Tahsilatta banka ve PTT kanalları nasıl yönetilmeli?

Banka kanalı tahsilat riskini azaltır, ancak mutabakat düzeni kurulmazsa yeni sorunlar doğurur.

Öncelikle bankalarla yapılan protokollerin içeriği önemlidir. Protokolde bulunması gerekenler: tahsil edilen tutarların idare hesabına aktarım süresi, mutabakat dosyalarının formatı ve gönderim sıklığı, komisyon oranları ve kimin karşılayacağı, hatalı tahsilatların düzeltilmesi usulü ve sorumluluk paylaşımı.

Aktarım süresi özellikle önemlidir; tahsil edilen tutarın bankada bekletilmesi, idare açısından nema kaybı anlamına gelir.

Mutabakat düzeni için: banka tarafından gönderilen tahsilat dosyalarının otomatik olarak tahakkuklara kapatılması, kapatılamayan (eşleşmeyen) kayıtların ayrı bir listede izlenmesi ve düzenli olarak çözülmesi gerekir.

Eşleşmeyen kayıtların birikmesi, uygulamada en sık karşılaşılan sorundur ve genellikle referans numarası hatalarından kaynaklanır. Referans numarası formatının protokolde net tanımlanması bu sorunu büyük ölçüde çözer.

Ayrıca mükellefe verilen ödeme referansının doğru üretilmesi de gerekir.

Aylık banka mutabakatını tutanağa bağlamanızı ve eşleşmeyen kayıt sayısını bir performans göstergesi olarak izlemenizi öneririm; bu sayı düştükçe hem tahsilat hem muhasebe kalitesi artmaktadır.