Kütüphane, müze ve kültür varlıklarının kaydı nasıl tutulur?

Bu varlıklar için taşınır mevzuatında özel bir kayıt düzeni öngörülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği'nde, taşınırlar hesap grupları itibarıyla sınıflandırılmıştır ve tarihi veya sanat değeri olan taşınırlar ile kütüphane materyalleri ayrı gruplarda izlenir. Bu varlıkların kayıtları, diğer demirbaşlardan farklı olarak, eser bazında ve tanımlayıcı bilgileriyle birlikte tutulur.

Kütüphane materyalleri için: eser adı, yazarı, yayın bilgisi, demirbaş numarası ve ediniş şekli kaydedilir. Ödünç verme sistemi varsa, materyalin kimde olduğu izlenmelidir.

Tarihi ve sanat değeri olan eserler için: eserin tanımı, dönemi, ölçüleri, durumu ve fotoğrafı kayda eklenir. Bu eserlerin envanterinin ayrıntılı tutulması, kayıp ve değişim risklerine karşı temel korumadır.

Ayrıca 2863 sayılı Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu kapsamına giren taşınır kültür varlıkları bakımından, ilgili müze müdürlüğüne bildirim ve tescil yükümlülükleri bulunmaktadır; bu varlıklar bakımından yalnızca taşınır kaydı yeterli değildir.

Denetimlerde raporlanan tipik eksiklik, bu varlıkların hiç kayda alınmamış olması veya toplu bir kalemle gösterilmesidir.

Eser bazlı fotoğraflı envanter çıkarmanızı ve yılda bir sayım yapmanızı öneririm.