Doğrudan temin alımlarında sözleşme yapmak idarenin takdirinde denildiğine göre, süreli teslimatlarda da sözleşme yap...

Hayır, çünkü o takdir yetkisi koşulsuz değildir; Tebliğ, sözleşme yapmayı sadece 'bir defada yapılacak alımlarda' idarenin tercihine bırakır, ama teslimi veya ifası belli bir süreyi gerektiren alımlarda sözleşmeyi zorunlu kılar, sizin örnekleriniz (aylarca süren seminer hizmeti, günler süren teslimat işleri) tam olarak bu zorunlu kategoriye girer: 2023 denetiminde aynen, 'İdare tarafından doğrudan teminle gerçekleştirilen ve TESLİMİ BELLİ BİR SÜREYİ GEREKTİREN bazı mal ve hizmet alımlarının SÖZLEŞMEYE BAĞLANMADIĞI görülmüştür.' Kamu İhale Genel Tebliği m.22 ayrımı net çizer: 'ilan yapılması, teminat alınması, ihale komisyonu kurulması... ile ŞARTNAME VE SÖZLEŞME DÜZENLENMESİ gibi hususların idarelerin takdirinde olduğu FAKAT bu madde kapsamında alımı yapılacak malın teslimi veya hizmetin ya da yapım işinin BELLİ BİR SÜREYİ GEREKTİRMESİ DURUMUNDA, alımın bir sözleşmeye BAĞLANMASININ ZORUNLU olduğu, BİR DEFADA YAPILACAK ALIMLARDA İSE sözleşme yapılmasının idarelerin takdirinde olduğu belirtilmiştir.' Yani takdir yetkisi, sadece anlık, tek seferlik teslimatlar için geçerlidir, sizin bahsettiğiniz gibi haftalarca/aylarca süren bir hizmet veya teslimat, bu istisnanın dışındadır. Denetim, idarenizde bu ayrımın tutarlı uygulanmadığını tespit eder: 'idarenizin birimleri arasında bir UYGULAMA BİRLİĞİ bulunmadığı, doğrudan teminle gerçekleştirilen ve teslimi belli bir süreyi gerektiren bir takım mal ve hizmet alımları için sözleşme imzalandığı, ANCAK BAZILARI İÇİN SÖZLEŞME İMZALANMADIĞI tespit edilmiştir.' Somut liste çarpıcıdır: 213 gün süren bir seminer hizmeti (462.500 TL), 93 gün süren bir başka seminer hizmeti (379.800 TL), 86 gün süren çiçek gönderim hizmeti (305.700 TL) gibi işler, sözleşmesiz yürütülmüştür. Sonuç: 'idarece doğrudan teminle gerçekleştirilen mal veya hizmet alımı ya da yapım işinin belli bir süreyi gerektirmesi durumunda MUTLAKA SÖZLEŞME YAPILMASI gerekmektedir.'

Analiz: (1) 'Sözleşme yapmak takdirimizde' argümanı; TEBLİĞDEKİ İSTİSNANIN KAPSAMINI GENİŞLETEREK GENEL KURAL HALİNE GETİRİR: Tebliğ metnini dikkatli okumak gerekir, takdir yetkisi, kuralın kendisi değil, dar bir istisnadır (sadece tek seferlik alımlar için); bu istisnayı tüm doğrudan temin alımlarına genellemek, metnin 'fakat' ile başlayan zorunluluk kısmını görmezden gelmek anlamına gelir (tepebasi-birim-miktar-uyusmazligi dosyasının 'bir istisnanın sınırları dikkatle okunmalı, geniş yorumlanmamalı' sürümü: bir düzenlemede genel bir takdir yetkisinden sonra 'fakat... zorunludur' şeklinde bir istisna geliyorsa, bu istisna en az takdir yetkisi kadar bağlayıcıdır). (2) '213 gün süren bir hizmet' ile 'bir kerede teslim edilen bir mal', tamamen farklı risk profilleri taşır: uzun süreli bir hizmette, hizmet kalitesinin sürdürülmesi, ödeme takvimi, fesih koşulları gibi birçok konu zaman içinde belirsizlik yaratabilir, sözleşme, bu belirsizlikleri önceden çözen bir güvencedir; tek seferlik bir teslimatta ise böyle bir süreklilik riski yoktur, bu yüzden Tebliğ bu ayrımı yapmıştır. (3) Birimler arası tutarsızlık, sorunun bilinçli bir tercih değil, farkındalık eksikliği olduğunu gösterir: bazı birimlerin sözleşme yaparken bazılarının yapmaması, kurumsal bir standart eksikliğini işaret eder, bu, merkezi bir yönlendirme veya kontrol olmadan, her birimin kendi yorumuyla hareket ettiğini gösterir. (4) Düzeltme; teslimi/ifası belli bir süreyi gerektiren tüm doğrudan temin alımlarında sözleşme yapılmasının, tüm birimler için standart ve zorunlu bir uygulama haline getirilmesidir.

Yapılacaklar: (1) Listelenen 10 işin (ve varsa benzerlerinin) sözleşmesiz yürütülmesinden kaynaklanan risklerin (ödeme, teslim garantisi vb.) geriye dönük değerlendirilmesi yapılsın. (2) Doğrudan temin süreç talimatına, 'teslim/ifa süresi X günden uzunsa sözleşme zorunludur' şeklinde net bir eşik ve kural eklensin. (3) Tüm harcama birimlerine, bu kuralın tutarlı şekilde uygulanması için ortak bir doğrudan temin prosedürü/formu dağıtılsın (idarenin 2024'te başlattığı düzeltme bu yönde pekiştirilsin). (4) Mali hizmetler/satın alma birimi, doğrudan temin dosyalarını onaylamadan önce süre kriterine göre sözleşme zorunluluğunu kontrol eden bir ön inceleme basamağı eklesin.

Uygulama önerisi: doğrudan temin talebi hazırlarken ilk soru 'bu iş tek seferde mi tesis ediliyor, yoksa bir süreye mi yayılıyor' olsun, süreye yayılıyorsa sözleşme şart, tek seferlikse takdire bağlıdır ama yine de yapılması tavsiye edilir. Ve denetçinin ölçüsü nettir: doğrudan teminde sözleşme yapma takdiri, sadece anlık/tek seferlik alımlar içindir; süreli teslimat veya hizmette bu takdir ortadan kalkar, sözleşme zorunlu hale gelir.