Personele Başarı İkramiyesi Ödemek İçin Performans Kriteri Belirlemek Şart mı?

Hayır, mevcut uygulamanız yeterli değildir; performans ikramiyesi ödenebilmesi için önce yazılı, somut performans değerleme kriterlerinin belirlenmiş olması gerekir, bu, kanunun başkana ve meclise yüklediği ayrı bir görevdir. Sayıştay tam bu eksikliği tespit etmiştir: "Belediye tarafından istihdam edilen personele ilişkin performans değerleme kriterlerinin belirlenmediği tespit edilmiştir."

Bu görev iki organa paylaştırılmış durumdadır. 5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 38'inci maddesine göre: "Belediye Başkanı, personelin performans ölçütlerini hazırlamak, uygulamak, izlemek ve değerlendirmek, bunlarla ilgili raporları meclise sunmakla görevlidir." Meclisin rolü ise 18'inci maddede tanımlanır: "belediye meclisinin görevlerinden biri, stratejik plan ile yatırım ve çalışma programlarını, belediye faaliyetlerinin ve personelinin performans ölçütlerini görüşmek ve kabul etmek olarak belirtilmiştir." Yani başkan kriterleri hazırlar, meclis bunları görüşüp kabul eder, tek taraflı bir uygulama yeterli değildir.

Bu kriterlerin önemi, ikramiye ödemesinin kendisiyle doğrudan bağlantılıdır. 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu'nun 22'nci maddesi, ikramiyenin nasıl sınırlandırıldığını gösterir: "memurlara, başarı durumlarına göre toplam memur sayısının %10'unu ve Devlet memurlarına uygulanan aylık katsayının (30.000) gösterge rakamı ile çarpımı sonucu bulunacak miktarı geçmemek üzere hastalık ve yıllık izinleri dahil olmak üzere, çalıştıkları sürelerle orantılı olarak encümen kararıyla yılda en fazla iki kez ikramiye ödenebileceği" hükme bağlanmıştır. Dikkat edilmesi gereken nokta, bu ikramiyenin açıkça "başarı durumlarına göre" ödeneceğinin belirtilmesidir, başarı ölçülemiyorsa (yazılı kriter yoksa), bu ödemenin dayanağı da belirsizleşir.

Bulguda bu ilişki açıkça kurulur: "Bir kuruluşun yürüttüğü faaliyetlerde hedeflenen sonuçlara ulaşıp ulaşmadığı, hizmetlerin verimli, etkin ve tutumlu bir düzeyde gerçekleşip gerçekleşmediği hususlarının değerlendirilmesinde performans ölçümü önemli bir yönetim aracı olma işlevi görmektedir. Diğer yandan Belediye Kanunu ile başarılı personele ikramiye ödenmesinin öngörülmesi performans ölçümünü gerekli kılmaktadır." İdarenin mevcut durumu ise sizin sorunuzla birebir örtüşür: "İdare nezdinde istihdam edilen personele yönelik performans değerleme kriterlerinin belirlenmediği ve performans bazlı bir insan kaynakları yönetim sürecinin uygulanmadığı tespit edilmiştir."

Analiz:

1) Performans kriteri eksikliği, sadece bir raporlama formalitesi değildir, kriterin yokluğunda "başarı durumuna göre" ödenen bir ikramiyenin gerçekten başarıya mı, yoksa yönetici takdirine mi dayandığı denetlenemez hale gelir. Bu, hem personel arasında eşitsizlik riski hem de kamu kaynağının nesnel olmayan kriterlerle dağıtılması riski taşır.

2) Kanun, kriterlerin belirlenmesini üç aşamalı bir sürece bağlar: başkan hazırlar → meclise sunar → meclis görüşüp kabul eder. Bu sürecin atlanması, ikramiye kararının (encümen kararı olsa dahi) dayanağının eksik kalmasına yol açar, encümen ikramiyeyi onaylayabilir, ama onay verdiği "başarı" tanımının kendisi hiç oluşturulmamıştır.

3) Performans ölçümü yalnızca ikramiye için değil, genel insan kaynakları yönetimi için de bir araçtır, bulguda vurgulandığı gibi, kurumun "hedeflenen sonuçlara ulaşıp ulaşmadığını" ve hizmetlerin "verimli, etkin ve tutumlu" olup olmadığını değerlendirmenin temel yöntemi budur; sadece ikramiye ödemesiyle sınırlı dar bir konu değildir.

4) İdarenin bulguya verdiği cevap ("bulguda tespit edilen hususlara dikkat edileceği") gösteriyor ki bu, çoğu belediyede kurumsallaşmamış ama nispeten kolay düzeltilebilir bir eksikliktir, sorun karmaşık bir teknik altyapı gerektirmez, yazılı bir kriter seti ve onay sürecinin kurulmasıyla çözülebilir.

Yapılacaklar:

1. İnsan kaynakları biriminize, görev tanımlarına uygun, ölçülebilir performans kriterleri (örneğin devam durumu, iş tamamlama süresi, hizmet kalitesi göstergeleri) içeren bir taslak hazırlatın.
2. Bu taslağı belediye başkanının onayından geçirip belediye meclisine sunun; meclisin görüşüp kabul etmesini sağlayın.
3. Kabul edilen kriterleri yazılı bir yönetmelik/yönerge haline getirip tüm birim amirlerine duyurun.
4. İkramiye ödemesi için encümene sunulacak her teklifte, ilgili personelin kabul edilen kriterlere göre nasıl değerlendirildiğini gösteren somut bir belge/form ekleyin.
5. Performans değerlendirme sürecini yıllık olarak gözden geçirip güncelleyin; başkanın "izlemek ve değerlendirmek" yükümlülüğünü düzenli raporlarla meclise sunun.

Uygulama önerisi: Bu bulgu, "başarılı personele ikramiye" uygulamasının, başarıyı tanımlayan yazılı bir sistem olmadan sürdürülmesinin tipik bir örneğidir. Sizin için çözüm, mevcut ikramiye uygulamanızı durdurmadan, paralelde yazılı bir performans kriteri seti hazırlayıp meclisten geçirmektir. Sayıştay'ın ölçüsü nettir: personele başarı ikramiyesi ödenebilmesi için önce belediye başkanınca hazırlanıp belediye meclisince kabul edilmiş yazılı performans değerleme kriterlerinin bulunması gerekir; kriter olmadan verilen "başarı" değerlendirmesi kanunun aradığı objektif temeli sağlamaz.