Belediye Şirketine Yapılan Aylık Ödemede Sadece Fatura Yeterli midir, Hakediş Raporu da mı Gerekir?

Evet, gerekir; ödemenin sadece fatura üzerinden yapılması yeterli değildir, hizmet alımı ister piyasadan ister kendi şirketinizden olsun, her iki durumda da hakediş raporu düzenlenmesi mevzuat gereğidir. Sayıştay tam bu eksikliği tespit etmiştir: "Hizmet alımı kapsamında çalıştırılan Belediyeye ait şirket personeli için aylık ödenen tutarlar için hakediş düzenlenmediği görülmüştür."

Bu tür hizmet alımlarının çerçevesi 2018/11608 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenmiştir: "İl Özel İdareleri, Belediyeler ve Bağlı Kuruluşları ile Bunların Üyesi Olduğu Mahalli İdare Birliklerinin Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmetlerinin Gördürülmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Karar'da Belediyelerin hizmet alımı kapsamında çalıştıracağı personel için uyması gereken usul ve esaslar belirlenmiştir." Bu Usul ve Esasların 6'ncı maddesinin üçüncü fıkrası, boşluk durumunda hangi mevzuata bakılacağını gösterir: "bu usul ve esaslarda düzenlenmeyen hususlarda Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği eki Hizmet İşleri Genel Şartnamesi ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uyulacağı belirtilmiştir." Aynı maddenin dördüncü fıkrası ayrıca "bu kapsamda yapılacak hizmet alımları için taraflar arasında sözleşme imzalanmasının zorunlu olduğunu" ekler.

Hizmet İşleri Genel Şartnamesi'nin 42'nci maddesi ödeme sürecini tarif eder: "sözleşme bedelinin iş süresince nasıl ödeneceği düzenlenmiştir." Ancak asıl belirleyici hüküm Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği'nin 6'ncı maddesindedir: "İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak hizmet alımlarında, sözleşme ve/veya şartname hükümlerine göre yerine getirilen taahhütlerin bedellerinin ödenmesinde hakediş raporlarının düzenleneceği açıkça ifade edilmiştir. Aynı maddede hizmet işleri için Hizmet İşleri Hakediş Raporunun düzenlenmesi gerektiği belirtilmiştir."

Sayıştay bu hükümlerden şirketinizin durumuna doğrudan uygulanabilecek bir sonuç çıkarır: "Belediyenin hizmet alımı kapsamında çalıştıracağı personel için yapacağı ödemeler için hakediş hazırlaması gerekmektedir. Bu nedenle hizmet alımı ister piyasadan ister kendi şirketi yoluyla olsun her iki durum için de hakediş düzenlenmesi mevzuat gereğidir." Sizin uygulamanızla birebir örtüşen tespit ise şudur: "idarenin personel şirketine hizmet alımı kapsamında yaptığı aylık ödemelerin, hakediş düzenlenmeden doğrudan şirket tarafından gönderilen faturalar üzerinden gerçekleştirildiği tespit edilmiştir."

Analiz:

1) "Kendi şirketimiz olduğu için fatura yeterli" mantığı, hukuken yanlış bir varsayıma dayanır, belediye ile personel şirketi arasındaki ilişki, sermayenin ortaklığına rağmen ayrı bir hizmet alım sözleşmesine dayanır; bu sözleşme, piyasadaki herhangi bir yüklenici ile yapılan sözleşmeyle aynı usul kurallarına (sözleşme zorunluluğu, hakediş raporu) tabidir. Şirketin belediyeye ait olması, denetim ve belgeleme yükümlülüğünü hafifletmez.

2) Hakediş raporu ile faturanın işlevi farklıdır, fatura, satıcının talep ettiği tutarı gösteren tek taraflı bir belgedir; hakediş raporu ise idarenin (kontrol teşkilatının/ilgili biriminin) taahhüdün gerçekten yerine getirildiğini doğruladığı, iki taraflı bir kontrol belgesidir. Sadece faturaya dayanarak ödeme yapmak, hizmetin sözleşme şartlarına uygun sunulup sunulmadığının bağımsız bir kontrolden geçmediği anlamına gelir.

3) Bu kontrol eksikliği özellikle personel şirketi ilişkilerinde risklidir, çünkü kontrol eden ile kontrol edilen arasında (her ikisi de fiilen belediyenin uzantısı olduğu için) doğal bir gerilim/denge mekanizması zayıftır; hakediş raporu, bu tür ilişkilerde nesnel bir kontrol izini bırakmanın en önemli aracıdır.

4) İdarenin bulguya verdiği cevap ("gerekli önlemlerin alınacağı") gösteriyor ki bu, çözümü karmaşık olmayan, sadece mevcut ödeme sürecine bir belge/onay adımı eklemeyi gerektiren bir düzeltmedir.

Yapılacaklar:

1. Personel şirketinizle olan hizmet alım sözleşmenizde hakediş raporu düzenleneceğine dair bir madde olduğundan emin olun; yoksa sözleşmeyi güncelleyin.
2. Her aylık ödeme öncesinde, ilgili birim (insan kaynakları veya kontrol teşkilatı) tarafından "personel fiilen çalıştı, hizmet sözleşme şartlarına uygun sunuldu" onayını içeren bir Hizmet İşleri Hakediş Raporu düzenleyin.
3. Ödemeyi, sadece şirketin gönderdiği faturaya değil, bu hakediş raporuna dayandırarak gerçekleştirin, fatura ile hakediş raporunu birlikte dosyalayın.
4. Mali hizmetler biriminize, hakediş raporu eklenmemiş hiçbir hizmet alım ödemesinin işleme alınmayacağı bir kontrol kuralı tanımlayın.
5. Geçmiş dönemde hakediş raporu olmadan yapılmış ödemeler için, mümkünse geriye dönük olarak (personel devam kayıtları, iş programı gibi belgelerle) bir doğrulama dosyası oluşturun.

Uygulama önerisi: Bu bulgu, "kendi şirketimiz, güven sorunu yok" düşüncesinin, mevzuatın öngördüğü nesnel belgeleme yükümlülüğünün yerini tutamayacağını gösterir. Sizin için çözüm, mevcut fatura tabanlı ödeme sürecine basit bir hakediş raporu onay adımı eklemektir. Sayıştay'ın ölçüsü nettir: belediyenin hizmet alımı kapsamında çalıştırdığı personel için yaptığı ödemeler, ister piyasadan ister kendi personel şirketinden olsun, Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği'ne uygun bir Hizmet İşleri Hakediş Raporu düzenlenmeden gerçekleştirilemez.