Asfalt tesisimizdeki kum-çakıl ve bitüm için taşınır kaydı tutmamız gerekir mi, tüketim malzemesi zaten?

Sorun etti çünkü 'tüketim malzemesi olması', taşınır kaydından muaf olmak anlamına gelmiyor, muafiyet çok daha dar bir duruma, yani hiç depolanmadan doğrudan kullanılan malzemeye özgüdür; sizin agrega ve bitümünüz ise stoklanıyor, bu da onu genel kurala tabi kılıyor: 2024 denetiminde aynen, 'İdarenin asfalt üretim tesisinde kullanılmak üzere temin edilip STOKLARA ALINAN agrega (kum, çakıl) ve bitümün tesise girişinde ve kullanıma verilmesi sırasında varlık işlem fişi düzenlenmediği ve bu malzemelere ilişkin dönem sonu miktar tespiti yapılmadığı görülmüştür.' Taşınır Mal Yönetmeliği m.10/1-a genel kuralı koyar: 'ihtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolanan tüketim malzemeleri için varlık işlem fişi düzenlenip taşınır kayıtlarının yapılması gerekmektedir.' Denetim, istisnanın ne kadar dar olduğunu özellikle vurgular: 'Bu genel hükmün istisnası yine aynı maddede YALNIZCA satın alındığı andan itibaren herhangi bir stok yapılmaksızın kullanıma verilen tüketim malzemeleri için tanımlanmıştır.' Yani istisna, örneğin bir kırtasiye kaleminin sipariş edilip aynı gün doğrudan kullanıcıya verildiği, hiç ambara girmediği durumlar içindir, sizin agrega/bitümünüz ise ambara alınıp, ihtiyaç oldukça kullanıma verilmektedir; Yönetmeliğin m.4/1-a'daki ambar tanımı da bunu doğrular: 'Kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer.', sizin depolarınız tam olarak bu tanıma girer. Ayrıca m.32 yıl sonu sayım zorunluluğunu ayrıca ve açıkça düzenler: 'Kamu idarelerine ait taşınırların, yıl sonlarında... sayımı yapılır' ve sayım sonuçlarına göre 'Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir.'

Analiz: (1) 'Tüketim malzemesi, kayıt gerektirmez' sezgisi; malzemenin TÜRÜ ile DEPOLANMA BİÇİMİNİ karıştırır: bir malzemenin nihai olarak 'tüketilecek' olması (demirbaş gibi uzun süre kullanılmayacak olması), onun taşınır kaydından muaf olacağı anlamına gelmez, kayıt zorunluluğunu belirleyen ölçüt, malzemenin stoklanıp stoklanmadığıdır; büyük miktarda satın alınıp depoya konan, aylarca orada bekleyen bir malzeme, tüketim amaçlı olsa bile ambar sürecinden geçmektedir ve bu sürecin izlenmesi gerekir (garantili-parca-takibi ve arac-envanteri-kayip-arac dosylarının 'malzemenin nihai kullanımı, ara aşamadaki izleme yükümlülüğünü kaldırmaz' sürümü: 'sarf malzemesi' etiketi, depoda bekleyen büyük miktarlı bir stoku otomatik olarak kayıt dışı bırakmaz). (2) Giriş-çıkış fişi olmadan, tesisin ne kadar malzeme kullandığı hiçbir zaman bağımsız doğrulanamaz: varlık işlem fişi, sadece bir evrak formalitesi değildir, bu fişler olmadan, tesise ne kadar agrega/bitüm girdiği ve üretimde ne kadarının kullanıldığı, yalnızca tedarikçi faturalarına ve üretim raporlarına dayanarak tahmin edilir, bağımsız olarak doğrulanamaz; bu da hem israf hem de usulsüz kullanım risklerini görünmez kılar. (3) Yıl sonu sayımı yapılmadan, kesin mizan güvenilir bir belge olmaktan çıkar: Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği m.480/3, dönem sonu kesin mizanın, doğru stok verilerine dayanması gerekir; agrega ve bitüm gibi büyük hacimli ve değerli malzemelerin fiili miktarı sayılmadan hazırlanan bir mizan, bu kalemler için gerçeği yansıtmayan bir tahminden ibarettir. (4) Düzeltme; agrega ve bitümün tesise girişinde ve kullanıma verilişinde varlık işlem fişi düzenlemeye başlamak, yıl sonlarında fiili sayım yapıp Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlemektir.

Yapılacaklar: (1) Asfalt tesisine giren ve kullanıma verilen agrega/bitüm için varlık işlem fişi düzenleme süreci başlatılsın. (2) Yıl sonlarında (ve gerektiğinde harcama yetkilisinin talimatıyla yıl içinde) fiili sayım yapılıp Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlensin. (3) Kayıtlı miktar ile fiili miktar arasında fark çıkarsa Yönetmelik m.32/7'ye göre gerekli tutanaklar düzenlensin. (4) Benzer şekilde stoklanan diğer inşaat/üretim malzemeleri de aynı kayıt disiplinine tabi tutulsun.

Uygulama önerisi: stoklanan tüketim malzemelerinizde tek soruluk kontrol uygulayın: 'bu malzeme satın alındığı an mı kullanıldı, yoksa önce depoya mı girdi?' Depoya girdiyse istisna kapsamına girmez, taşınır kaydı zorunludur; ve denetçinin ölçüsü nettir: tüketim malzemesi olmak kayıttan muaf tutmaz, muafiyet yalnızca hiç stoklanmadan doğrudan kullanılan malzemeye özgüdür.