Aşırı düşük açıklamasında fiyat teklifi nasıl belgelenmeli?

İki şeye birden bakmanız gerekir: fiyat teklifinin dayanağı olan tutanağa ve teklifin üzerindeki meslek mensubu beyanına. İkisinden biri eksikse açıklama mevzuata uygun sayılmaz.

Kamu İhale Genel Tebliğinin aşırı düşük teklif açıklamalarına ilişkin bölümünde; isteklilerin açıklama kapsamında sunacağı fiyat tekliflerinin, meslek mensubunca standart forma uygun olarak düzenlenen satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) veya niteliğine göre maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak düzenlenmesi gerektiği açıklanmıştır. Ayrıca fiyat teklifinin üzerinde, meslek mensubunun; teklif edilen birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre kendisince onaylanan tutanaktaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının belirli bir oranının altında olmadığını beyan ettiği ibarenin bulunması zorunludur. Bu ibare, belgenin geçerliliğinin ön şartıdır.

Kamu İhale Kurulunun 25.01.2024 tarihli ve 2024/UH.I-199 sayılı kararında bu kontrol somut olarak yapılmıştır. Bir belediyenin ses, sahne, ışık, görüntü ve tribün kiralama hizmeti alımı ihalesinde, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında; bir kiralama sözleşmesi, SMMM onaylı satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6), SMMM faaliyet belgesi, SMMM onaylı bir fiyat teklifi ile fiyat teklifini veren firmanın faaliyet belgesi ve ticaret sicil gazetesi sunulmuştur.

Kurul; sunulan fiyat teklifinde birim fiyat teklif cetvelindeki 21 iş kaleminin tamamının yer aldığını, ancak fiyat teklifi üzerinde meslek mensubu tarafından mevzuatta öngörülen gerekli ibarenin bulunmadığını, dolayısıyla fiyat teklifinin satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak düzenlenmediğini ve mevzuattaki şartları sağlamadığını tespit etmiştir. Ayrıca satış tutarı tespit tutanağında açıklama istenen iş kalemlerinin tamamının fiyatının yer almadığı belirlenmiştir. Sonuçta açıklamanın mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılarak aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi yönünde düzeltici işlem belirlenmiştir.

Kararda ayrıca, başvuru sahibinin sözleşme ve genel giderlere ilişkin iddiası; bu giderlerin önemli teklif bileşeni olarak belirlenmediği ve dolayısıyla açıklanmasına gerek bulunmadığı gerekçesiyle yerinde görülmemiştir.

Uygulama önerisi: komisyona kısa bir kontrol formu verin, (1) fiyat teklifi üzerinde meslek mensubu ibaresi var mı, (2) dayanak tutanağın tarih ve sayısı fiyat teklifinde gösterilmiş mi, (3) tutanak standart forma uygun mu ve ekleri tam mı, (4) açıklama istenen tüm kalemler tutanakta fiyatlandırılmış mı. Bu dört soruya "evet" alınmadan açıklama uygun bulunmasın; en sık iptal/düzeltici işlem sebebi bu dört maddede toplanıyor.