Doğrudan Teminle Yapılan Süreli Bakım Onarım İşlerinde Sözleşme Zorunluluğu

Evet, aykırıdır. Doğrudan teminde sözleşme genel kuralda idarenin takdirine bırakılmış olsa da, işin belli bir süreyi gerektirmesi durumunda bu takdir ortadan kalkar ve sözleşme imzalanması zorunlu hale gelir. Sayıştay denetiminde tam bu ayrım gözden kaçırılmış bulundu.

Denetim raporunda konu şöyle tespit edilmiştir:

"İdarece 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 22'nci maddesi 1'inci fıkrası (d) bendi kapsamında doğrudan teminle gerçekleştirilen ve belirli bir sürede tamamlanması öngörülen yapım, tadilat, bakım ve onarım vb. işlerinde işi üstlenen kişi ile sözleşme imzalanmadığı görülmüştür."

Kamu İhale Genel Tebliği'nin ilgili bendi ile 01.02.2024'te yürürlüğe giren Doğrudan Temin Yöntemiyle Yapılacak Alımlara İlişkin Tebliğ'in 4'üncü maddesi de aynı yönde açıktır:

"Teslimi, sunumu veya yapımı belli bir süreyi gerektiren alımlar ile Kanunun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında yapılan alımlarda sözleşme imzalanması zorunludur."

Analiz:
(1) Kanunun "Tanımlar" maddesine göre bakım, onarım, büyük onarım ve temizlik işleri "Hizmet" veya "Yapım" tanımına girer; bu işler tek seferde teslim edilebilen basit bir mal alımından farklıdır ve fiilen belli bir süreye yayılır.
(2) İdarenin savunması bu konuda çoğu zaman "tutar düşük, doğrudan temin zaten basit bir usul" yönündedir; ancak sözleşme zorunluluğu tutarla değil işin süreye yayılan niteliğiyle ilgilidir, tutar küçük olsa da sözleşme şartı kalkmaz.
(3) Sözleşmesiz yürütülen bir işte iş süresi, gecikme cezası, kabul koşulları ve garanti/kusur sorumluluğu gibi hususlar yazılı bir zemine oturmaz; uyuşmazlık çıktığında idarenin elinde yalnızca fatura ve teslim tutanağı kalır.
(4) Raporda listelenen taziye evi, imam evi ve öğretmenevi bakım onarımlarının her biri haftalar süren fiziksel işler olup, hiçbiri "bir defada teslim edilen" alım tanımına girmez.

Yapılacaklar:
1. Doğrudan temin dosyası açılmadan önce işin niteliği değerlendirilmeli; bakım, onarım, tadilat, temizlik gibi süreye yayılan işlerde sözleşme imzalanması standart prosedüre bağlanmalıdır.
2. Piyasa fiyat araştırması tutanağı ile birlikte, işin süresini, teslim şartlarını ve varsa gecikme cezasını içeren kısa bir sözleşme metni doğrudan temin dosyasının zorunlu eki haline getirilmelidir.
3. Mali hizmetler biriminde, sözleşmesiz doğrudan temin ödemelerine ön mali kontrol aşamasında otomatik uyarı/engel konulmalıdır.
4. Geçmiş yıl doğrudan temin dosyaları tarandığında sözleşmesiz yürütülmüş süreli işler varsa, bu işlerin kabul tutanaklarındaki eksiklikler ayrıca belgelendirilmelidir.

Uygulama önerisi: Belediyenin destek hizmetleri veya yazı işleri birimi, doğrudan temin formuna "işin süreye yayılıp yayılmadığı" sorusunu ekleyip yanıt "evet" ise sözleşme imzalanmadan ödeme emrinin işleme alınmamasını sağlayan bir kontrol adımı koymalıdır. Kural budur: süreye yayılan doğrudan temin işlerinde sözleşme, tutardan bağımsız olarak zorunludur.