Geçen yıl da aynı bulgu çıktı, düzeltmezsek ne olur?

Ağırlığı farklı oluyor, çünkü bu sefer denetim yalnızca 'tutanak yok' demiyor, 'geçen yıl da söylemiştik, hala düzeltilmedi' diyor: 2024 denetiminde aynen, 'Önceki yıl Sayıştay Raporunda da BULGU KONUSU YAPILMIŞ olan ve İdare tarafından herhangi bir DÜZELTİCİ İŞLEM YAPILMAYAN bu hususa ilişkin' ibaresiyle açılan bulguda, 29 fatura ve toplam 5.734.128,90 TL tutarındaki malzemeye ilişkin 'kim tarafından teslim alındığı ve kimlere teslim edildiğine ilişkin kanıtlayıcı belge bulunmadığı, dolayısıyla bu hususun kontrol imkanı vermediği için DENETLENEMEDİĞİ' tespit edilmiştir. Hukuki dayanak 5018 sayılı Kanun m.8, kamu kaynağını kullanan herkes, bu kaynağın etkili-ekonomik-verimli ve hukuka uygun kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur ve yetkili mercilere hesap vermek zorundadır; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu m.34, denetimin amacı, hesap verme sorumluluğu ve mali saydamlığın yerleştirilmesidir: yani tutanak, bürokratik bir formalite değil, hesap verme zincirinin ilk halkasıdır, halka kopunca, zincirin geri kalanı (malzeme gerçekten alındı mı, gerçekten hak sahiplerine mi gitti, aynı malzeme iki kez mi faturalandı) hiç kurulamaz: denetim raporunun 'denetlenememiştir' ifadesi tam bunu söyler, eksiklik yalnız bir usul hatası değil, denetimin kendisini imkansız kılan bir boşluktur.

Analiz: (1) 'Düzeltmeye başladık' beyanı, geçmiş yılın hesabını kapatmaz: idarenin bu yılki cevabı, teslim tutanaklarının düzenlenmeye başlandığı ve devam ettirileceği yönündedir; ama bu, 5.734.128,90 TL'lik geçmiş dönem için kanıtlayıcı belgenin hala yok olduğu gerçeğini değiştirmez: ileriye dönük söz, geriye dönük denetim boşluğunu doldurmaz, bir sonraki raporda bu tutar için yine 'geçen yıl da bulgu, yine düzeltilmedi' yazılabilir (kesin-kabul-noksanı ve iç-denetçi-boş-kadro dosylarının 'tekrarlayan bulgu' sürümü: 'başladık' cümlesi, geçmişin defterini kapatmaz, yalnızca geleceğin sayfasını açar). (2) Tekrarlayan bulgu; idarenin 'hesap verme kültürünün' zayıflığına işaret eder: bir bulgunun bir kez çıkması hata olabilir, aynı bulgunun ikinci yıl da aynen çıkması, ilkinin bir rutine dönüşmediğini, yani düzeltme sözünün kağıt üzerinde kaldığını gösterir: denetçi ve yönetim nezdinde bu, tek olaydan çok sistemik bir zafiyetin işaretidir. (3) 'Denetlenememiştir' ifadesi; en ağır bulgu türlerinden biridir: çoğu bulguda denetçi en azından 'şu şekilde yapılmış ama yanlış' diyebilir, burada ise kanıt eksikliği yüzünden doğru mu yanlış mı olduğu bile bilinemiyor: 5,7 milyon liralık bir işlemin akıbeti tamamen karanlıkta kalmıştır, bu, tutarın kötüye kullanıldığı anlamına gelmez, ama kötüye kullanılmadığını da kimse gösteremez. (4) Düzeltme; geriye ve ileriye ayrı ayrı yürür: geriye dönük olarak mümkün olduğunca (depo kayıtları, personel imza listeleri, zimmet defterleri gibi dolaylı kanıtlarla) rekonstrüksiyon denenmeli; ileriye dönük olarak her alımda teslim alma-teslim etme tutanağı, istisnasız ve ihale kanunlarına uygun şekilde standart iş akışına bağlanmalıdır.

Yapılacaklar: (1) Rekonstrüksiyon: 2024'teki 29 faturalık malzeme için mümkün olan dolaylı kanıtlarla (zimmet-imza listesi-depo kaydı) geriye dönük belgeleme denensin. (2) Standart form: her satın almada teslim alma (tedarikçiden) ve teslim etme (hak sahibine) tutanağının iki ayrı ve zorunlu belge olarak dosyalanacağı yazılı prosedür kurulsun. (3) Ödeme kilidi: tutanağı eksik faturaların ödeme/muhasebe sürecine girmemesi sistemsel bir kontrol noktası haline getirilsin. (4) Takip: bir önceki yılın bulgularının kapatılıp kapatılmadığı, yeni denetim yılı başlamadan kendi içinde bir ön kontrol listesiyle doğrulansın.

Uygulama önerisi: her satın almada tek soruluk çift imza testi uygulayın: 'bu malzemenin hem tedarikçiden alınışında hem hak sahibine verilişinde imzalı bir tutanağı var mı?' İkisi de varsa hesap veriyorsunuzdur, biri eksikse; parayı harcamışsınız ama nereye gittiğini kanıtlayamıyorsunuzdur; ve denetçi bunu tek cümleyle yazar: teslim tutanağı olmayan alım, denetlenemeyen alımdır, ve bu bulgu, düzeltilmezse her yıl yeniden yazılır.