Ambar dışında birimlerde tutulan malzemeler nasıl kayıt altına alınır?

Bu, taşınır kayıt farklarının en yaygın sebeplerinden biridir ve düzeltilmesi süreç değişikliği gerektirir.

Taşınır Mal Yönetmeliği bakımından, ambardan çıkışı yapılan tüketim malzemeleri kullanıma verilmiş sayılır ve çıkış kaydı yapılır. Ancak fiilen tüketilmeyip birimde stoklanan malzemeler, kayıtlarda tüketilmiş görünürken fiziken mevcut olur; bu, hem stok yönetimini bozar hem de sayımlarda fark yaratır.

Dayanıklı taşınırlar bakımından ise durum farklıdır: bunlar kullanıma verildiğinde zimmet fişiyle kişiye veya birime zimmetlenir ve kayıtlarda kalmaya devam eder. Zimmetlenmeden birimlerde bulunan dayanıklı taşınırlar, kayıt dışı kalmış demektir.

Düzeltme için yapılması gerekenler: tüm birimlerde bir tespit çalışması yapılması, bulunan malzemelerin niteliğine göre (tüketim/dayanıklı) sınıflandırılması, dayanıklı olanların zimmet kayıtlarına alınması, tüketim malzemelerinin ise ambara iade edilmesi veya birim stoku olarak izlenmesi.

Kalıcı çözüm: birimlerin talep ettiği kadar malzeme alması, gereksiz stok yapmaması için talep sürecinin düzenlenmesi ve ambardan çıkışların gerçek ihtiyaca dayandırılması.

Dönemsel olarak birimlerde de sayım yapmanızı öneririm; ambarla sınırlı sayımlar bu sorunu hiç görmemektedir.