Pazarlık usulü ihalemizde davet ettiğimiz 3 firmadan sadece biri teklif verdi; rekabet sağlanamasa da ihaleyi bu tek...

Geçerli saymak yerine, tam da bu durumda daha dikkatli davranmanız gerekirdi, çünkü tek teklif almak, pazarlık usulünün amaçladığı rekabet ortamının oluşmadığının açık bir göstergesidir, ve böyle bir durumda yaklaşık maliyetin üzerindeki bir teklife sorgusuzca güvenilmemesi gerekir: 2023 denetiminde aynen, '4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 21/f maddesine göre yapılan Kahvaltılık Paket Alımı ihalesinde TEKLİF VEREN İSTEKLİ SAYISININ BİR OLDUĞU ve YAKLAŞIK MALİYETİN ÜZERİNDE FİYAT ile ihale yapıldığı görülmüştür.' 4734 m.21/f, ilan yapılmayan pazarlık usulünde 'en az üç istekli davet edilerek' teklif alınmasını öngörür, bu, rekabeti asgari düzeyde garanti etmek içindir. Ama denetim, sizin durumunuzda işin daha da ilginç bir boyutunu ortaya çıkarır: 'yaklaşık maliyetin üç firmadan teklif almak suretiyle... belirlendiği, yaklaşık maliyet tespiti için teklif istenen üç firmadan İKİSİNE PAZARLIK İÇİN DAVET GÖNDERİLMEDİĞİ, KALAN BİR FİRMA İLE ayrıca iki firmaya davet gönderildiği... ihaleye davet edilen iki firmanın teklif VERMEDİĞİ ve ihalenin YAKLAŞIK MALİYET İÇİN TEKLİF VEREN FİRMA ÜZERİNDE... yaklaşık maliyetin üzerinde bir bedelle kaldığı tespit edilmiştir.' Yani yaklaşık maliyeti belirlemek için fiyat teklifi alınan üç firmadan biri, aynı zamanda ihaleyi de kazanan tek teklif veren firma olmuştur, bu, yaklaşık maliyetin bağımsızlığını sorgulatan bir örtüşmedir. Kamu İhale Genel Tebliği'ne göre yaklaşık maliyet üstü teklifler değerlendirilirken üç ayrı kontrol (yaklaşık maliyet hesabının eksiksizliği, güncelleme yönteminin doğruluğu, teklifin piyasa rayicini yansıtıp yansıtmadığı) yapılmalıdır. Sonuç: 'yaklaşık maliyetin piyasadan teklif alınmak suretiyle belirlendiği ve... üç firma davet edildiği halde sadece bir firmanın teklif verdiği, dolayısı ile REKABET ORTAMININ TAM OLARAK SAĞLANAMADIĞI durumlarda İHALENİN YAPILMAYARAK YENİDEN İHALEYE ÇIKILMASININ daha uygun olacağı değerlendirilmektedir.'

Analiz: (1) 'En azından bir teklif aldık' savunması; TEKLİF SAYISININ YETERLİLİĞİ ile REKABETİN GERÇEKLEŞMESİ'ni karıştırır: pazarlık usulünün 3 istekli davet şartı, sadece 'en az bir cevap alalım' için değil, karşılaştırmalı bir rekabet ortamı yaratmak içindir, 3 davetliden sadece 1'inin teklif vermesi, bu rekabetin fiilen hiç oluşmadığını gösterir; tek teklifi 'yeterli' saymak, usulün amacını boşa çıkarır (eynesil-dava-basi-avukat ve ibb-sosyal-tesis-baskanlik-oluru dosylarının 'usulün şekli şartının yerine getirilmesi, o usulün amacının gerçekleştiği anlamına gelmez' sürümü: bir usulün öngördüğü asgari sayı şartının teknik olarak yerine getirilmesi (3 kişi davet edildi), o usulün gerçek amacının -rekabetin- sağlandığı anlamına gelmez, eğer sadece bir kişi cevap verdiyse). (2) Yaklaşık maliyeti belirleyen firmanın aynı zamanda tek teklif veren firma olması, bağımsızlık şüphesi yaratır: yaklaşık maliyet, ihalenin tarafsız bir referans noktası olması gerekir, bu maliyeti belirlemek için görüşü alınan bir firmanın, sonradan tek başına ihaleye teklif vermesi ve kazanması, bu firmanın kendi fiyat teklifini etkilediği referans değere göre değerlendirildiği şüphesini doğurur. (3) 'Yaklaşık maliyet üstü teklif' + 'tek teklif' kombinasyonu, ayrı ayrı değil BİRLİKTE değerlendirilmesi gereken iki risk faktörüdür: her ikisi de tek başına bazen açıklanabilir olsa da, aynı ihalede bir arada bulunmaları, denetimin de vurguladığı gibi, işlemi normalden daha dikkatli incelemeyi gerektirir. (4) Düzeltme; benzer durumlarda (tek teklif + yaklaşık maliyet üstü fiyat), ihalenin sonuçlandırılması yerine iptal edilip yeniden ihaleye çıkılmasıdır.

Yapılacaklar: (1) Benzer şekilde tek teklifle sonuçlanan ve yaklaşık maliyet üstünde kalan geçmiş ihaleler gözden geçirilsin. (2) Pazarlık usulü ihalelerde, yaklaşık maliyet tespiti için görüşülen firmaların aynı ihalenin pazarlık aşamasına da davet edilip edilmediği ayrıca kontrol edilsin (çakışma varsa ek özen gösterilsin). (3) Tek teklifle sonuçlanan ve yaklaşık maliyet üstü kalan ihalelerde, ihale komisyonunun iptal/yeniden ihale seçeneğini değerlendirmesi standart bir uygulama haline getirilsin. (4) Pazarlık usulü davet süreçlerinde, davet edilen firma sayısının ve tekliflerin gerçek bir rekabet yaratıp yaratmadığının komisyon tutanağında ayrıca değerlendirilmesi sağlansın.

Uygulama önerisi: pazarlık usulü bir ihalede tek teklif aldığınızda ve bu teklif yaklaşık maliyetin üzerindeyse, otomatik olarak ihaleyi sonuçlandırmak yerine, önce 'burada gerçek bir rekabet oluştu mu' sorusunu sorun, cevap hayırsa, yeniden ihaleye çıkmak daha güvenli bir yoldur. Ve denetçinin ölçüsü nettir: pazarlık usulünde davet edilen istekli sayısının yeterliliği, o usulün amacı olan rekabetin fiilen gerçekleştiği anlamına gelmez; tek teklifle sonuçlanan ve yaklaşık maliyeti aşan bir ihale, ekstra dikkat gerektirir.