Doğrudan temin harcaması bütçe ödeneğinin %10'unu aşarsa Kamu İhale Kurulu'ndan görüş alınması gerekir mi?

Bu, doğrudan temin usulünün parasal limitine (tek işlem bazında) uyulsa bile, ayrı bir toplam/yıllık sınırın (bütçe ödeneğinin %10'u) aşılabileceğini ve bu aşımın Kamu İhale Kurulu'nun onayı olmadan meşru olmadığını gösteren bir bulgudur; ayrıca bu aşımın izlenebilmesi için gerekli kayıt sisteminin de işletilmediğini ortaya koyar.

4734 sayılı Kanun'un 62'nci maddesinin (ı) bendi, tek başına bir doğrudan temin işleminin parasal limitinin altında kalmasının yeterli olmadığını, ayrı bir toplam kontrol öngördüğünü belirtir: '21 ve 22'nci maddelerdeki parasal limitler dahilinde yapılacak harcamaların yıllık toplamı, idarelerin bütçelerine bu amaçla konulacak ödeneklerin %10'unu Kamu İhale Kurulunun uygun görüşü olmadıkça aşamaz.' Bu sınır, pazarlık usulü (21/f) ve doğrudan temin (22/d) yoluyla yapılan tüm alımların kümülatif toplamına uygulanır ve mal alımı, hizmet alımı, yapım işleri için ayrı ayrı hesaplanır. Ayrıca Kamu İhale Genel Tebliği'nin 30.9.2 maddesi, doğrudan temin yoluyla yapılan her alımın, takip eden ayın onuncu gününe kadar 'Doğrudan Temin Kayıt Formu' doldurularak EKAP üzerinden kayıt altına alınmasını zorunlu tutar.

Bir Sayıştay bulgusunda ihlalin boyutu tabloyla somutlaştırılır: mal alımında toplam ödenek 35.995.284,74 TL, bunun %10'u (sınır) 3.599.528,47 TL iken, doğrudan temin yoluyla yapılan fiili harcama 22.995.026,29 TL'ye ulaşmış, yani sınır 19.395.497,82 TL aşılmıştır. Aynı örüntü hizmet alımında (sınır 4,6 milyon TL'ye karşı 15,7 milyon TL harcama, 11,1 milyon TL aşım) ve yapım işlerinde (sınır 212 bin TL'ye karşı 416 bin TL harcama, 204 bin TL aşım) tekrarlanmıştır. Bulgunun ikinci ayağı, bu aşımın neden fark edilemediğini açıklar: 'doğrudan temin yoluyla yapılan alımlar Kamu İhale Genel Tebliği'nde belirtildiği üzere Belediye tarafından EKAP üzerinde kayıt altına alınmamaktadır. Bu durum... %10'unu aşamayacağı hükmüne ilişkin kontrollerin EKAP verileri ile teyit edilememesine neden olmaktadır.'

Analiz: (1) Burada iki ayrı ihlal birbirini besler: EKAP'a kayıt yapılmadığı için, doğrudan temin harcamalarının toplamının %10 sınırını aşıp aşmadığı hiçbir zaman gerçek zamanlı izlenememiştir, kayıt eksikliği, limit aşımının fark edilmesini geciktiren yapısal bir neden olmuştur. (2) Aşım oranlarının çok yüksek olması (mal alımında sınırın altı katından fazla harcama), bunun sınırın biraz aşılması değil, %10'luk kontrol mekanizmasının fiilen hiç işletilmediği anlamına geldiğini gösterir. (3) Bu bulgu, aynı işin kısımlara bölünerek doğrudan temin limitinin altında tutulması bulgusuyla (bkz. tek-isin-36-parcaya-bolunerek-dogrudan-temin-yapilmasi) aynı köke bağlıdır: ikisi de doğrudan temin usulünün, açık ihalenin gerektirdiği rekabeti ve kamuoyu denetimini bypass etmek için aşırı kullanılmasının farklı görünümleridir, biri tekil işlem seviyesinde, diğeri toplam/yıllık seviyede sınırı aşar. (4) EKAP kaydının yapılmaması, sadece bu belediyenin kendi iç kontrolünü değil, Kamu İhale Kurumu'nun ülke genelinde doğrudan temin kullanımını izleme kapasitesini de zayıflatır, bu bir raporlama formalitesi değil, sistemik izlemenin veri kaynağıdır.

Yapılacaklar:
1. Mali Hizmetler biriminde, doğrudan temin ve pazarlık usulü (21/f) harcamalarının mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri için ayrı ayrı yıllık kümülatif toplamını izleyen bir takip tablosu oluşturun.
2. Bu toplam, ilgili bütçe ödeneğinin %10'una yaklaştığında erken uyarı verecek bir eşik belirleyin; %10'u aşmadan önce Kamu İhale Kurulu'na başvuru sürecini başlatın.
3. Geçmişte %10 sınırını aşmış harcamalar için gerekiyorsa Kamu İhale Kurulu'na retroaktif başvuru yapıp durumu değerlendirin.
4. Her doğrudan temin işlemi için Doğrudan Temin Kayıt Formu'nu doldurup takip eden ayın onuncu gününe kadar EKAP'a kaydetme sürecini standart bir iş akışı haline getirin.

Uygulama önerisi: Doğrudan temin usulünün tekil işlem limitine uyulması yeterli değildir; bu usulle yapılan tüm harcamaların yıllık toplamı da bütçe ödeneğinin %10'unu Kamu İhale Kurulu'nun onayı olmadan aşamaz, ve bu sınırın izlenebilmesi ancak her işlemin EKAP'a eksiksiz kaydedilmesiyle mümkündür. Denetçinin ölçüsü nettir: %10'luk sınır aşılacaksa önce Kurul'dan uygun görüş alınmalı, aşılmasa bile her doğrudan temin işlemi EKAP'a kaydedilerek denetlenebilir kılınmalıdır.