Ambar ve depo yönetiminde asgari kurallar neler olmalı?

Fiziksel düzen ile kayıt düzeni birlikte kurulmalıdır; yalnızca birine odaklanmak sonuç vermez.

Taşınır Mal Yönetmeliği, taşınırların muhafazası ve kayıtlarının tutulmasından taşınır kayıt yetkilisini ve taşınır konsolide görevlisini sorumlu tutar. Ambar giriş ve çıkışlarının belgeye dayanması, sayımların yapılması ve kayıtların güncel tutulması bu sorumluluğun kapsamındadır.

Başlangıç için önerilen sıra: önce bir tam sayım yapılıp mevcut durum tespit edilir; ardından malzemeler kod ve raf sistemine göre yerleştirilir; her malzeme için asgari ve azami stok seviyeleri belirlenir; giriş ve çıkışlar yalnızca Taşınır İşlem Fişi ve Taşınır İstek Belgesi ile yapılır.

Kritik kurallar: ambara yetkisiz giriş olmamalı, çıkış talebi yazılı olmalı, ambar sorumlusu ile talep eden aynı kişi olmamalıdır. Miadı olan malzemelerde son kullanma tarihi takibi ayrıca yapılmalıdır.

Denetimde en sık raporlanan hususlar: fiili sayım ile kayıt farkı, tüketim malzemelerinin çıkışının yapılmaması ve ambar dışında (birimlerde) tutulan stokların hiç kayıtta olmamasıdır.

Stok seviyelerini belirlemek, hem gereksiz alımı hem de acil doğrudan temin ihtiyacını azaltır; ihale planlamanıza da doğrudan katkı sağlar.