Taşınır Kayıt Yetkilisi ile Taşınır Kontrol Yetkilisi Aynı Kişi Olabilir mi?

Hayır, her iki uygulama da mevzuata aykırıdır, biri görevler ayrılığı ilkesini, diğeri ise görevlendirilecek personelin statüsüne ilişkin şartı ihlal eder. Sayıştay tam olarak bu iki hatayı bir arada tespit etmiştir: "İdare tarafından 375 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin ek 20'nci maddesi kapsamında doğrudan hizmet alımı suretiyle Niğde Personel AŞ'den temin ettiği bazı personelin taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi olarak görevlendirildiği, bazı personelde ise söz konusu görevlerin birleştirildiği görülmüştür."

Önce görevlerin tanımına bakalım. Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 4'üncü maddesine göre "Taşınır kayıt yetkilisi; taşınırları teslim alan, sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eden, kullanıcılarına ve kullanım yerlerine teslim eden… kayıtları tutan, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen… görevli"dir; "Taşınır kontrol yetkilisi ise; taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemler ile düzenlediği belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eden… görevli"dir. Yani biri işlemi yapar, diğeri o işlemi denetler, aynı yönetmeliğin 6'ncı maddesinin 3'üncü fıkrası bu nedenle açıkça "taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevinin aynı kişide birleşemeyeceğini" hükme bağlamıştır.

Görevlendirilecek kişinin statüsü konusunda da açık bir kısıtlama vardır: "Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğünün yerleşik görüşlerinde de işçi statüsünde istihdam edilen personelin taşınır kayıt yetkilisi olarak görevlendirilemeyeceği ifade edilmektedir." Belediye şirketinden hizmet alımı yoluyla temin edilen personel de işçi statüsünde sayıldığından, bu kişiler taşınır kayıt yetkilisi olarak görevlendirilemez.

Mevzuat, personel darlığı mazeretini de öngörmüş ve ayrı bir çözüm sunmuştur: "Personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde ise bu görevin harcama yetkilisi tarafından yerine getirileceği belirtilerek söz konusu görevin önemi ve sorumluluğu bir nevi ifade edilmiştir." Yani personel azlığı, görevleri aynı kişide birleştirme gerekçesi değil, kontrol görevini bizzat harcama yetkilisinin üstlenmesi gerekçesidir.

Analiz:

1) Görevler ayrılığı ilkesinin amacı iç kontroldür, aynı kişi hem işlemi yapıp hem kendi işlemini denetlerse, hatalı veya kötüye kullanılan bir kayıt hiçbir zaman fark edilmez. Bu, sadece taşınır yönetiminde değil, kamu mali yönetiminin genel mantığında tekrarlayan bir tasarım ilkesidir (harcama yetkilisi/gerçekleştirme görevlisi/muhasebe yetkilisi ayrımında da aynı mantık işler).

2) İşçi statüsündeki personelin taşınır kayıt yetkilisi olamaması, görevin hesap verme sorumluluğu taşımasından kaynaklanır, yönetmelik taşınır kayıt yetkilisini "bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde… harcama yetkilisine karşı sorumlu" olarak tanımlar; bu tür bir mali sorumluluk zinciri, memur/kamu görevlisi statüsü dışındaki bir istihdam ilişkisiyle uyumlu görülmemektedir.

3) Belediye şirketi üzerinden hizmet alımı yoluyla personel temini (375 sayılı KHK ek 20'nci madde kapsamı) başlı başına meşru bir istihdam yöntemidir, bulgunun sorunu bu yöntemin varlığı değil, bu yolla temin edilen personelin hangi görevlere atanabileceğinin sınırlı olmasıdır. Temizlik, güvenlik, destek hizmetleri gibi alanlarda bu personel sorunsuzca çalışabilir; ama taşınır kayıt/kontrol gibi mali sorumluluk taşıyan görevlere atanamaz.

4) İdarenin bulguya verdiği cevap ("taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi olarak memur personelin görevlendirildiği ve konu hakkında gerekli hassasiyet gösterildiği") düzeltmenin aslında basit olduğunu gösterir: sorun yapısal bir imkansızlık değil, doğru personel havuzundan atama yapma meselesidir.

Yapılacaklar:

1. Taşınır kayıt yetkilisi ve taşınır kontrol yetkilisi görevlerini derhal farklı kişilere ayırın; personel darlığı varsa kontrol görevini bizzat harcama yetkilisi üstlensin.
2. Belediye şirketinden hizmet alımı yoluyla temin edilen (işçi statüsündeki) hiçbir personeli taşınır kayıt veya kontrol yetkilisi olarak görevlendirmeyin; bu görevlere yalnızca memur veya en azından doğrudan idarenin kendi kadrolu personelini atayın.
3. Her harcama biriminde kimin taşınır kayıt, kimin taşınır kontrol yetkilisi olduğunu gösteren güncel bir görevlendirme listesi (yazılı onay/olur ile) oluşturup insan kaynakları biriminizde saklayın.
4. Personel rotasyonu/emeklilik gibi durumlarda yeni görevlendirme yapılırken bu iki kısıtı (görev ayrılığı + statü şartı) kontrol eden bir onay adımı ekleyin.
5. Mevcut durumda görevleri birleşmiş veya işçi statüsünde atanmış personel varsa, bir sonraki taşınır sayımından önce görevlendirmeleri düzeltin ve düzeltmeyi yazılı olarak belgeleyin.

Uygulama önerisi: Bu bulgu genellikle küçük ve orta ölçekli belediyelerde personel yetersizliğinin doğal bir sonucu gibi görünse de, mevzuat bu sorunu zaten öngörüp "kontrol görevini harcama yetkilisi üstlenir" çözümünü sunmuştur, yani mazeret, kuralı esnetmeyi değil, alternatif prosedürü devreye sokmayı gerektirir. Sizin için pratik adım, mevcut görevlendirmeleri gözden geçirip hem statü hem görev ayrılığı açısından uygun hale getirmektir. Sayıştay'ın ölçüsü nettir: taşınır kayıt yetkilisi ile taşınır kontrol yetkilisi aynı kişide birleşemez ve işçi statüsündeki personel taşınır kayıt yetkilisi olarak görevlendirilemez.