Noter kaydında belediye adına tescilli bir araç, belediyenin kendi envanterinde yoksa ne anlama gelir?

Bu, bir taşınırın dış kaydı ile iç kaydının birbirinden kopması durumudur ve idarenin kendi mal varlığının tam olarak ne olduğunu bilmediğini gösteren, ciddiye alınması gereken bir bulgudur.

Bir taşıt için iki ayrı ve birbirinden bağımsız kayıt sistemi işler: noter tescili, mülkiyeti resmi olarak kanıtlayan dış kayıttır; envanter kaydı ise idarenin kendi taşınır mal yönetmeliği çerçevesinde tuttuğu, kontrol ve denetime esas iç kayıttır. Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 5'inci maddesi harcama yetkililerini taşınırların 'saydam ve erişilebilir şekilde' kayıt altında tutulmasından sorumlu tutar; 6'ncı madde taşınır kayıt yetkililerine kullanımdaki dayanıklı taşınırları yerinde kontrol etme ve sayma görevi yükler; 32'nci madde ise yılsonlarında yapılacak sayımlarda kayıtlı miktarla fiili miktar arasında fark çıkması halinde tekrar sayım yapılıp sonucun 'fazla' veya 'noksan' olarak kaydedilmesini öngörür. 5018 sayılı Kanun'un 8'inci maddesi de bu iki kaydın tutarlı olmasını hesap verme sorumluluğunun bir gereği sayar.

Bir Sayıştay bulgusunda tespit şöyledir: 'Türkiye Noterler Birliğinden alınan Belediye adına tescil edilmiş taşıtların listesi ile Kurumun taşıtlarına ilişkin envanter kayıtlarının uyuşmadığı görülmüştür.... karşılaştırılması sonucunda; 2 adet taşıtın belediye adına tescilli olmasına rağmen Kurumun kayıtlarında bulunmadığı tespit edilmiştir.' İdare bulguya iştirak etmiş, 'daha dikkatli hareket edileceğini' bildirmiştir. Sayıştay'ın sonuç değerlendirmesi ise bu bulgunun sıradan bir kayıt hatası olarak görülmediğini gösterir: 'Kurumun envanter kayıtlarının fiili durumla uyumlu hale getirilmesi, tescil kayıtlarında yer alan taşıtların nerede olduğunun tespitinin yapılması ve akıbeti bilinmeyen taşıtlara ilişkin gerekli çalışmaların yapılması gerekmektedir.'

Analiz: (1) Sayıştay'ın kullandığı 'akıbeti bilinmeyen taşıt' ifadesi, bunun yalnızca bir muhasebe/kayıt eksikliği değil, idarenin fiilen sahip olduğu bir varlığın nerede, kimde ve ne durumda olduğunu bilmediği anlamına geldiğini gösterir, bu, hem israf hem kötüye kullanım riski taşır. (2) Bu bulgu, ambar/depo malzemelerinde görülen 'kayıtlı miktar ile fiili miktar uyumsuzluğu' sorununun taşıt ölçeğindeki karşılığıdır (bkz. yilsonu-ambar-sayimi-yapilmamasi); ikisi de aynı kök nedeni paylaşır, düzenli sayım/karşılaştırma yapılmaması. Farkı, burada karşılaştırma dışarıdan (noter kaydı) bir kaynakla mümkün olmasıdır; bu da idarenin kendi iç kontrolünün dış kayıtları düzenli kontrol etmediğini gösterir. (3) İki aracın envanterde hiç yer almaması, bunların ya hiç envantere alınmadan kullanıldığı ya da envanterden bir şekilde (usulsüz olarak) çıkarıldığı ihtimallerini akla getirir, her iki ihtimal de ayrıca araştırılmayı gerektirir. (4) Bu tür bir karşılaştırmanın Sayıştay denetimiyle ortaya çıkması, idarenin kendi iç kontrol mekanizmasının bunu kendiliğinden yakalayamadığını gösterir.

Yapılacaklar:
1. Türkiye Noterler Birliği'nden güncel taşıt tescil listesini talep edip belediyenin envanter kayıtlarıyla satır satır karşılaştırın.
2. Envanterde bulunmayan her tescilli aracın fiilen nerede olduğunu, kimin kullanımında olduğunu ve hangi amaçla edinildiğini araştırıp belgeleyin.
3. Tespit edilen araçları usulüne uygun şekilde envantere kaydedin; kayıt dışı kalmalarının nedenini (unutma, usulsüz çıkış, devir hatası vb.) tutanağa bağlayın.
4. Noter tescil listesi ile envanter kaydının en az yılda bir kez karşılaştırılmasını, taşınır sayım sürecinin standart bir adımı haline getirin.

Uygulama önerisi: Bir taşıtın mülkiyet kaydı ile idarenin kendi envanter kaydı arasındaki tutarsızlık, sadece evrak eksikliği değil, idarenin kendi varlığının izini kaybettiğinin göstergesidir. Denetçinin ölçüsü nettir: belediye adına tescilli her taşıt, aynı zamanda belediyenin kendi envanter kayıtlarında da yer almak ve akıbeti her an bilinir olmak zorundadır.