35 farklı işte aynı 3 kişi muayene-kabul yapabilir mi?

Şart, çünkü 'organizasyon tecrübesi' genel bir başlıktır, oysa kontrol teşkilatının her işin kendi teknik detayına hakim olması gerekir; ve sizin savunduğunuz 'tecrübe', özlük kayıtlarınızın kendisiyle çelişmektedir: 2022 denetiminde aynen, Şirketin 2022 yılında gerçekleştirdiği ve teknik detayları/faaliyet konuları FARKLILIK GÖSTEREN, toplam 411.469.850,25 TL hakediş düzenlenen 35 İŞ kapsamında AYNI ÜÇ KİŞİNİN kontrol teşkilatı olarak görevlendirildiği tespit edilmiştir. Şirketinizin kendi İstisna Kapsamında Satın Alma Prosedürü m.5'i kontrol teşkilatını, 'öncelikle alım konusu işle ilgili müdürlüğün personeli arasından belirlenmek üzere İŞİN UZMANI, biri başkan olmak üzere en az üç ve tek sayıda kişiden oluşan' komisyon olarak tarif eder: yani kuralı siz kendiniz yazmışsınız, ihlal ettiğiniz de kendi kuralınızdır. Savunmanızda bu üç kişinin 'uzun yıllar organizasyon işlerinde çalıştığı ve tecrübe sahibi olduğu' ileri sürülmüş; ama denetim, kişilerin özlük dosyalarına bakarak bunu çürütmüştür: 'ilgili kişilerin Şirket öncesi iş tecrübelerinin sırasıyla GÖRÜNTÜ YÖNETMENİ, MALİ İŞLER YÖNETİCİSİ ve ÇAĞRI MERKEZİ GÖREVLİSİ-SEVKİYAT SORUMLUSU-ZİNCİR MARKET GÖREVLİSİ olduğu' ve 'bu yönleriyle alımı yapılan işler kapsamında DOĞRUDAN UZMANLIK BİLGİSİNE SAHİP OLMADIKLARI' tespit edilmiştir.

Analiz: (1) 'Tecrübeli ekip' iddiası ile 'özlük kaydı' arasındaki makas; bu bulgunun en öğretici tarafıdır: bir kişinin yıllarca aynı şirkette çalışmış olması, ona her türlü işin teknik uzmanlığını otomatik olarak kazandırmaz, görüntü yönetmenliği tecrübesi bir gösteri prodüksiyonunu değerlendirebilir, ama mali işler yöneticiliği veya market görevliliği geçmişi, teknik bir atölye çalışmasının şartnameye uygunluğunu denetlemek için hiçbir zemin sağlamaz (yönetim-kurulu-lisans-şartı ve influencer-eksik-katılım dosylarının 'iddia edilen tecrübe ile belgelenen geçmiş' sürümü: denetim, sizin kimin tecrübeli olduğuna dair beyanınızı değil, o kişinin özlük dosyasının ne yazdığını sorar). (2) Sabit üçlü; 'pratiklik' görünse de asıl işlevi tehlikeye atar: aynı üç kişiyi her işte kullanmak, idari açıdan kolay ve hızlı görünebilir, ama kontrol teşkilatının tek amacı, işin şartname ve sözleşmeye uygun yapılıp yapılmadığını teknik olarak doğrulamaktır: bu amaç, işin konusuna göre değişen bir uzmanlık gerektirir; sabit bir ekip, farklı 35 işin hiçbirinde tam yeterli olamaz, ama hepsinde 'uygundur' diye imza atmıştır. (3) 411 milyon TL'lik toplam; riskin ölçeğini gösterir: bu, birkaç küçük alımın toplamı değil, Şirket ölçeğinde büyük tutarlı bir hakediş kütlesidir: denetimin vurguladığı gibi, bu büyüklükteki işlerde kontrol teşkilatının her iş özelinde uzman kişilerden oluşması, tutarın büyüklüğüyle orantılı bir özen gerektirir. (4) Düzeltme; şirketin kendi taahhüdünde de görülür, her müdürlük/iş türü için ayrı kontrol teşkilatı oluşturulması yoluna gidileceği belirtilmiştir; bu, denetimin önerdiği 'her iş özelinde işin uzmanı kişilerden oluşturulması' ilkesiyle örtüşür.

Yapılacaklar: (1) İş bazlı komisyon: her istisna alımında, o işin teknik konusuna uygun uzmanlıktaki personelden ayrı bir kontrol teşkilatı oluşturulsun. (2) Özlük kontrolü: kontrol teşkilatına atanacak kişilerin ilgili iş alanındaki gerçek uzmanlığı, atama öncesi özlük dosyasıyla teyit edilsin. (3) Prosedür uyumu: mevcut İstisna Kapsamında Satın Alma Prosedürü'nün m.5'i, uygulamada da harfiyen izlensin. (4) Geçmiş inceleme: 2022'deki 35 iş için düzenlenen uygunluk tutanaklarının teknik geçerliliği ayrıca gözden geçirilsin.

Uygulama önerisi: her istisna alımında tek soruluk özlük testi uygulayın: 'bu kontrol teşkilatındaki kişilerin özlük dosyasında, bu işin teknik konusuyla ilgili bir geçmiş var mı?' Varsa görevlendirme savunulabilir, sadece 'genel tecrübe' veya 'idari deneyim' varsa; imza atan kişi, o işin şartnameye uygunluğunu gerçekten değerlendiremez; ve denetçinin ölçüsü nettir: kontrol teşkilatı, her iş özelinde o işin uzmanından oluşturulur, sabit bir ekipten değil.