Vekalet Ücretinin Dağıtılamayan %5'lik Kısmı Ne Zaman ve Nasıl Bütçeye Gelir Kaydedilir?

Evet, net bir kural vardır ve bu tam olarak Sayıştay'ın belediyelerde sıkça tespit ettiği bir eksikliktir: dağıtılamayan %5'lik pay muhasebe birimince Hazineye/bütçeye gelir kaydedilmeli, ayrıca hiç dağıtılamayan vekalet ücretleri de tahsilini takip eden üçüncü bütçe yılının sonunda gelir kaydedilmelidir. Sayıştay bulguda tam bu ihmali tespit etmiştir: "Kamu İdaresi lehine sonuçlanan dava ve icra takipleri nedeniyle elde edilen vekalet ücretinin dağıtımı esnasında %5'lik kısmın ve dağıtımı yapılmayan ancak üçüncü bütçe yılı sonunda gelir kaydı yapılması gereken tutarların gelir kayıtlarının eksik yapıldığı görülmüştür."

Hukuki dayanağı 5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 82'nci maddesi ve buna dayanan yönetmeliktir: "5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 'Avukatlık ücretinin dağıtımı' başlıklı 82'nci maddesinde İdare lehine sonuçlanan dava ve icra takipleri nedeniyle karşı taraftan tahsil olunan vekalet ücretlerinin dağıtımı hakkında 1389 sayılı Kanun'un kıyas yolu ile uygulanacağı belirtilmiştir." (1389 sayılı Kanun yürürlükten kalkmış, yerine 659 sayılı KHK ve buna dayalı Vekalet Ücretlerinin Dağıtımına Dair Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik geçmiştir.)

Dağıtımın nasıl yapılacağı Yönetmeliğin 6'ncı maddesinde ayrıntılı olarak tarif edilir: "emanet hesabında toplanan vekalet ücretlerinin, yıllık toplam tutarı… gösterge rakamının memuriyet katsayısı ile çarpımı sonucu bulunacak brüt tutarın on iki katını geçmeyecek şekilde dağıtılacağı, bu kapsamda dava veya icra dosyasını takip eden hukuk birim amiri, hukuk müşaviri, muhakemat müdürü veya avukata %55, vekalet ücreti dağıtımının yapıldığı yıl içerisinde altı aydan fazla süreyle hukuk biriminde fiilen görev yapmış olmaları kaydıyla hukuk birim amiri, hukuk müşaviri, muhakemat müdürü ve avukatlara %40 oranında ödeme yapılacağı… dağıtılamayan %5'lik kısmın ise muhasebe birimi tarafından Hazineye gelir kaydedileceği belirtilmiştir."

Hiç dağıtılamayan tutarlar için ayrı bir kural daha vardır, Yönetmeliğin 8'inci maddesi: "emanet hesabında toplanan ve dağıtımı yapılamayan vekalet ücretlerinin tahsilini takip eden üçüncü bütçe yılının sonunda gelir kaydedileceği belirtilmiştir."

Belediyenizdeki gibi bir örnekte, ihmalin somut mali karşılığı da ortaya konmuştur: "2019 yılında yapılan kayıtlar esas alınmak üzere o tarihten 31.12.2024 tarihine kadar yapılan avukatlık vekalet ücreti dağıtımlarında; 2019, 2020, 2021, 2022, 2023 ve 2024 yılları için dağıtımı yapılmayarak bütçeye gelir kaydedilmesi gereken (%5'ler) tutarın 105.663,26 TL olduğu, ancak aynı dönemler için İdare tarafından bütçeye gelir kaydedilen tutarın ise 99.563,72 TL olduğu, aradaki fark olan 6.099,54 TL'nin gelir kaydedilmesi gerekir iken herhangi bir kaydın yapılmadığı… tespit edilmiştir."

Analiz:

1) Kuralın yapısı iki ayrı zaman çizelgesi öngörür: %5'lik pay, her dağıtım işleminde eş zamanlı olarak gelir kaydedilmelidir; hiç dağıtılamayan (örneğin dosyayı takip eden avukat artık kurumda çalışmıyorsa veya pay sahipleri belirsizse) tutarlar ise ayrı bir süreçle, tahsilden itibaren üçüncü bütçe yılının sonunda gelir kaydedilir. İki kural birbirine karıştırılmamalıdır.

2) Sizin belediyenizdeki gibi "bazı yıllar yapıldı, bazı yıllar unutuldu" durumu, sistemin dağıtım işlemine bağlı otomatik bir tetikleyici olmadığını gösterir, %5 kesintisi her dağıtım hesaplamasının bir parçası olmalı, ayrı hatırlanması gereken bir adım olmamalıdır.

3) Aradaki küçük görünen fark (6.099,54 TL gibi) yıllar içinde birikerek önemli hale gelebilir; üstelik bu tutarlar kamu kaynağıdır ve emanet hesabında bekletilmesi, bütçenin gerçek gelir tablosunu eksik göstermesine yol açar.

4) Bu tür bulgular çoğunlukla çok yıllı bir taramayla ortaya çıkar, denetçi tek bir yılın kaydına değil, birkaç yıllık toplam dağıtım/gelir kaydı dengesine bakarak farkı tespit eder; bu da belediyelerin kendi iç kontrolünde benzer bir çok yıllık mutabakat yapması gerektiğini gösterir.

Yapılacaklar:

1. Mali hizmetler biriminize, her vekalet ücreti dağıtımı yapıldığında %5'lik payın otomatik olarak hesaplanıp aynı işlemde Hazineye/bütçeye gelir kaydedilmesini sağlayan bir kontrol adımı ekleyin.
2. Emanet hesabında bekleyen ve dağıtılamamış vekalet ücretlerini, tahsil tarihlerine göre sınıflandırıp üçüncü bütçe yılı sonu gelmiş olanları tespit edin ve gelir kaydını yapın.
3. Geçmiş yıllara ait (2019'dan bugüne) dağıtım kayıtlarını tarayıp, gelir kaydedilmesi gerekip de yapılmamış tutarları (sizin örneğinizdeki 6.099,54 TL gibi) belirleyip geriye dönük düzeltme yapın.
4. Yıl sonu kapanış kontrol listenize "vekalet ücreti %5 payı ve üçüncü yıl gelir kaydı mutabakatı" maddesini ekleyin.
5. Hukuk birimi ile mali hizmetler birimi arasında, her dağıtım işleminin iki kaydı (dağıtılan kısım + %5 gelir kaydı) birlikte tamamlanmadan kapanmayacağı bir onay akışı kurun.

Uygulama önerisi: Bu bulgu, vekalet ücreti dağıtımının "kime ne kadar ödeneceği" kısmının dikkatle yapılıp, "geri kalanın bütçeye ne zaman aktarılacağı" kısmının ihmal edildiği yaygın bir örüntüdür. Sizin için çözüm, dağıtım ve gelir kaydını tek bir işlem olarak tanımlayan bir kontrol listesi oluşturmaktır. Sayıştay'ın ölçüsü nettir: vekalet ücreti dağıtımında kalan %5'lik pay her dağıtımda muhasebe birimince Hazineye gelir kaydedilmeli; hiç dağıtılamayan tutarlar ise tahsilinden itibaren üçüncü bütçe yılının sonunda bütçeye gelir kaydedilmelidir.