Envanterde görünen ama fiilen bulunamayan araçları nasıl anlarız?

Yeterli değil, çünkü sorunun büyüklüğü sadece 'güncelleme eksikliği' değil, fiilen bulunamayan araçların olmasıdır; ve bu, denetimde izleme durumu 'Yerine Getirilmedi' olarak işaretlenmiş, yani idarenin 'düzelteceğiz' taahhüdü sonraki denetimde de karşılığını bulmamıştır: 2024 denetiminde aynen, 'İdare envanter kayıtlarında yer alan taşıtlar ile muhasebe kayıtlarında yer alan taşıtlara ilişkin bilgilerin uyumsuz olduğu ve bazı kamu kurumlarına tahsis edilen araçların takip ve kontrolünün yapılmadığı tespit edilmiştir.' Denetimin yöntemi çarpıcıdır: 'Türkiye Noterler Birliğinden alınan İdare adına tescil edilmiş taşıtların listesi ile İdare taşıtlarına ilişkin envanter kayıtlarının karşılaştırılması sonucunda; İdare adına kayıtlı araçlardan, biri diğer kamu kurumlarına tahsis edilmiş bulunan araç olmak üzere İKİ ARACIN KAYIP OLDUĞU, bir adet aracın da hurdaya ayrıldığı fakat kayıtlardan düşülmediği tespit edilmiştir.' Yani bu, sadece kayıt tutarsızlığı değil, resmi tescil sisteminde (Noterler Birliği) idarenin adına kayıtlı görünen iki aracın nerede olduğu bilinmemektedir. Hukuki dayanak nettir: 5018 sayılı Kanun m.8, kamu kaynağını kullananlar, bu kaynağın etkili, ekonomik ve hukuka uygun kullanılmasından ve kötüye kullanılmamasından sorumludur; m.48, kamu mallarının yönetimi 'verimlilik ve tutumluluk ilkesine göre' yapılır, aksi halde 'malların yönetimi veya kullanılması hususunda yetki verilenler sorumludur'; 657 sayılı Kanun m.12, memurlar, kendilerine teslim edilen devlet malını korumak ve her an hizmete hazır bulundurmak için gerekli tedbirleri almak zorundadır.

Analiz: (1) 'Envanteri güncelleyeceğiz' cevabı; sorunu 'kayıt hatası' seviyesinde görüp 'kayıp mal' seviyesini atlar: bir aracın hurdaya ayrılıp kayıttan düşülmemesi gerçekten bir kayıt güncelleme sorunudur ve nispeten kolay çözülür, ama iki aracın kayıp olması, çok daha ciddi bir sorundur: bu araçlar ya fiilen kaybolmuş, ya usulsüz olarak elden çıkarılmış, ya da kayıt sisteminin kendisi o kadar bozuk ki idare kendi malının nerede olduğunu bilmiyor, hangisi olursa olsun, 'envanteri güncelleriz' cevabı bu üç ihtimalden hiçbirini araştırmaz (idari-para-cezasi-usulsuz-tebligat ve tasinir-islem-fisi-eksikligi dosylarının 'kayıt düzeltme, kaybı telafi etmez' sürümü: envanteri güncellemek, kayıp malın nereye gittiğini açıklamaz). (2) İki ayrı kayıt sisteminin (tescil ve taşınır/muhasebe) birbirini doğrulaması, tam da bu tür kayıpları yakalamak içindir: denetim, idarenin kendi iç kayıtlarına değil, bağımsız bir dış kaynağa (Noterler Birliği tescil sistemi) başvurarak çapraz kontrol yapmıştır, bu yöntem, idarenin kendi kayıtlarının kendi içinde tutarlı görünse bile dış gerçeklikle örtüşmeyebileceğini gösterir; iki farklı sistemin birbirini doğrulaması, tek bir sistemin kendi hatasını fark edemeyeceği durumları ortaya çıkarır. (3) 'Tahsis edilen araç' ayrıca bir takip sorumluluğu getirir: kayıp iki araçtan biri başka bir kamu kurumuna tahsis edilmiş bir araçtı, bu, idarenin sadece kendi elindeki değil, başka kurumlara verdiği malların da takibinden sorumlu olduğunu gösterir; tahsis, mülkiyeti değil sadece kullanım hakkını devreder, takip yükümlülüğü tahsis eden idarede kalır. (4) Düzeltme; kayıp araçların akıbetinin araştırılması (çalınma, usulsüz elden çıkarma, kayıt hatası ayrımı), hurdaya ayrılan aracın kayıttan düşülmesi ve tescil-envanter-muhasebe kayıtlarının düzenli çapraz kontrolüdür.

Yapılacaklar: (1) Kayıp iki aracın akıbeti araştırılsın (kayıt hatası mı, usulsüz elden çıkarma mı, gerçekten kayıp mı). (2) Hurdaya ayrılan araç usulüne uygun olarak taşınır ve muhasebe kayıtlarından düşülsün. (3) Tescil sistemi (Noterler Birliği/trafik tescil) ile idare envanteri arasında düzenli (yıllık) çapraz kontrol rutini kurulsun. (4) Başka kurumlara tahsis edilen araçlar için ayrı bir takip listesi oluşturulup periyodik olarak doğrulansın.

Uygulama önerisi: araç envanterinizde tek soruluk kontrol uygulayın: 'bu listedeki her aracı, bağımsız bir dış kaynaktan (tescil sistemi) doğrulayabiliyor muyuz?' Doğrulayamıyorsanız, listenizdeki bazı araçlar fiilen mevcut olmayabilir; ve denetçinin ölçüsü nettir: envanterin güncellenmesi bir formalite değil, idarenin kendi malının nerede olduğunu bilmesinin garantisidir.