Personel Şirketinden Hizmet Alırken Yaklaşık Maliyeti Serbestçe mi Belirleyebiliriz?

Hayır, mümkün değildir; personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında yaklaşık maliyet, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin öngördüğü özel bir formüle göre hesaplanmalıdır, bu, kendi şirketinizden alım yapsanız bile geçerli, esnetilemeyen bir kuraldır. Sayıştay tam bu eksikliği tespit etmiştir: "Belediye personel şirketinden yapılan personel çalıştırmaya dayalı hizmet alımlarında yaklaşık maliyet hesaplanırken hizmet alımı ihaleleri uygulama yönetmeliği hükümlerine uyulmadığı görülmüştür."

Bu tür alımların yasal dayanağı 375 sayılı KHK'nin ek 20'nci maddesidir: "İl özel idareleri, belediyeler ile bağlı kuruluşları ve bunların üyesi olduğu mahalli idare birlikleri, personel çalıştırılmasına dayalı hizmetleri… doğrudan hizmet alımı suretiyle… sermayesinin yarısından fazlası bu idarelere ait ve halen bu kapsamda hizmet alımı yaptığı mevcut şirketlerinden birine… gördürebilir." Ancak bu istisna, bedelin keyfi belirlenebileceği anlamına gelmez, aynı maddeye dayanan 2018/11608 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı'nın 6'ncı maddesinin 3'üncü fıkrası açıkça sınırlar: "bu kapsamda yapılacak personel çalıştırılmasına dayalı hizmetlerin bedelinin tespitinde, Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliği'nin yaklaşık maliyetin tespitine ilişkin hükümlerine uyulması zorunlu olduğu belirtilmiştir." Ayrıca "bu kapsamdaki hizmet alımlarında taraflar arasında sözleşme imzalanması zorunlu olduğu belirtilmiştir."

Asıl hesaplama formülü Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliği'nin 10'uncu maddesinde tarif edilir: "personel çalıştırılmasına dayalı ihalelerde, personel maliyetinin, tarım dışında ve 16 yaşından büyük işçiler için belirlenmiş brüt asgari ücret tutarı ile bu tutar üzerinden hesaplanan işveren payı toplamından az olmamak üzere bulunan maliyetler dikkate alınarak hesaplanacağı, personele asgari ücretin üzerinde ödeme yapılmasının öngörülmesi halinde ise bu ücretin brüt asgari ücretin en az yüzde (%) kaç fazlası olacağının idarece belirlenerek, bu oran üzerinden yaklaşık maliyet hesaplanacağı ve söz konusu oranın idari şartnamede açıkça gösterileceği düzenlenmiştir."

Belediyenizdekine çok benzer bir uygulama somut olarak tespit edilmiştir: "Belediyenin şirketi personel A.Ş'den personel çalıştırmaya dayalı hizmet alımı olarak 'İlçe Sınırları İçerisinde Katı Atıkların Toplanması, Taşınması, Kent Temizliği Hizmetleri', 'Belediyeye Bağlı Hizmet Binalarının Temizlenmesi', 'Park Bahçe Bakımı Hizmeti Alımı', 'Güvenlik Hizmeti Alımı' ve 'Destek Personeli Hizmeti Alımı' işleri yapılmaktadır.", yani sizin sorduğunuz senaryodaki hizmet türlerinin neredeyse tamamı bu bulgudaki örnekle örtüşmektedir.

Analiz:

1) Formülün temel taşı brüt asgari ücret + işveren payıdır, bu, yaklaşık maliyetin mutlak tabanını oluşturur. Bunun üzerine bir ödeme yapılacaksa (örneğin nitelikli güvenlik personeli için asgari ücretin üzerinde bir ücret), bu fazlalık belirli bir yüzde olarak önceden belirlenmeli ve idari şartnamede açıkça yazılmalıdır, "genel piyasa bilgisine göre" gibi belirsiz bir yöntemle rastgele bir tutara varılamaz.

2) Bu kuralın amacı, kendi şirketinize yapılan ödemenin de şeffaf ve denetlenebilir bir formüle dayanmasını sağlamaktır, aksi halde, bir şirketin belediyenin kendi şirketi olması, bedelin nasıl hesaplandığının hiç sorgulanmamasına yol açabilir; bu da kamu kaynağının kontrolsüz aktarımı riski taşır.

3) Beş farklı hizmet türünün (katı atık, temizlik, park-bahçe, güvenlik, destek personeli) hepsi aynı yönteme tabidir, hizmetin türü ne olursa olsun, personel çalıştırılmasına dayalıysa (yani hizmetin esası işçilik ise), 10'uncu maddedeki formül uygulanır; hizmetin çeşitliliği, yönteme uyma zorunluluğunu değiştirmez.

4) Sözleşme zorunluluğu da ayrıca vurgulanır, yaklaşık maliyetin doğru hesaplanması kadar, bu hesaplamanın ve hizmet şartlarının yazılı bir sözleşmeye bağlanması da mevzuat gereğidir; sözlü anlaşma veya sadece fatura bazlı ilişki bu zorunluluğu karşılamaz.

Yapılacaklar:

1. Personel şirketinizden alınan tüm hizmetler (katı atık, temizlik, park-bahçe, güvenlik, destek personeli vb.) için yaklaşık maliyet hesaplamalarını, brüt asgari ücret + işveren payı formülüne göre yeniden yapın.
2. Asgari ücretin üzerinde ödeme öngörülen pozisyonlar için, fazlalık oranını (örneğin "%X fazlası") önceden belirleyip idari şartnamede açıkça gösterin.
3. Her hizmet alımı için taraflar arasında yazılı bir sözleşme imzalandığından emin olun; sözleşmesiz devam eden ilişkileri derhal sözleşmeye bağlayın.
4. Satın alma/ihale biriminize, personel şirketinden yapılan tüm hizmet alımlarında Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliği'nin 10'uncu maddesindeki formülü zorunlu kılan bir kontrol listesi oluşturun.
5. Geçmiş dönemde bu formüle uyulmadan hesaplanmış bedelleri gözden geçirip, gerekiyorsa cari sözleşmeleri yönetmeliğe uygun hale getirin.

Uygulama önerisi: Bu bulgu, "kendi şirketimiz, formalite gerekmez" düşüncesinin, aslında yaklaşık maliyet hesabının şeffaflığını ve denetlenebilirliğini zedelediğini gösterir. Sizin için çözüm, mevcut beş hizmet kalemini tek tek 10'uncu maddedeki formüle göre yeniden hesaplamaktır. Sayıştay'ın ölçüsü nettir: belediye personel şirketinden yapılan personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında yaklaşık maliyet, brüt asgari ücret ve işveren payı esas alınarak, varsa üzerine eklenecek oran idari şartnamede açıkça gösterilerek hesaplanmalı ve bu hizmetler yazılı bir sözleşmeye bağlanmalıdır.