Üniversite Diploması Dosyada Olmayan Bir Personelin Ataması Geçerli midir?

Hayır, görmezden gelemezsiniz; işe giriş sırasında alınması zorunlu belgelerin dosyada eksik olması, bir kontrol zafiyetidir ve bu personelin özlük dosyalarının derhal tamamlanması gerekir. Sayıştay tam bu tür bir eksikliği tespit etmiştir: "Şirket İnsan Kaynakları Yönetmeliği çerçevesinde işe alınacak olan kişilerden alınması gereken belgelerde eksiklik bulunmasına ilişkin kontrollerin gereği gibi yerine getirilmediği tespit edilmiştir."

Belge listesi yönetmelikte ayrıntılı olarak sayılmıştır, Şirket İnsan Kaynakları Yönetmeliği'nin 10'uncu maddesine göre işe girişte gerekli belgeler: iş başvuru formu, T.C. kimlik kartı fotokopisi, vukuatlı nüfus kayıt örneği, ikametgah belgesi, mezuniyet belgesinin noter tasdikli sureti veya e-devletten alınmış barkotlu mezuniyet belgesi, sağlık raporu, sabıka kaydı, SGK hizmet dökümü, 4 adet fotoğraf, askerlik terhis belgesi ve istenebilecek diğer belgelerdir. Ayrıca kurumsal düzeyde bir güvence daha vardır: "İnsan Kaynakları Müdürlüğü Çalışma Talimatı 1.2. Personel Özlük İşlemleri Süreci'ne göre, işe girişi yapılacak personellerin yasal olarak özlük dosyasında bulunması gereken evraklar temin edilerek personelin özlük dosyasında muhafaza edilir."

Somut olayda tespit somuttur: "14.06.2021 tarihli ve 2021/47 sayılı Yönetim Kurulu kararı ile 'Operasyon Koordinasyon Şefliği' ile 'Teknik Bakım Onarım ve İnşaat Şefliği' kadrosuna ve 14.06.2021 tarihli ve 2021/44 sayılı Yönetim Kurulu ile 'Mekan Müdürlüğü' kadrosuna atamaları yapılan ve halen ikisi görevde bulunan kişilerin özlük dosyalarında üniversite diplomalarının bulunmadığı ve özlük dosyalarının eksik olduğu tespit edilmiştir." Sayıştay'ın sonucu nettir: "Bu durum Şirket İnsan Kaynakları Yönetmeliği çerçevesinde işe alınacak olan kişilerden alınması gereken belgelerde eksiklik bulunmasına ilişkin olarak kontrollerin gereği gibi yerine getirilmediğini göstermekte olup mevcut personele ilişkin olarak özlük dosya kontrollerinin yapılması gerekmektedir."

Analiz:

1) Diploma, yalnızca bir formalite değil, atanan kişinin atandığı pozisyonun (şeflik, müdürlük gibi) gerektirdiği eğitim niteliğine sahip olduğunu kanıtlayan temel belgedir. Bu belge olmadan, kişinin gerçekten ilan edilen pozisyonun aradığı asgari eğitim şartını taşıyıp taşımadığı belgelenmiş değildir, "personel görevini iyi yapıyor" gözlemi, bu belgesel eksikliği telafi etmez, çünkü performans değerlendirmesi ile işe alım şartlarının sağlanması ayrı konulardır.

2) Eksikliğin yönetim kurulu kararıyla atanan, halen görevde olan iki kişide bulunması, bu kontrolün tepe yönetim düzeyindeki atamalarda dahi çalışmadığını gösterir, kurumsal kontrol mekanizmaları, alt kademe işe alımlarına göre üst kademe atamalarında daha da titiz olmalıdır, çünkü bu pozisyonlar daha fazla sorumluluk ve yetki taşır.

3) Bu tür bir eksiklik, sadece iç düzen sorunu değildir, ilerideki bir hukuki uyuşmazlıkta (işe iade davası, disiplin süreci, kamu denetimi) şirketin personelin niteliklerini belgeleyememesi, şirketi savunmasız bırakabilir.

4) Sorunun "birkaç yıl sonra fark edilmesi", özlük dosyalarının düzenli olarak gözden geçirilmediğini gösterir, işe giriş anında yapılması gereken kontrol atlanmış, sonraki yıllarda da bu eksiklik hiç fark edilmemiştir; bu, tek seferlik bir kontrol yerine periyodik bir denetim mekanizmasının gerekliliğini ortaya koyar.

Yapılacaklar:

1. Eksik diploması tespit edilen iki personelden derhal mezuniyet belgesinin noter tasdikli sureti veya e-devlet barkotlu belgesini temin edip özlük dosyasına ekleyin.
2. Şirketinizdeki tüm personelin özlük dosyalarını, yönetmeliğin 10'uncu maddesindeki liste ile karşılaştırarak eksiksiz olup olmadığını kontrol edin.
3. Eksik belge tespit edilen diğer personel için de aynı tamamlama sürecini başlatın; belirli bir süre içinde tamamlanmazsa insan kaynakları biriminizin bunu üst yönetime raporlamasını sağlayın.
4. Yeni işe alımlarda, atama kararı imzalanmadan önce tüm zorunlu belgelerin eksiksiz teslim alındığını doğrulayan bir kontrol listesi/imza sürecini standart hale getirin.
5. Özlük dosyalarının belge tamlığını yıllık olarak gözden geçiren bir iç denetim rutini oluşturun; sadece işe giriş anında değil, periyodik olarak da kontrol edin.

Uygulama önerisi: Bu bulgu, performansı sorgulanmayan bir personelin dahi, işe alım belgeleri eksik olduğunda kurumsal bir risk oluşturduğunu gösterir, belge eksikliği fark edilmeyip yıllarca sürebilir. Sizin için çözüm, tespit edilen iki personelin dosyasını derhal tamamlamak ve tüm personel dosyalarını tarayan bir genel kontrol yapmaktır. Sayıştay'ın ölçüsü nettir: işe alınan her personelin özlük dosyasında, kurumun kendi yönetmeliğinde sayılan tüm belgeler (diploma dahil) eksiksiz bulunmalı ve bu, işe giriş anında kontrol edilmelidir; sonradan fark edilen eksiklikler derhal tamamlanmalıdır.