Belediyenin kendi akaryakıt istasyonunda otomasyon yoksa hangi riskler doğar?

Bu, kamu kaynağıyla alınan akaryakıtın tüketiminin doğrulanabilir bir sistem yerine kişisel kayda bağlı kalması nedeniyle idarenin kendi iç kontrolünde yapısal bir zafiyet taşıdığı durumdur.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun 8'inci maddesi, kamu kaynağının 'etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun' kullanılmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumluluğu düzenlerken, 55'inci maddesi iç kontrolü doğrudan tanımlar: idarenin faaliyetlerini mevzuata uygun ve verimli yürütmesini, varlık ve kaynaklarının korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru tutulmasını ve mali bilginin güvenilir üretilmesini sağlamak üzere kurulan organizasyon, yöntem ve süreçler bütünüdür. Akaryakıt gibi sürekli tüketilen, miktarı ve fiyatı sürekli değişen bir kalemde bu iç kontrolün somut karşılığı, her yakıt veriminin tarih, saat, araç plakası, yakıt tipi ve miktar bazında elektronik olarak kaydedilmesidir.

Bir Sayıştay bulgusunda tespit şöyledir: 'İdarenin, tasarrufundaki araçlara yakıt vermek için kullandığı akaryakıt istasyonunda merkezi otomasyon sisteminin bulunmadığı görülmüştür.... akaryakıt takibinin personel marifetiyle tutulan kayıtlar ile yerine getirildiği görülmüştür.' Sayıştay bunun soyut değil somut sonuçlarını da sıralar: 'Akaryakıt temin ve kullanım işleminin profesyonel bir sistem tarafından takip edilmemesi, İdare açısından iç kontrol zafiyeti oluşturmakta, hata yapma riskini artırmakta, kaynak ve zaman kaybına yol açmaktadır.' Ayrıca 'otomasyon sistemi olmadığı için bazı alanlara ilişkin anlık veriler (akaryakıt tankının anlık yakıt durumu vs.) temin edilememekte ve bu verilere ilişkin ihtiyaca uygun raporlama yapılamamaktadır.' İdarenin cevabı sorunu kabul eder niteliktedir: sistem kurma çalışmaları başlatılmış ama 'henüz kurulmamıştır.'

Analiz: (1) 'Personel marifetiyle tutulan kayıt' ifadesi, bu verinin değiştirilebilir, doğrulanamayan ve kişiye bağlı olduğunu ima eder, otomasyon sistemi olmadığında, verilen yakıtın gerçekten o araca, o miktarda ve o tarihte verildiğini bağımsız olarak teyit edecek bir mekanizma yoktur; bu da hem hata hem kötüye kullanım riskini aynı anda büyütür. (2) Bu bulgu, kiralanan araçların takip sistemine dahil edilmemesiyle aynı kök soruna işaret eder (bkz. arac-kiralama-cezai-sart-ongorulmemesi): ikisinde de idarenin kendi tasarrufundaki taşıt/yakıt hareketlerini izleyecek bir otomasyon altyapısı eksiktir, biri araç kullanımını, diğeri yakıt tüketimini kör noktada bırakır. (3) Sayıştay'ın 'anlık veri temin edilememesi' vurgusu önemlidir: otomasyon eksikliği sadece geçmişe dönük denetimi değil, idarenin bugün kaç litre yakıtı kaldığını dahi bilmesini engeller, bu, temel bir stok yönetimi sorunudur. (4) İdarenin çalışmalara başlamış ama tamamlamamış olması, sorunun teknik olarak çözülebilir olduğunu ama önceliklendirilmediğini gösterir.

Yapılacaklar:
1. Akaryakıt istasyonuna, her yakıt veriminde tarih/saat, yakıt tipi, litre ve araç plakasını otomatik kaydeden bir otomasyon sistemi kurun.
2. Sistemin araç takip sistemiyle (varsa) entegre çalışmasını sağlayarak, verilen yakıt miktarı ile aracın fiili kullanımını (kilometre, çalışma saati) çapraz kontrol edin.
3. Sistem tam olarak kurulana kadar geçici bir önlem olarak, elle tutulan kayıtları ikinci bir kişi (örn. birim amiri) tarafından haftalık olarak imza karşılığı onaylatan bir ara kontrol getirin.
4. Otomasyon sisteminin ürettiği anlık tank seviyesi ve tüketim raporlarını düzenli olarak ilgili harcama yetkilisine sunulan bir rapora dönüştürün.

Uygulama önerisi: Kamu kaynağıyla alınan akaryakıtın hangi araca, ne zaman ve ne kadar verildiği, kişisel kayda değil doğrulanabilir bir elektronik sisteme dayanmak zorundadır. Denetçinin ölçüsü nettir: idarenin kendi akaryakıt istasyonu, her yakıt hareketini tarih, araç ve miktar bazında izleyen bir otomasyon sistemine sahip olmalıdır, aksi halde iç kontrol, kağıt üzerinde bir yöntemden ibaret kalır.