Doğrudan temin dosyasında "1 kg ayçiçek yağı" yazıp fiilen 1 litre teslim aldık; kilo ile litre zaten birbirine yakın...

Önemli, çünkü kilogram bir ağırlık birimi, litre ise bir hacim birimidir, ve bunları birbirinin yerine kullanmak, özellikle ayçiçek yağı gibi sudan daha hafif bir sıvıda, fiilen daha az mal aldığınız anlamına gelir: 2024 denetiminde aynen, 'Ayçiçek yağı için 1 kg yazılıp 1 lt olarak alınması, 18 kg olarak yazılıp 18 lt alınması... uygun bulunmamıştır.' Bu, izole bir hata değil, sistemik bir dikkatsizliğin parçasıdır, denetim aynı bulguda başka örnekler de sıralar: 'açık ihalede 6 kg teslim alınması gereken tuvalet kağıdının 3,3 kg teslim alınması... ayran için 200 ml yazılıp 170 ml alınması, salçanın 1 kg olarak yazılıp 830 gram alınması, ytong/bims malzemenin M3 YERİNE M2 OLARAK alınması, boya alımlarının BİRİM MİKTARI BELİRTİLMEDEN kova şeklinde alınması uygun bulunmamıştır.' Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik, bu tür sapmaların neden yakalanması gerektiğini açıkça tarif eder: m.7, muayene komisyonu, 'Yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın... ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler' ve 'her muayenede hazır bulunmak zorundadır'; m.13, 'Muayenede aranacak hususlar; İHALE DOKÜMANINDA YAZILI ŞARTLARDIR'; m.20, muayene raporunda 'ihale dokümanında yazılı niteliklerle, muayenede bulunan nitelikler ayrı ayrı yazılır. Bunlar karşılaştırılır'. Denetim, doğrudan temin alımlarının da bu kuraldan muaf olmadığını vurgular: 'Doğrudan temin ile alınan mal ve malzeme için de bu uygulamanın yapılması ve mal ve malzemenin buna göre teslim alınması gerektiği değerlendirilmektedir.' Sonuç: 'malzemenin AMBALAJ BİRİMİNE dikkat edilmesi gerekmektedir.'

Analiz: (1) 'Kilogram ile litre günlük hayatta birbirinin yerine kullanılır' sezgisi; GÜNLÜK KONUŞMA DİLİ ile TİCARİ/TEKNİK ÖLÇÜM KESİNLİĞİ'ni karıştırır: günlük konuşmada 'bir kilo süt' deriz ama gerçekte hacim ölçeriz, resmi bir alım belgesinde ise birim, sözleşmenin/talebin bağlayıcı bir parçasıdır; ayçiçek yağının yoğunluğu sudan düşüktür (yaklaşık 0,92 g/ml), yani 1 litre yağ, 1 kilogramdan HAFİFTİR, talep 'kilogram' ise ve teslim 'litre' ise, siz aslında istediğinizden daha az yağ almışsınızdır (ispark-cikolata-dogrudan-temin ve suruc-dogrudan-temin-yillik-limit dosylarının 'küçük görünen bir fark, toplamda sistematik bir kayba dönüşür' sürümü: bir ölçü biriminin 'yaklaşık aynı' sayılması, o birimin taşıdığı hukuki ve ticari kesinliği ortadan kaldırır, fark küçük görünse de, her işlemde tekrarlandığında toplam kayıp büyür). (2) Tuvalet kağıdı örneği, farkın 'ölçü birimi karışıklığı'ndan da öte, doğrudan MİKTAR eksikliği olabileceğini gösterir: 6 kg yerine 3,3 kg teslim almak, bir birim çevrimi hatası değil, doğrudan %45'lik bir eksik teslimattır, bu, muayene komisyonunun miktar kontrolünü de atladığını gösterir. (3) m³ yerine m² ölçümü, üç boyutlu bir malzemeyi iki boyutlu ölçmek anlamına gelir, bu, kalınlık/hacim bilgisinin tamamen kaybolduğu anlamına gelir: ytong/bims gibi yapı malzemeleri hacim (m³) üzerinden satılır çünkü kalınlıkları farklı olabilir; sadece yüzey alanını (m²) ölçmek, aynı yüzey alanına sahip ama çok daha ince bir malzemenin de kabul edilmesine izin verebilir. (4) Düzeltme; her doğrudan temin talebinde ve muayenesinde, ihale dokümanı/talep yazısındaki birimin (kg, litre, m², m³ vb.) teslim alınan birimle birebir eşleştiğinin komisyonca doğrulanmasıdır.

Yapılacaklar: (1) Geçmiş doğrudan temin dosyalarında tespit edilen birim/miktar uyuşmazlıkları için, fiilen eksik teslim edilen tutarların yükleniciden tahsili değerlendirilsin. (2) Muayene komisyonu üyelerine, birim dönüşümleri (ağırlık-hacim farkı gibi) ve malzeme özelinde doğru ölçüm birimi konusunda kısa bir eğitim verilsin. (3) Talep/sipariş formlarında birim alanının boş bırakılmaması veya belirsiz ifadelerle (örn. 'kova', 'paket') doldurulmaması zorunlu kılınsın. (4) Muayene raporlarında, talep edilen birim ile teslim alınan birimin ayrı sütunlarda karşılaştırmalı gösterilmesini sağlayacak bir form standardı getirilsin.

Uygulama önerisi: sipariş/talep yazılarınızda ve muayene tutanaklarınızda birim alanını asla boş bırakmayın veya belirsiz bırakmayın (kova, paket gibi), her zaman standart bir ölçü birimi (kg, litre, m², m³, adet) kullanın ve teslimatta bu birimin aynen karşılandığını doğrulayın. Ve denetçinin ölçüsü nettir: muayenede aranacak husus, ihale dokümanında/talepte yazılı şartın ta kendisidir; birim farklıysa, miktar 'yaklaşık aynı' görünse bile şart karşılanmamış sayılır.