba borç kaydedileceği ifade edilmiştir.

Yönetmeliğin 214'üncü maddesinde 268 Birikmiş Amortismanlar Hesabının niteliği açıklanmış; bu hesabın, maddi olmayan duran varlık bedellerinin kullanılabilecekleri süre içerisinde yok edilmesini (itfasını) izlemek için kullanılacağı hükme bağlanmıştır. Amortisman ve itfa süreleri ise ilgili düzenlemede gösterilmiştir.

Doğru kayıt zinciri şöyledir: bütçeden ödeme yapılır → tutar 260 Haklar Hesabına alınır → her yıl hesaplanan itfa payı kadar 268 Birikmiş Amortismanlar Hesabına alacak, gider hesabına borç kaydedilir. Böylece hem varlık bilançoda görünür hem de maliyet, yararlanılan yıllara dağıtılır.

Doğrudan gider yazıldığında; bilanço maddi olmayan duran varlıkları eksik, ilgili yılın gideri fazla gösterir. Ayrıca kurumun sahip olduğu yazılım ve lisansların envanteri hiçbir yerde tutulmamış olur, lisans yenileme, kullanım hakkı ve devir konularında sonradan sorun çıkar.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde; idare tarafından satın alınan bilgisayar yazılımı, lisans ve benzeri hakların 260 Haklar Hesabına kaydedilmeden doğrudan gider kaydedildiği tespit edilmiştir. Sonuç olarak; bu nitelikteki hak ve yetkilere ilişkin harcamaların 260 Haklar Hesabında izlenmesi ve mevzuatta belirtilen süreler sonunda amortisman (itfa) işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: satın alma birimi ile muhasebe arasında basit bir ayrım kuralı belirleyin, süreli kullanım hakkı veren veya birden fazla yılda yararlanılan yazılım/lisans alımları 260 hesaba, tek seferlik bakım-destek hizmetleri gidere. Yazılım ve lisanslar için ayrı bir envanter listesi tutun (ürün, sürüm, lisans adedi, başlangıç-bitiş tarihi, bedel). Yıl sonunda itfa hesaplarını bu listeden üretin.