İhaleye giren bazı firmalar teklif mektubunda geçici teminat bilgisini boş bırakmış ama komisyonumuz "uygundur" yazıp...

Katılmıyorum, çünkü geçici teminatı olmayan bir teklif, 4734 sayılı Kanun'un gözünde 'geçerli teklif' bile sayılmaz; böyle bir teklifi sınır değer hesabına dahil etmek, sadece küçük bir hata değil, sınır değerin kendisini yanlış hesaplatan bir zincirleme sorundur: 2021 denetiminde aynen, 'bazı isteklilerin teklif mektuplarında GEÇİCİ TEMİNAT BİLGİLERİNİ BOŞ BIRAKMALARINA rağmen... ilgili istekliler için 'GEÇİCİ TEMİNATI UYGUNDUR' şeklinde doldurulduğu ve tekliflerinin, SINIR DEĞER TESPİTİNDE DİKKATE ALINDIĞI görülmüştür.' Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği m.23-24, süreci adım adım tarif eder: EKAP, geçici teminat mektubunun 'teklif tutarının yüzde üçünü karşılayıp karşılamadığını' ve geçerlilik süresini kontrol eder; 'geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilen tekliflerin DEĞERLENDİRME DIŞI BIRAKILMASI' gerekir. Kamu İhale Genel Tebliği m.45.1.1.5 ise sınır değer hesabının sadece teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olan 'geçerli teklifler' üzerinden yapılacağını belirtir. Denetim, somut iki ihaleyi isimlendirir: 'Muhtelif İbadethanelerde İkmal Tadilat Bakım ve Onarımı İşi' ve 'Asfalt Şantiyesi Çevresi Betonarme İstinat Duvarı ve Kütle Bazalt Taş Duvar Yapım İşi', her ikisinde de 'geçici teminat bilgileri teklif mektubunda BOŞ BIRAKILMASINA... rağmen ihale komisyonu tarafından... geçici teminatı uygundur ibaresi YAZILMIŞ'tır. Bunun sonucu ciddidir: 'Sınır değerin tespitinde yanlışlık yapılması, AŞIRI DÜŞÜK TEKLİFLERİN YANLIŞ BELİRLENMESİNE sebep olmaktadır. Bu da aşırı düşük teklif sorgulamasına TABİ TUTULACAK VEYA DEĞERLENDİRME DIŞI BIRAKILACAK tekliflerin YANLIŞ BELİRLENMESİNE sebep olmaktadır.'

Analiz: (1) 'Teklif elimizdeydi, değerlendirdik' argümanı; TEKLİFİN FİZİKSEL/DİJİTAL OLARAK VAR OLMASI ile TEKLİFİN GEÇERLİ SAYILMASI'nı karıştırır: bir teklifin sisteme yüklenmiş, komisyon tarafından görülmüş olması, o teklifin otomatik olarak geçerli olduğu anlamına gelmez, geçerlilik, teminat gibi zorunlu unsurların eksiksiz sağlanmasına bağlıdır; teminatsız bir teklif, hiç verilmemiş gibi işlem görmelidir (dulkadiroglu-elektrik-serbest-tuketici dosyasının 'bir sürecin adımlarının fiilen atılmış görünmesi, o adımların usulüne uygun tamamlandığı anlamına gelmez' sürümü: bir teklifin dosyada bulunması ile o teklifin ihale mevzuatının aradığı geçerlilik şartlarını taşıması ayrı sorulardır; ikincisi karşılanmadan birincisi teklife hukuki bir değer katmaz). (2) Sınır değer hesabı, TÜM geçerli tekliflerin ortalamasına dayanır, tek bir geçersiz teklifin dahil edilmesi TÜM sonucu kaydırır: sınır değer, geçerli tekliflerin aritmetik ortalaması ve standart sapmasıyla hesaplanır, yanlışlıkla dahil edilen bir teklif (özellikle çok yüksek veya çok düşük ise), bu ortalamayı kaydırır, bu da zincirleme olarak aşırı düşük teklif sorgulanacak firmaların yanlış belirlenmesine yol açar; yani hata, tek bir teklifle sınırlı kalmaz, tüm ihale sonucunu etkileyebilir. (3) Aynı hatanın İKİ AYRI ihalede tekrarlanması, tek seferlik bir dikkatsizlik değil, sistemsel bir kontrol eksikliğini gösterir: iki farklı ihalede aynı türde hatanın yapılması, komisyonun e-teklif açma tutanağını doldururken teminat bilgisini gerçekten kontrol etmediğini, sadece rutin bir formalite olarak doldurduğunu düşündürür. (4) Düzeltme; geçici teminat bilgisi eksik/boş olan tekliflerin, e-teklif açma aşamasında otomatik olarak değerlendirme dışı bırakılması, sınır değer hesabının bu düzeltmeyle yeniden yapılmasıdır.

Yapılacaklar: (1) Adı geçen iki ihalede, geçersiz teklifler çıkarılarak sınır değerin yeniden hesaplanması ve bu yeni sınır değere göre aşırı düşük teklif sorgulaması/değerlendirme dışı bırakma işleminin gözden geçirilmesi sağlansın. (2) İhale komisyonu üyelerine, e-teklif açma ve belge kontrol tutanağının gerçek bir kontrol gerektirdiği, rutin bir onay kutusu olmadığı konusunda hatırlatma yapılsın. (3) Geçici teminat kontrolünün EKAP'ın sunduğu otomatik doğrulama özellikleriyle çapraz kontrol edilmesi standart hale getirilsin. (4) Benzer şekilde teklif mektubu eksikliği gibi diğer geçerlilik şartlarının da aynı titizlikle kontrol edildiğinden emin olunacak bir iç denetim örneklemesi yapılsın.

Uygulama önerisi: e-teklif açma tutanağını doldururken 'uygundur' ibaresini yazmadan önce, teminat bilgisinin gerçekten teklif mektubunda dolu ve tutarlı olduğunu bizzat kontrol edin, bu tutanak bir formalite değil, sınır değer hesabının doğruluğunu belirleyen kritik bir adımdır. Ve denetçinin ölçüsü nettir: geçici teminatı olmayan bir teklif, ne kadar sistemde görünür olursa olsun, 4734 sayılı Kanun'un aradığı 'geçerli teklif' sayılmaz ve sınır değer hesabına dahil edilemez.