Harcama belgelerinde hangi durumlarda eksiklik sayılır?

Her ödeme türü için aranacak belgeler mevzuatta ayrı ayrı sayılmıştır; genel bir liste yeterli olmaz.

Merkezi yönetim harcama belgeleri mevzuatı ve mahalli idareler için buna paralel düzenlemeler, ödeme türlerine göre aranacak kanıtlayıcı belgeleri belirler. Örneğin bir mal alımında; fatura, muayene ve kabul komisyonu tutanağı, taşınır işlem fişi ve varsa sözleşme aranırken; bir personel ödemesinde bordro, puantaj ve ilgili onaylar aranır.

Genel ilke, ödemenin hukuki dayanağını ve fiilen gerçekleştiğini gösteren belgelerin dosyada bulunmasıdır.

Sık rastlanan eksiklikler: muayene ve kabul tutanağının bulunmaması, taşınır işlem fişinin eklenmemesi, hizmet alımlarında hizmetin gerçekleştiğini gösteren belge (hakediş raporu, puantaj) olmaması, doğrudan teminlerde piyasa fiyat araştırma tutanağının bulunmaması ve görevlendirme onaylarının eksikliği.

5018 sayılı Kanunun 61'inci maddesi uyarınca muhasebe yetkilisi, ilgili mevzuatında sayılan belgelerin tamam olup olmadığını kontrol etmekle yükümlüdür; eksik belgeyle yapılan ödemede sorumluluk doğar.

Önerim: en sık yapılan ödeme türleri için birer kontrol listesi hazırlayın ve ödeme emri belgesinin ekinde bu listenin işaretlenmiş halinin bulunmasını zorunlu kılın. Bu basit uygulama, belge eksikliği bulgularının büyük kısmını ortadan kaldırmaktadır.