Muhasebe birimi ile harcama birimleri arasındaki koordinasyon nasıl sağlanır?

Gecikmelerin çoğu belge eksikliğinden ve süreç belirsizliğinden kaynaklanır; ikisi de çözülebilir.

Önce sorunun kaynağını ölçün: bir dönem boyunca iade edilen ödeme dosyalarının iade sebeplerini kaydedin. Genellikle birkaç sebep tüm iadelerin büyük kısmını oluşturur; imza eksikliği, muayene kabul tutanağının olmaması, taşınır işlem fişinin eklenmemesi, ödenek yetersizliği gibi.

Ardından şunları yapabilirsiniz. Birincisi, en sık yapılan ödeme türleri için kontrol listeleri hazırlayıp harcama birimlerine dağıtmak; dosya bu liste işaretlenmeden gönderilmesin. İkincisi, harcama birimlerine kullanılabilir ödenek durumunu gösteren düzenli rapor sağlamak. Üçüncüsü, birim personeline kısa bir eğitim vermek; iadelerin önemli kısmı bilgi eksikliğinden kaynaklanmaktadır. Dördüncüsü, iade edilen dosyalarda sebebi yazılı bildirmek; sözlü iadeler öğrenmeyi sağlamamaktadır.

Ayrıca 5018 sayılı Kanundaki sorumluluk ayrımının birimlerce bilinmesi, gereksiz tartışmaları azaltır: harcamanın yerindeliği harcama yetkilisinin, belge tamlığı ve mevzuata uygunluk kontrolü muhasebe yetkilisinin alanındadır.

Elektronik belge yönetim sistemi kullanılıyorsa, kontrol listelerinin sisteme gömülmesi en kalıcı çözümdür.

Üç aylık iade sebebi raporu tutmanızı öneririm; iyileşme somut olarak görülür.