Kamp katılımcı sayısıyla ödenen yemek sayısı tutmuyorsa nasıl anlaşılır?

Fark edemediniz çünkü iki ayrı müdürlüğün elindeki iki veri hiç karşılaştırılmamıştı, denetim bunu yaptığı an, basit bir çarpma işlemiyle devasa bir tutarsızlık ortaya çıktı: 2023 denetiminde aynen, 'Gençlik ve Spor Müdürlüğünden alınan katılımcı listesi ile Destek Hizmetleri Müdürlüğünün... yapmış olduğu ödemelerin incelenmesi sonucunda; kamp dönemleri itibarıyla kampta kalan kişi sayısı ile bu kişilerin yemek tüketimleri karşılığı ödenen yemek sayısının TUTARLI BİR VERİYE DAYANMADIĞI' tespit edilmiştir. Yöntem son derece basittir ve herhangi bir belediye kendi verisiyle uygulayabilir: her kamp dönemi için, (katılımcı sayısı + personel sayısı) × gün sayısı × 3 öğün = 'olması gereken azami yemek sayısı'; bunu hakediş kapsamında fiilen ödenen yemek sayısıyla karşılaştırın. Sonuç çarpıcıdır: toplamda 54.480 yemek olması beklenirken 32.679 fazla ödeme yapılmış (bazı hesaplamalarda net fark 21.801'e ulaşmıştır), üstelik bazı dönemlerde fark o denli büyüktür ki, 'tesisteki herkesin her gün ve her öğünde iki ve daha fazla sayıda yemek yemesi' gerekirdi ki bu 'hayatın olağan akışına aykırıdır'. En çarpıcı kanıt ise şudur: 18 Haziran, 12 Eylül ve 13 Eylül tarihlerinde tesiste HİÇBİR KONAKLAMA FAALİYETİ YAPILMAMIŞ olmasına rağmen bu günlerde toplam 1.350 adet yemek ödemesi gerçekleşmiştir, yani kamp hiç yokken bile fatura kesilmiştir.

Analiz: (1) İki müdürlüğün ayrı çalışması; her birinin kendi verisine hapsolmasına yol açar: Gençlik ve Spor Müdürlüğü kimlerin kampta olduğunu bilir, Destek Hizmetleri Müdürlüğü ise kaç öğün faturalandığını bilir, ama hiçbiri diğerinin verisine bakmadıkça, aradaki uçurum hiç görünmez: her müdürlük kendi işini 'doğru' yaptığını düşünür, çünkü kimse ikisini yan yana koymamıştır (kesin-kabul-noksan ve teslim-tutanağı-yokluğu dosylarının 'çapraz kontrol yokluğu' sürümü: bir organizasyonun iki yarısı birbirine hiç bakmazsa, aradaki boşluk sonsuza kadar büyür). (2) 'Organizasyon olmayan günde ödeme' bulgusu; en güçlü ve tartışmasız kanıttır: kamp döneminde 'ne kadar yemek yenmiş olabilir' tartışmaya açık bir tahmin olabilir, ama hiç kimsenin olmadığı bir günde yemek faturası kesilmesi, tahminle açıklanamaz: bu tür 'sıfır aktivite günü kontrolü', her hizmet alımında en ucuz ve en kesin doğrulama yöntemidir, faaliyet takvimi ile fatura tarihlerini yan yana koymak yeterlidir. (3) Fark büyüklüğü; ihmalin süresini de gösterir: 32.679 fazla yemeğin oluşması için bu tutarsızlığın aylarca, birden fazla kamp döneminde kesintisiz sürmesi gerekir, bu da kontrolün yalnız o yıl değil, muhtemelen önceki yıllarda da hiç yapılmadığını düşündürür. (4) Düzeltme; kalıcı bir çapraz kontrol mekanizmasıdır: her hakediş onayından önce, faaliyeti düzenleyen birimin katılımcı-tarih listesi ile ödemeyi yapan birimin fatura-öğün listesi yan yana konulup imzalanmalıdır, bu, iki ayrı müdürlüğün varlığını bir zafiyete değil, bir çift kontrol avantajına çevirir.

Yapılacaklar: (1) Çapraz kontrol: her etkinlik/kamp sonrası katılımcı listesi ile yemek hakediş faturaları karşılaştırılıp tutanağa bağlanmadan ödeme yapılmasın. (2) Sıfır gün testi: faaliyetin hiç yapılmadığı günlerde herhangi bir hizmet faturası kesilip kesilmediği rutin kontrol maddesi olsun. (3) Geri talep: tespit edilen fazla ödemelerin yükleniciden iadesi hukuki süreçle takip edilsin. (4) Kurumsal köprü: faaliyeti düzenleyen ve ödemeyi yapan birimler arası zorunlu bir mutabakat formu, hakediş dosyasının standart eki haline getirilsin.

Uygulama önerisi: her toplu yemek/konaklama hizmetinde tek soruluk çarpım testi uygulayın: '(kişi sayısı × gün × öğün) formülüyle bulduğumuz azami rakamla, ödediğimiz fatura tutarı örtüşüyor mu?' Örtüşüyorsa hakediş sağlıklıdır, örtüşmüyorsa, özellikle faaliyetin hiç olmadığı günlerde ödeme çıkıyorsa; kontrolsüz bırakılmış bir hakediş süreciniz var demektir; ve denetçinin ölçüsü nettir: kimsenin olmadığı günde yemek faturası, en açık kontrol zafiyeti kanıtıdır.