Hakedişteki %3 kabul noksanı kesintisi hangi hesapta durur?

Doğrusu; kestiğiniz her kuruşun bilançoda bir emanet satırı olarak görünmesidir, 2018 denetiminde kurgu şöyle serilmiştir: anahtar teslimi işlerde Tip Sözleşme m.30.1, her hakedişte yapılan iş tutarının %3'ü geçici kabul noksanları karşılığı tutulur; noksan yoksa geçici kabul onayından sonra, varsa eksikler tamamlanınca ödenir (fiyat farklı işlerde endeksle güncellenerek kesilir); birim fiyatlı işlerde m.30.2, kesin hesabı verilmemiş imalat tutarının %5'i karşılığında teminat mektubu alınır, verilmezse tutar tutulur ve kesin hesap onaylanmadan ödenmez; muhasebe tarafını da Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği (m.260-261) bağlar: emanet olarak nakden veya mahsuben tahsil edilen tutarlar emanet hesaplarında izlenir, sonuç: bu kesintiler 330-Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabına kaydedilmelidir; kaydedilmeyince denetçinin tespiti ağırdır: 'toplam tutarı bilinmemekle birlikte, emanet nitelikteki bu kaynakların idarenin BİLANÇOSUNDA GÖRÜNMEMESİ', mali tablolar; idarenin tuttuğu başkasının parasını saklamaktadır.

Analiz: (1) Kesinti; gider tasarrufu değil, yüklenicinin bekletilen alacağıdır: %3-%5 tutarları idarenin geliri olmaz, şartlar gerçekleşince (noksan tamamlanınca, kesin hesap onaylanınca) iade edilecek emanetlerdir: hakedişten düşüp hiçbir hesaba koymamak, borcu defterden silmektir: bilanço; idarenin yükümlülüklerini eksik gösterir ve 'toplamı bilinmiyor' cümlesi, denetimde bir idare için yazılabilecek en sarsıcı cümlelerdendir (depozito-330-430 ve teminat-kaydı dosyalarının hakediş sürümü: tuttuğunuz para, unuttuğunuz borç olmasın). (2) Kayıtsızlık; iade gününü kaosa çevirir: yıllar sonra kesin kabul gelen yüklenici kesintisini ister, hangi hakedişten ne kesildi, endeks güncellemesi ne, kısmi iade yapıldı mı: kayıt yoksa cevap dosya taramasına, o da tahmine döner, eksik iade dava, fazla iade kamu zararı üretir: 330'daki iş-bazlı alt hesap; iade gününün sigortasıdır. (3) %5-teminat mektubu seçeneği de kayıt ister: mektup alındıysa nazım hesaplarda, nakit tutulduysa 330'da, iki yol da bilançoda iz bırakmalıdır: 'mektup dosyada duruyor' düzeni, teminat-kayıt bulgularının klasiğidir. (4) Düzeltme envanterle başlar: yürüyen ve kapanmamış işlerde bugüne dek yapılmış kesintilerin iş-bazlı dökümü, 330'a toplu kayıt (geçmişe dönük düzeltme kaydıyla), bundan sonrası için hakediş muhasebe fişine otomatik 330 satırı.

Yapılacaklar: (1) Envanter: tüm yürüyen-kapanmamış yapım işlerinde %3-%5 kesinti bakiyeleri iş bazında çıkarılsın; endeks güncellemeleri hesaplansın. (2) Kayıt: bakiyeler 330 hesaba (iş-yüklenici alt detayıyla) alınsın; teminat mektupları nazım hesaplarda izlensin. (3) Otomasyon: hakediş ödeme fişlerinde kesintinin 330'a otomatik kaydı kurulsun; iade işlemleri kabul-kesin hesap onay belgelerine bağlansın. (4) Raporlama: 330 bakiyeleri dönemsel olarak yaşlandırma tablosuyla izlensin; uzun süredir bekleyen emanetler (iade şartı gerçekleşmiş mi) taransın.

Uygulama önerisi: her hakediş kapanışında tek soruluk emanet testi uygulayın: 'bu hakedişten tuttuğumuz kesinti, şu an bilançonun hangi satırında görünüyor?' Satır gösterilebiliyorsa emanet kayıt altındadır, gösterilemiyorsa idare; yüklenicinin parasını karanlıkta tutmaktadır; ve denetçi bunu tek cümleyle yazar: emanet nitelikli kesintiler bilançoda görünmek zorundadır.