Belediye Şirketi Genel Kurulunda Temsilci Görevlendirmek, Kanuni Yetkiyi Devretmek İçin Yeterli midir?

Hayır, yeterli değildir; meclis yalnızca temsilci görevlendirmekle yetinemez, temsilcinin genel kurulda hangi yönde oy kullanacağına ilişkin konuları da (özellikle 6102 sayılı Kanun'un devredilemez saydığı konularda) ayrıca karara bağlamalıdır. Sayıştay tam bu uygulamayı tespit etmiştir: "Belediyeye ait şirketlere ilişkin olağan genel kurul toplantılarında kanunen Genel Kurul uhdesine bırakılmış konuların Genel Kurul tarafından karara bağlanmaksızın işlemde bulunulduğu görülmüştür."

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 408'inci maddesi, anonim şirketlerde genel kurulun asla başka bir organa devredemeyeceği yetkileri tek tek sayar: "Çeşitli hükümlerde öngörülmüş bulunan devredilemez görevler ve yetkiler saklı kalmak üzere, genel kurula ait aşağıdaki görevler ve yetkiler devredilemez: a) Esas sözleşmenin değiştirilmesi. b) Yönetim kurulu üyelerinin seçimi, süreleri, ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi haklarının belirlenmesi, ibraları hakkında karar verilmesi ve görevden alınmaları. c) Kanunda öngörülen istisnalar dışında denetçinin seçimi ile görevden alınması. d) Finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık raporuna, yıllık kar üzerinde tasarrufa, kar payları ile kazanç paylarının belirlenmesine, yedek akçenin sermayeye veya dağıtılacak kara katılması dahil, kullanılmasına dair kararların alınması. e) Kanunda öngörülen istisnalar dışında şirketin feshi. f) Önemli miktarda şirket varlığının toptan satışı." Limited şirketler için de 616'ncı madde benzer bir liste sunar: müdürlerin atanması/görevden alınması, yılsonu finansal tabloları ve faaliyet raporunun onaylanması, kar payı kararı, müdür ücretlerinin belirlenmesi ve ibraları gibi konular yine devredilemez.

Bulgu, sorunun tam olarak nerede olduğunu ortaya koyar: "Uygulamada ise Belediye Meclisinin şirket olağan genel kurul toplantıları için Belediye Meclisi tarafından Genel Kurulu temsil etmek üzere gerçek kişi görevlendirilmesi yönünde karar alınmakla iktifa edildiği, ancak görevlendirilen gerçek kişinin genel kurulu temsilen katılacağı toplantıda genel kurul uhdesinde bulunan kanunen devredilemeyen temel karar alma konularında ne şekilde karar ve görüş bildireceği hus…" (metin burada kesilmiş olsa da mesaj açıktır: meclis kararı, temsilcinin karar mercii olan konularda nasıl oy kullanacağını belirlemeden sadece bir isim atamakla sınırlı kalmıştır.)

Analiz:

1) Belediye meclisi, şirketteki hisse sahipliği nedeniyle şirketin "genel kurul" makamını fiilen temsil eder, yani şirketler hukukunun genel kurula verdiği devredilemez yetkiler, dolaylı olarak meclisin sorumluluğuna geçer. Meclis bu sorumluluğu, sadece bir temsilci ismi belirleyip konunun özünü (ibra edilsin mi, kar payı ne kadar dağıtılsın, yönetim kurulu ücreti ne olsun) temsilciye bırakarak yerine getiremez.

2) Temsilci gerçek bir kişi olduğu için, kendi takdirine bırakılan oylarda kişisel yargısı devreye girer, oysa bu konular (özellikle ibra ve kar payı) belediyenin mali çıkarını doğrudan etkileyen kararlardır ve nihai kararın belediyenin kendi karar organınca (meclis) önceden şekillendirilmiş olması gerekir. Aksi halde, temsilcinin şirket yönetimiyle olan kişisel ilişkisi veya bilgi eksikliği, belediyenin çıkarına aykırı bir oyla sonuçlanabilir.

3) Bu düzenleme yalnızca anonim şirketler için değil, limited şirketler için de aynı mantıkla işler, 616'ncı madde neredeyse birebir paralel bir liste sunar; dolayısıyla belediyenin iştirak ettiği şirketin türü (A.Ş. veya Ltd.) fark etmeksizin aynı ilke geçerlidir.

4) Bu bulgu, belediye şirketleri alanında sıkça karşılaşılan bir "temsil ile karar verme yetkisinin karıştırılması" sorunudur, meclis, temsilci görevlendirmeyi genel kurul sürecine katılımın tamamı sanıp, asıl karar verme adımını atlamaktadır.

Yapılacaklar:

1. Şirketin olağan genel kurul gündemini önceden temin edin; gündemdeki devredilemez yetki kapsamına giren maddeleri (yönetim kurulu ibrası, kar payı dağıtımı, ücret/huzur hakkı belirleme, esas sözleşme değişikliği vb.) tespit edin.
2. Bu maddeler için meclise ayrı bir gündem maddesi getirerek, temsilcinin genel kurulda ne yönde oy kullanacağını (örneğin "yönetim kurulu ibra edilsin", "kar payı şu tutarda dağıtılsın") önceden karara bağlayın.
3. Temsilciyi görevlendiren karar ile temsilcinin oy kullanma talimatını içeren kararı ayrı ayrı ama birlikte meclis gündemine koyun; temsilci sadece meclisin belirlediği çerçevede oy kullansın.
4. Şirketler koordinasyon biriminiz varsa, her genel kurul öncesi gündem maddelerini devredilemez/devredilebilir yetki ayrımına göre sınıflandıran bir kontrol listesi oluşturun.
5. Geçmiş genel kurullarda bu şekilde (sadece temsilci kararıyla) alınmış kritik kararları hukuk işleri biriminizle birlikte gözden geçirin.

Uygulama önerisi: Bu bulgu, meclisin genel kurul sürecindeki rolünü "kimin katılacağını belirlemek" ile sınırlı sanmasından kaynaklanır; oysa TTK'nin devredilemez yetkiler listesi, asıl kararın da meclis düzeyinde şekillenmesini gerektirir. Sizin için çözüm, her genel kurul öncesi gündemi tarayıp devredilemez konularda ayrı bir meclis kararı almaktır. Sayıştay'ın ölçüsü nettir: belediye şirketlerinin genel kurullarında 6102 sayılı Kanun'un 408 ve 616'ncı maddelerinde sayılan devredilemez yetkiler (yönetim organının ibrası, kar payı dağıtımı, ücret/huzur hakkı belirleme vb.), sadece bir temsilci görevlendirmekle değil, meclisin bu konularda ayrıca karar almasıyla kullanılabilir.