Temsil Ağırlama Ödeneği Başka Müdürlüklerin Bütçesine Konularak Kullanılabilir mi?

Hayır, uygun değildir; temsil, ağırlama ve tören giderleri yalnızca belediye başkanının takdirine bağlı bir bütçe kalemidir ve yalnızca Özel Kalem Müdürlüğü (başkanı temsil eden birim) bütçesinden karşılanabilir, başka müdürlüklerin bütçesine bu amaçla ödenek konulamaz. Sayıştay tam bu uygulamayı tespit etmiştir: "Belediyede sadece Başkanlık makamı tarafından kullanılması gereken temsil ağırlama bütçesinin aynı zamanda diğer harcama birimlerinin bütçesine ödenek konulmak suretiyle kullanıldığı tespit edilmiştir."

Hukuki dayanağı 5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 60'ıncı maddesidir, bu giderler "belediye giderleri arasında sayılmaktadır." Ancak kimin bu gideri belirleyip kullanacağı Belediye Bütçesinden Yapılacak Temsil Ağırlama ve Tören Giderleri Yönergesi'nde netleştirilir. Yönergenin 2'nci maddesi kapsamı tanımlar: "bu Yönerge'nin, belediye idaresinin başı ve temsilcisi olan belediye başkanının bu sıfatının gereği olarak yapacağı temsil, ağırlama ve tören giderleri konusunda uyacağı kuralları kapsadığı" belirtilir; 3'üncü madde ise takdir yetkisini tanımlar: "temsil, ağırlama ve tören giderlerinin konu, kapsam ve miktarının tayininin belediye başkanının takdirine tabi olduğu" hükme bağlanmıştır.

Sayıştay bu iki maddeden şu sonucu çıkarır: "Belediye Başkanının üst yönetici sıfatı ile Belediyeyi temsile yetkili olduğu ve bu giderlerin kendi takdir yetkisinde bulunduğu görülmektedir. Temsil, ağırlama bütçesi yalnızca Başkanlık makamını temsile yetkili olan Belediye Başkanı tarafından kullanılabileceğinden, bütçenin diğer harcama birimlerince kullanılması mümkün değildir."

Sizin sorunuzdaki senaryoya doğrudan denk düşen bir tespit somut rakamlarla belgelenmiştir: "Başkanlık makamı dışında temsil, ağırlama ödeneğini kullanan harcama birimlerinin olduğu görülmüş" ve tabloda üç birim sayılmıştır, Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü (1.958.670,00 TL bütçe, 1.912.974,44 TL harcama), Kadın ve Aile Hizmetleri Müdürlüğü (8.752,00 TL bütçe, 5.937,36 TL harcama) ve Özel Kalem Müdürlüğü (872.670,00 TL bütçe, 793.684,19 TL harcama). Dikkat çekici olan, Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü'ne ayrılan tutarın, asıl yetkili birim olan Özel Kalem Müdürlüğü'ne ayrılan tutarın iki katından fazla olmasıdır. Sonuç: "Belediye Başkanı tarafından kullanılacak temsil, ağırlama ve tören giderleri ile ilgili harcamaların Özel Kalem Müdürlüğü bütçesine konulan ödeneklerden karşılanması, dolayısıyla diğer müdürlüklere bu tertipten ödenek konulmaması gerekmektedir."

Analiz:

1) Bu kısıtlamanın temelinde takdir yetkisinin devredilemezliği yatar, yönerge, giderin "konu, kapsam ve miktarının tayinini" açıkça belediye başkanının kişisel takdirine bırakmıştır. Bu ödeneği başka bir müdürlüğün bütçesine koymak, o müdürlüğün kendi yöneticisine (müdüre) fiilen bu takdir yetkisini devretmek anlamına gelir, oysa yetki, kanunla ve yönergeyle özel olarak başkana tanınmıştır.

2) Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü'ne ayrılan tutarın asıl yetkili birimden çok daha yüksek olması, bu uygulamanın küçük bir istisna değil, fiilen ana harcama kanalı haline geldiğini gösterir, yani ihlal, marjinal bir sapma değil, bütçe planlamasının merkezinde yer alan yapısal bir hatadır.

3) Temsil ve ağırlama giderlerinin başkanın kişisel takdirine bağlı olması, hesap verebilirlik açısından da önemlidir, harcamanın tek bir sorumlu makamdan (başkan/özel kalem) yapılması, bu tür harcamaların izlenmesini ve denetimini kolaylaştırır; harcama birden fazla müdürlüğe dağıldığında, toplam temsil/ağırlama harcamasının gerçek boyutunu görmek ve denetlemek zorlaşır.

4) Farklı müdürlüklerin kendi "etkinlik" bütçelerini temsil/ağırlama kalemi altında oluşturması, aslında her müdürlüğün kendi faaliyetleri için ayrı bütçe kalemleri (örneğin kültürel etkinlik gideri, sosyal hizmet gideri gibi) kullanması gerekirken, daha esnek görünen temsil/ağırlama kalemine sığınmasının bir işareti olabilir.

Yapılacaklar:

1. Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü, Kadın ve Aile Hizmetleri Müdürlüğü gibi birimlerin bütçesindeki temsil/ağırlama/tören ödeneklerini kaldırın; bu tertibi yalnızca Özel Kalem Müdürlüğü bütçesinde bırakın.
2. Diğer müdürlüklerin gerçekleştirdiği etkinlik/organizasyon faaliyetleri için, temsil/ağırlama yerine kendi faaliyet alanlarına uygun doğru bütçe kalemlerini (kültürel faaliyet gideri, sosyal hizmet organizasyon gideri vb.) kullanmalarını sağlayın.
3. Bir sonraki bütçe hazırlığında, tüm harcama birimlerinin temsil/ağırlama/tören tertibi taleplerini mali hizmetler biriminizin bu kuralı hatırlatarak reddetmesini sağlayın.
4. Özel Kalem Müdürlüğü'nün temsil/ağırlama harcamalarını, belediye başkanının onayı/talimatı olmadan gerçekleştirmemesini sağlayan bir iç onay sürecini pekiştirin.
5. Geçmişte diğer müdürlüklerce yapılmış temsil/ağırlama harcamalarının, yönergedeki amaç ve kapsam sınırlarına (belediye başkanının temsil yetkisi çerçevesi) uygun olup olmadığını hukuk işleri/iç denetim ile gözden geçirin.

Uygulama önerisi: Bu bulgu, temsil ve ağırlama bütçesinin, aslında dar ve kişisel bir yetkiye bağlı bir kalem olmasına rağmen, zamanla birçok birimin "genel etkinlik bütçesi" gibi kullandığı yaygın bir sapmanın örneğidir. Sizin için çözüm, bir sonraki bütçe döneminde bu tertibi yalnızca Özel Kalem Müdürlüğü'nde bırakıp diğer birimlere doğru bütçe kalemlerini tahsis etmektir. Sayıştay'ın ölçüsü nettir: temsil, ağırlama ve tören giderleri, konu, kapsam ve miktarı belediye başkanının kişisel takdirine bağlı bir gider kalemidir ve yalnızca Özel Kalem Müdürlüğü bütçesinden karşılanabilir; diğer harcama birimlerinin bütçesine bu amaçla ödenek konulamaz.