Ek özel hizmet (arazi) tazminatı çizelgelerinde "kontrol, tespit, ada, parsel" gibi genel ifadeler yeterli değil mi...

Var, çünkü bu tazminatın amacı 'teknik personel genel olarak sahada çalışıyor' varsayımını ödüllendirmek değil, belirli bir personelin, belirli bir günde, belirli bir açık çalışma mahallinde fiilen çalıştığını doğrulamaktır; genel ifadeler bu doğrulamayı imkansız kılar: 2024 denetiminde aynen, 'Kamu İdaresince Teknik Hizmetler Sınıfında yer alan personele ödenen ek özel hizmet tazminatına dayanak teşkil eden ÇİZELGELERİN MEVZUATTA BELİRTİLEN USULE UYGUN BİÇİMDE DOLDURULMADIĞI ve çizelgelerin doldurulmasında GENEL TABİRLER KULLANILDIĞI görülmüştür.' 160 No.lu Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliği, bu çizelgelerin nasıl hazırlanacağını ayrıntılı tarif eder: 'listelerin PROGRAMLANMIŞ ve önceden bilinebilen işler dikkate alınarak hazırlanacağı... birim amirlerince düzenlenecek listelerde PERSONELİN UNVANI, ADI-SOYADI VE GÖREVLENDİRİLDİĞİ İŞLERİN AYRINTILI OLARAK yer alması gerektiği'. Denetim, sizin uygulamanızda bu ayrıntının tam olarak eksik olduğunu tespit eder: 'birim amirlerince düzenlenen listelerde, arazi tazminatı ödenen personelin görevlendirildiği işlerin AYRINTILI OLARAK YER ALMADIĞI; kontrol, tespit, bölge kontrol, ada, parsel gibi GENEL İFADELERİN yer aldığı, belediye müdürlüklerinin görev tanımları dikkate alınmadan müdürlükte görev alan teknik personele ek özel hizmet tazminatı ödemesi yapıldığı tespit edilmiştir.' İdarenizin cevabı, doğru yönde bir düzeltmeyi gösterir: 'birim amirlerince onaylı olarak düzenlenecek puantajlarda; personelin adı-soyadı, unvanı ve görevlendirildiği işlerin AYRINTILI ŞEKİLDE belirtilmesinin sağlanacağı'.

Analiz: (1) 'Zaten ne iş yaptığı belli' varsayımı; GENEL GÖREV TANIMI ile GÜNLÜK FİİLİ ÇALIŞMANIN BELGELENMESİ'ni karıştırır: bir teknik personelin genel olarak sahada çalıştığı bilinse de, bu tazminat her çalışılan gün için ayrı ayrı hesaplanan bir ödemedir (%3, %2, %1,2 gibi günlük oranlarla), yani mevzuat, 'bu kişi genelde sahada çalışır' değil, 'bu kişi şu tarihte, şu açık çalışma mahallinde, şu işi yaptı' sorusuna cevap arar; bu, ancak ayrıntılı kayıtla mümkündür (basaksehir-toplu-sozlesme-mevzuata-aykiri dosyasının 'mevzuatın öngördüğü ayrıntı/sınır, pratiklik gerekçesiyle atlanabilecek bir formalite değildir' sürümü: bir ödemenin dayanağı olan belge, mevzuatın istediği ayrıntı düzeyinde tutulmuyorsa, o ödemenin gerçekten hak edilip edilmediği denetlenemez hale gelir). (2) 'Ada, parsel' gibi ifadeler, açık çalışma mahalli şartını bile karşılamayabilir: tazminat, 'büro, atölye, tesis, işletme, fabrika ve hizmet binaları DIŞINDA' olan açık mahallerde fiilen çalışmaya bağlıdır, 'ada, parsel' gibi ifadeler, kişinin büroda mı yoksa sahada mı bu işlemi yaptığını dahi belli etmez; bir imar kontrolü, hem masa başında evrak incelemesiyle hem de fiilen sahaya gidilerek yapılabilir, ve tazminat sadece ikincisi için ödenmelidir. (3) Ayrıntısız liste, hem haksız ödeme hem de haksız ödenmeme riskini birlikte taşır: genel ifadelerle hazırlanan bir çizelge, sahada gerçekten çalışmayan birine ödeme yapılmasına yol açabileceği gibi, gerçekten çalışan ama çizelgesi yetersiz belgelenen birinin hakkının da şüpheli hale gelmesine yol açar, ayrıntı, her iki yöndeki riski de azaltır. (4) Düzeltme; çizelgelerin personel adı/unvanı ve görevlendirildiği işin somut ve spesifik tanımıyla (hangi iş, hangi açık mahal, hangi tarih) hazırlanması, üç aylık dönemler itibarıyla gözden geçirilmesidir.

Yapılacaklar: (1) Mevcut ek özel hizmet tazminatı çizelgeleri, personel adı-unvanı ve görevlendirildiği işin ayrıntılı tanımını içerecek şekilde yeniden düzenlensin (idarenin başlattığı yeni puantaj uygulaması tamamlansın). (2) Puantajların, ilgili Başkan Yardımcısının onayından geçip İnsan Kaynakları Müdürlüğü'ne iletilmesi süreci standart hale getirilsin. (3) Geçmiş dönemde genel ifadelerle ödenen tazminatların, gerçekte açık çalışma mahallinde fiilen yapılan işe karşılık gelip gelmediği örneklem bazında gözden geçirilsin. (4) Birim amirlerine, çizelge doldururken 'kontrol/tespit' gibi genel ifadeler yerine somut iş tanımı kullanmaları konusunda bir yönerge/eğitim verilsin.

Uygulama önerisi: arazi/saha tazminatı çizelgelerinizi hazırlarken kendinize şu soruyu sorun: 'bu ifadeden, bu personelin o gün büroda mı sahada mı olduğunu bağımsız biri anlayabilir mi?' Anlaşılmıyorsa ifade yetersizdir. Ve denetçinin ölçüsü nettir: bir tazminatın günlük ve şarta bağlı olarak ödenmesi öngörülmüşse, dayanak belgesi de o günü ve şartı somut olarak kanıtlayacak ayrıntıda tutulmalıdır; genel ifadeler bu kanıtı sağlamaz.