İç kontrol güvence beyanı nedir, kim imzalar?

Güvence beyanı, iç kontrol sisteminin işleyişine ilişkin yazılı bir sorumluluk üstlenme belgesidir.

5018 sayılı Kanunun 41'inci maddesi ve Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, faaliyet raporlarında iç kontrol güvence beyanına yer verilmesini öngörür.

Harcama yetkilileri, birim faaliyet raporlarında; üst yönetici ise idare faaliyet raporunda güvence beyanı verir. Ayrıca mali hizmetler birimi yöneticisi tarafından da mali hizmetlere ilişkin beyan düzenlenir.

Beyanın içeriği genel olarak şunu ifade eder: raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğu; kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması ile iç kontrol sisteminin işleyişi konusunda gerekli tedbirlerin alındığı ve bilinen usulsüzlük veya eksikliklerin rapora yansıtıldığı.

Önemli bir husus, beyanın şartlı verilebilmesidir. İç kontrol sisteminde bilinen eksiklikler varsa, bunların beyanda belirtilmesi gerekir. Eksiklikleri gizleyen bir tam güvence beyanı, sonradan tespit edilen sorunlar bakımından imzalayanın sorumluluğunu ağırlaştırır.

Uygulamada sık rastlanan hata, beyanların hiç düzenlenmemesi veya şablon metnin düşünülmeden imzalanmasıdır.

Beyanı imzalamadan önce birim düzeyinde bilinen eksikliklerin listelenmesini ve beyana yansıtılıp yansıtılmayacağının değerlendirilmesini öneririm.