EKAP kaydı güncel değilse teklif değerlendirme dışı kalır mı?

Bilgiler ihale tarihi itibarıyla EKAP üzerinden alınabilecek durumda değilse, değerlendirme dışı bırakma işlemi hukuka uygun kabul edilmiştir.

E-ihale düzeninde, tüzel kişi isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren bilgiler artık evrakla değil sistem üzerinden doğrulanır. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler" başlıklı 38'inci maddesinde ve buna paralel idari şartname düzenlemelerinde; tüzel kişi isteklilerin ihaleye katılabilmeleri için yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç), üyelerine veya kurucularına ilişkin bilgilerin idarece EKAP'tan alınacağı düzenlenmiştir.

Kamu İhale Kurulunun 26.01.2022 tarihli ve 2022/UH.II-172 sayılı kararında bu mekanizmanın nasıl işlediği ayrıntılı olarak gösterilmiştir. Olayda başvuru sahibinin teklifi, idarece "ticaret sicil bilgilerine MERSİS üzerinden ulaşılamadığı" gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmıştır. Kurul;

- MERSİS ile EKAP arasındaki entegrasyonun, ilgililerce EKAP'a kaydedilen bilgiler üzerinden gerçekleştiğini ve yanlış ya da güncel olmayan bilgilerin entegrasyonu engellediğini,
- ihale tarihinde yapılan sorgulamada entegrasyonun sağlanamama nedeninin isteklinin EKAP'ta kayıtlı ilçe bilgisinin güncel olmaması olduğunu,
- isteklinin bu bilgiyi ihale tarihinden sonra güncellediğini

tespit etmiştir. Kurul, ortaklık yapısını gösteren belgeler EKAP'ta kayıtlı olsa dahi yönetici bilgilerinin de idarece EKAP'tan alınabilmesi gerektiğini, bu bilgilerin ihale tarihi itibarıyla doğru ve güncel olması sorumluluğunun istekliye ait olduğunu belirterek, idarece EKAP'tan edinilemeyen bilgiler nedeniyle isteklinin değerlendirme dışı bırakılmasında hukuka aykırılık bulunmadığı sonucuna varmış ve itirazen şikayet başvurusunun reddine karar vermiştir.

Kararda bir karşı oy da yer almaktadır: EKAP üzerinden tüzel kişiliğin varlığına ve ortaklık bilgilerine ulaşıldığı, MERSİS'ten kayıt gelmemesinin ilçe bilgisi farklılığından kaynaklandığı, dolayısıyla eksikliğin teklifin esasını etkiler nitelikte olmadığı ve düzeltici işlem belirlenmesi gerektiği görüşü savunulmuştur.

Uygulama önerisi: idare olarak, sorgulamayı ihale tarihinde yapın ve sorgu ekranının çıktısını/kaydını ihale işlem dosyasına koyun; sonradan yapılan sorgulamalar farklı sonuç verebiliyor. İstekli tarafında ise EKAP kayıtlarını (adres, ilçe, yönetici, ortaklık) her ihale öncesinde kontrol etmek, bu tür bir kaybın önündeki tek güvencedir.