İhale kapsamında alınan nakit teminat iki yılı geçtiği halde iade de edilmezse gelir de kaydedilmezse ne olur?

Bu, nakit teminatların sonsuza kadar askıda bekleyebilecek bir kalem olmadığını, iki yıllık sürenin sonunda idarenin ya iade ya da gelir kaydı yönünde aktif bir işlem yapmakla yükümlü olduğunu gösteren bir bulgudur, üçüncü bir seçenek (sonsuza kadar bekletmek) mevzuatta yoktur.

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu'nun 14'üncü maddesi net bir süreç kurar: nakit olarak alınan teminatlar, mal/hizmet alımlarında kabul tarihinde (veya garanti süresi varsa bitiminde), yapım işlerinde ise kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onayından itibaren iki yıl içinde iade edilmelidir; bu süre içinde iade edilmeyenler için idare ilgiliye bir bildirim yapar, bildirime rağmen talep edilmeyen teminatlar ise iki yıllık sürenin bitimiyle Hazineye (bütçeye) gelir kaydedilir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 258'inci maddesi de 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı için aynı mantığı teyit eder. Yani süreç üç adımlıdır: (1) süre dolduğunda iade edilir, (2) edilmezse yükleniciye bildirim yapılır, (3) bildirime rağmen talep edilmezse gelir kaydedilir, 'hiçbir şey yapmadan beklemek' bu üç adımın hiçbirine girmez.

Bir Sayıştay bulgusunda tespit tam olarak bu boşluğu gösterir: 'kabulü yapılan veya garanti süresini dolduran mal, yapım ve hizmet alımı ihaleleri kapsamında alınan nakit teminatların iadesi için İdare tarafından iade bildiriminde bulunulmadığı ve bu nedenle de zamanaşımı sürelerinin işletilemediği' tespit edilmiştir. Yani idare ne teminatı iade etmiş ne de bildirim sürecini başlatarak gelir kaydına giden yolu açmıştır, teminatlar hukuki bir limbo'da, işlemsiz bir şekilde beklemektedir.

Analiz: (1) Bildirimin yapılmaması, sürecin ilk ve en kritik adımının eksik kalması demektir: gelir kaydına giden zamanaşımı süresi, ancak idare yükleniciye 'teminatınızı talep edin' bildirimini yaptıktan sonra işlemeye başlar, bildirim yapılmadığı sürece bu süre hiç başlamaz, teminat da hiçbir zaman gelir kaydedilemez. (2) Bu, hem yüklenicinin hem idarenin aleyhine bir belirsizlik yaratır: yüklenici parasını geri alamaz (çünkü kimse ona haber vermemiştir), idare de bu tutarı ne kendi geliri olarak kullanabilir ne de kesin olarak yükleniciye ait bir borç olarak yönetebilir, teminat hesabı, gerçekte kime ait olduğu belirsiz, şişmiş bir bakiye biriktirir. (3) Bu bulgu, kira sözleşmesi feshedilen mezbahanın tahliye edilmemesi ve fesih sonrası hiçbir adımın atılmaması bulgusuyla (bkz. kira-sozlesmesi-feshedilen-mezbahanin-tahliye-edilmemesi) aynı örüntüye sahiptir: her ikisinde de mevzuat net bir sonraki adım (bildirim/tahliye) tanımlamışken, idare bu adımı atmayıp durumu belirsizlikte bırakmıştır. (4) Sayıştay'ın ayrıca hatırlattığı '10 yıllık genel zamanaşımı süresi', bu belirsizliğin sonsuza kadar süremeyeceğini, en geç bu genel sürenin sonunda teminatların bir şekilde çözüme kavuşturulması gerektiğini gösterir.

Yapılacaklar:
1. İki yıllık süresi dolmuş tüm nakit teminatları tespit edip, ilgili yüklenicilere teminatlarını talep etmeleri için resmi ve yazılı bildirim gönderin.
2. Bildirime rağmen belirli bir süre içinde talep edilmeyen teminatları, mevzuata uygun şekilde bütçeye gelir kaydedin.
3. Mali Hizmetler biriminde, 330 no'lu hesaptaki her teminatın kabul/kesin kabul tarihini ve iki yıllık sürenin ne zaman dolacağını izleyen bir takip tablosu oluşturun.
4. Süre dolan her teminat için bildirim gönderme sürecini otomatik tetikleyen bir hatırlatma sistemi kurun.

Uygulama önerisi: Nakit teminatlar, iki yıllık sürenin sonunda idarenin pasif kalabileceği bir kalem değildir; idare bu süre dolduğunda ya teminatı iade etmek ya da yükleniciye bildirim yaparak gelir kaydına giden süreci başlatmak zorundadır. Denetçinin ölçüsü nettir: kabul veya kesin kabul tarihinden itibaren iki yıl geçen her nakit teminat için idare, iade bildirimi yapmak ve talep edilmezse süre sonunda bütçeye gelir kaydetmekle yükümlüdür, teminatı işlemsiz bir şekilde hesapta bekletmek bu yükümlülüğü karşılamaz.