Kiralanan araçlar takip sistemine dahil edilmezse ve sözleşmede cezai şart yoksa ne olur?

Bu, aynı kiralama ilişkisinde birbirinden bağımsız iki ayrı mevzuata aykırılık olarak değerlendirilir: biri kontrol mekanizmasının yokluğu, diğeri sözleşmesel güvencenin yokluğu.

A. Araç takip sistemine dahil edilmeme. Bir Sayıştay bulgusunda tespit şöyle özetlenir: 'Belediye tarafından kiralanan araçların, çalışma şeklinin takip edilebilmesi için gerekli mevcut otomasyona dahil edilmediği... tespit edilmiştir.' Dayanak, 5018 sayılı Kanun'un 8'inci maddesindeki hesap verme sorumluluğu ile 48'inci maddesindeki mal yönetiminde etkililik ilkesi ve 2021/14 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi'dir; genelge taşıtların plaka bazında masraf kaydını ve çalışma süresi/güzergah/yakıt tüketiminin düzenli izlenmesini şart koşar. İncelenen olayda 46 araç kiralanmış ama hiçbiri otomasyona girilmemiş; üstelik hakediş 'fiili çalışma şartı'na göre ödenirken bunu doğrulayacak görev emri gibi kanıtlayıcı bir belge de idarece sunulamamıştır, yani ödeme, denetlenemeyen bir beyana dayanmaktadır.

B. Sözleşmede cezai şart öngörülmemesi. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 27'nci maddesinin (r) bendi, idari şartnamede işin süresi, teslim şartları ve gecikme halinde uygulanacak cezaların belirlenmesini zorunlu tutar. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun 112'nci maddesi de borcun gereği gibi ifa edilmemesi halinde borçlunun zararı gidermekle yükümlü olduğunu düzenler; cezai şart tam da bu riski önceden fiyatlandıran güvence aracıdır. Bulguda 'yüklenicinin sözleşme gereği üzerine düşen sorumluluklarını yerine getirmemesi durumunda kendisine uygulanacak herhangi bir ceza koşulun öngörülmediği' tespit edilmiştir, yani yüklenici sözleşmeyi ihlal etse dahi idarenin elinde otomatik işleyen bir yaptırım yoktur.

Analiz: (1) İki eksiklik birbirini besler: takip sistemi olmadığı için ihlal zaten fark edilmez, fark edilse de cezai şart olmadığı için yaptırım uygulanamaz, çifte kör nokta oluşur. (2) 'Fiili çalışma şartı'na dayalı ödeme modeli, doğrulama belgesi zorunluluğuyla birlikte kurulmadığı sürece kağıt üzerinde bir kontrol görünümünden ibarettir; bu, teslim alınmayan yapı denetim binalarında da görülen 'şartın var ama karşılığının denetlenmemesi' örüntüsüyle aynı kalıptır (bkz. yapı-denetim-binasi-teslim-alinmamasi). (3) Doğrudan temin usulü ihale usulüne göre daha az resmi belge ürettiği için, sözleşme şartlarının eksiksiz kurulması ihale usulüne kıyasla daha da kritikleşir; aksi halde idare hem rekabetten hem kontrolden mahrum kalır. (4) Genelge hükmünün 'plaka bazında kayıt' şartı, tekil araç ölçeğinde hesap verebilirlik ister; toplu/global bir yakıt-bakım tablosu bu şartı karşılamaz.

Yapılacaklar:
1. Kiralanan her aracı, sözleşme imzalanır imzalanmaz mevcut araç takip otomasyonuna plaka bazında dahil edin.
2. Doğrudan temin dahil tüm araç kiralama sözleşme taslaklarına, yüklenici yükümlülüklerini yerine getirmediğinde uygulanacak gecikme/ihlal cezası maddesi ekleyin (4734 md. 27/r referansıyla).
3. 'Fiili çalışma şartı'na dayalı ödemelerde, harcama yetkilisinin onaylayacağı görev emri veya eşdeğer bir kanıtlayıcı belgeyi hakediş evrakının zorunlu eki yapın.
4. Mevcut/devam eden kiralama sözleşmelerini gözden geçirip cezai şart eksikliği varsa ek protokolle giderin.

Uygulama önerisi: Kiralanan bir taşıtın maliyeti sadece kira bedelinden ibaret değildir; takip edilemeyen ve cezasız bırakılan bir sözleşme, idareye görünmeyen bir ikinci maliyet yükler. Denetçinin ölçüsü nettir: kamu kaynağıyla kiralanan her araç hem izlenebilir hem de ihlali halinde yaptırıma bağlı olmak zorundadır.